Manchmal reicht es nicht aus, in einem Dokument nur Text einzugeben, ein Kästchen anzukreuzen oder zu unterschreiben. In bestimmten Situationen muss eine genaue Stelle, ein Detail oder ein Objekt eindeutig gekennzeichnet werden. Zum Beispiel ein Schaden an einem Fahrzeug, ein bestimmter Bereich in einem Plan, ein zu behandelnder Zahn oder eine andere visuell wichtige Information.
Dafür bietet die Elpako-Plattform für biometrische Unterschriften jetzt eine neue Zeichenfunktion. Damit kann eine Vorlage eine Grafik, ein Foto oder einen Plan enthalten, auf dem der Kunde die benötigten Informationen direkt auf dem Tablet markieren kann, bevor er das Dokument unterschreibt.
Wenn ein Dokument mehr als nur Text braucht
In vielen Kundenservice-Prozessen ist ein Dokument nicht nur etwas, das unterschrieben werden muss. Vor der Unterschrift müssen oft konkrete Informationen festgehalten werden, zum Beispiel die Position eines Mangels, ein besprochener Teil einer Dienstleistung, ein bestimmter Bereich einer Vereinbarung oder der Zustand eines Objekts.
Bisher waren dafür häufig zusätzliche Anhänge, handschriftliche Notizen, separate Fotos oder mündliche Erklärungen erforderlich. Das macht den Ablauf komplizierter, weil ein Teil der Informationen außerhalb des eigentlichen Dokuments bleibt oder später manuell zugeordnet werden muss.
Mit der Zeichenfunktion lassen sich diese Informationen direkt dort festhalten, wo sie hingehören: im Dokument selbst.
Wie funktioniert die Zeichenfunktion?
Beim Erstellen einer Dokumentvorlage kann der Administrator ein Foto, einen Plan oder eine andere Grafik einfügen und einen Bereich festlegen, in dem der Kunde zeichnen oder bestimmte Elemente markieren kann.
Wenn der Kunde das Dokument auf einem Tablet ausfüllt, sieht er die eingefügte Grafik und kann bestimmte Stellen direkt darauf kennzeichnen. Das kann eine einfache Linie, ein Kreis, ein Pfeil oder eine andere visuelle Markierung sein. Anschließend unterschreibt der Kunde das ausgefüllte Dokument auf dem Tablet mit einer biometrischen Unterschrift.
So enthält das Dokument nicht nur Text und Unterschrift, sondern auch klar festgehaltene visuelle Informationen zu einer Vereinbarung oder einem konkreten Sachverhalt.
Wo ist die Funktion sinnvoll?
Die Zeichenfunktion ist überall dort nützlich, wo nicht nur beschrieben werden muss, worum es geht, sondern auch welcher konkrete Bereich, welches Objekt oder welche Stelle gemeint ist.
Bei Autovermietungen, Reparaturen oder Versicherungsfällen können Kratzer, Dellen und andere Schäden direkt auf einem Foto oder einer Fahrzeugskizze markiert werden. Ähnlich funktioniert es beim Garantieservice. Statt schriftlich zu erklären, wo ein Display gerissen, ein Gehäuse beschädigt oder ein anderes Bauteil betroffen ist, kann die genaue Stelle direkt im Dokument gekennzeichnet werden.
Im Bauwesen und in der Produktion kann die Funktion nicht nur zur Dokumentation von Mängeln, sondern auch zur genaueren Beschreibung von Aufträgen eingesetzt werden. Bei individuell gefertigten Fenstern, Türen, Fassadenelementen, Möbeln oder anderen Produkten können Öffnungsrichtungen, Aussparungen oder gewünschte Änderungen markiert werden. Auch eine einfache Skizze einer gewünschten Lösung lässt sich direkt im Dokument ergänzen. Bei Gebäudeplänen oder technischen Zeichnungen kann außerdem genau gezeigt werden, wo sich ein Mangel befindet, wo Arbeiten geplant sind oder welche Stelle besonders relevant ist.
Auch in der Landwirtschaft und bei fachlichen Bewertungen kann die Funktion eingesetzt werden, wenn ein bestimmter Bereich eines Feldes oder Grundstücks in einem Plan markiert werden muss, zum Beispiel eine Fläche mit beschädigten Pflanzen. Bei der Veranstaltungsplanung lassen sich auf einem Lageplan beispielsweise Bühne, Stand, Registrierung oder andere vereinbarte Bereiche kennzeichnen.
Im medizinischen und gesundheitlichen Bereich kann eine konkrete Stelle für eine Behandlung oder einen Eingriff markiert werden. Ein Zahnarzt kann zum Beispiel angeben, welche Zähne behandelt werden sollen. In der ästhetischen Medizin oder bei kosmetischen Behandlungen können die vorgesehenen Behandlungsbereiche eingezeichnet werden.
Auch bei der Übergabe von Immobilien ist die Zeichenfunktion hilfreich. Bei der Vermietung oder Übergabe einer Wohnung können Schäden an Wänden, Böden, Möbeln oder anderen Elementen direkt im Dokument markiert werden. So lässt sich der Zustand der Immobilie genauer festhalten.
Alle diese Beispiele haben eines gemeinsam: Im Dokument muss nicht nur festgehalten werden, was gemeint ist, sondern auch wo genau. Visuelle Markierungen verringern das Risiko unterschiedlicher Interpretationen und machen klarer, was vor der Unterschrift vereinbart wurde.
Visuelle Vereinbarung vor der Unterschrift
Der wichtigste Nutzen dieser Funktion liegt nicht im Zeichnen selbst. Entscheidend ist, dass die visuell markierten Informationen Teil des Dokuments werden und mit der Unterschrift bestätigt werden.
Dadurch kann eine Organisation eine besprochene Situation genauer dokumentieren. Gleichzeitig sieht der Kunde eindeutig, was er mit seiner Unterschrift bestätigt. Das Dokument wird vollständiger, verständlicher und verlässlicher.
In der Elpako-Plattform für biometrische Unterschriften ergänzt die Zeichenfunktion den bestehenden Prozess zum Ausfüllen und Unterschreiben von Dokumenten. Der Kunde kann die erforderlichen Felder ausfüllen, Informationen direkt in einer Grafik markieren und das Dokument anschließend am selben Ort unterschreiben, direkt auf dem Tablet und ohne Papier oder zusätzliche Schritte.
Weniger Unklarheiten, mehr Genauigkeit
Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet nicht nur, Papier zu ersetzen. Der eigentliche Mehrwert entsteht dann, wenn ein digitaler Prozess Informationen genauer erfasst, Fehler reduziert und den Kundenservice schneller und einfacher macht.
Die Zeichenfunktion ist eine praktische Ergänzung für genau diesen Zweck. Sie hilft Organisationen nicht nur dabei, eine Unterschrift zu erfassen, sondern auch visuelle Informationen klar zu dokumentieren, die für eine bestimmte Entscheidung, Dienstleistung oder Vereinbarung wichtig sind.
Damit wird der Dokumentenprozess an Kundenservice-Standorten noch einfacher, klarer und präziser.
