Kartais dokumente neužtenka tik įrašyti tekstą, pažymėti varnelę ar pasirašyti. Yra situacijų, kai svarbu tiksliai parodyti vietą, detalę ar objektą – pavyzdžiui, pažymėti automobilio pažeidimą, konkrečią vietą schemoje, gydomą dantį ar kitą vizualiai svarbią informaciją.
Tam Elpako biometrinio parašo platformoje sukurta nauja funkcija – piešimas dokumente. Ji leidžia dokumento šablone naudoti nuotrauką, schemą ar kitą vaizdą, ant kurio klientas gali pažymėti reikalingą informaciją tiesiog planšetėje prieš pasirašydamas dokumentą.
Kai dokumentui reikia daugiau nei teksto
Daugelyje klientų aptarnavimo procesų dokumentas nėra tik formalus pasirašymo veiksmas. Dažnai prieš pasirašant reikia užfiksuoti konkrečią informaciją: kur yra defektas, kuri paslaugos dalis aptarta, kokia vieta aktuali susitarimui ar kokia objekto būsena patvirtinama.
Iki šiol tokiose situacijose dažnai tekdavo naudoti papildomus priedus, ranka pildomas pastabas, atskiras nuotraukas ar žodinius paaiškinimus. Tai apsunkina procesą, nes dalis informacijos lieka ne pačiame dokumente arba ją vėliau reikia susieti rankiniu būdu. Piešimo funkcija leidžia šią informaciją užfiksuoti ten, kur jai ir vieta – pačiame dokumente.
Kaip veikia piešimo funkcija?
Dokumento šabloną kuriantis administratorius gali įkelti nuotrauką, schemą ar kitą vaizdą ir numatyti vietą, kurioje klientas galės piešti arba pažymėti reikiamus elementus.
Kai dokumentas pildomas planšetėje, klientas mato vaizdą ir gali ant jo pažymėti konkrečias vietas. Tai gali būti paprastas brūkšnys, apibraukimas, rodyklė ar kitas vizualus pažymėjimas. Baigęs pildyti dokumentą, klientas jį pasirašo planšetėje biometriniu parašu.
Tokiu būdu dokumente lieka ne tik tekstinė informacija ir parašas, bet ir aiškiai užfiksuota vizualinė informacija apie susitarimą ar konkretų faktą.
Kur tai naudinga?
Piešimo funkcija aktuali visur, kur dokumente svarbu ne tik aprašyti informaciją, bet ir tiksliai pažymėti konkretų objektą, jo dalį, vietą ar teritoriją.
Automobilių nuomos, remonto ar draudimo procesuose ant automobilio nuotraukos ar schemos galima pažymėti įbrėžimus, įlenkimus ir kitus pažeidimus. Panašiai ir garantinio aptarnavimo metu – užuot žodžiais aiškinus, kur įskilo ekranas, pažeistas korpusas ar kita gaminio dalis, konkrečią vietą galima pažymėti tiesiog dokumente.
Statybų ir gamybos sektoriuose funkcija gali būti naudojama ne tik defektams fiksuoti, bet ir užsakymams detalizuoti. Užsakant langus, duris, fasado elementus, baldus ar kitus individualiai gaminamus gaminius, dokumente galima pažymėti varstymo kryptį, angų vietas, norimus pakeitimus ar net nubraižyti paprastą sprendimo eskizą. Dirbant su pastatų planais ar brėžiniais, galima tiksliai nurodyti defekto, planuojamų darbų ar kitos svarbios vietos poziciją.
Ta pati galimybė praverčia žemės ūkyje ir ekspertiniuose vertinimuose, kai plane ar schemoje reikia pažymėti konkrečią lauko ar sklypo dalį, pavyzdžiui, pažeistų pasėlių plotą. Organizuojant renginius, renginio plane galima nurodyti scenos, stendo, registracijos ar kitos sutartos zonos vietą.
Medicinos ir sveikatos priežiūros srityje gydytojas gali dokumente pažymėti konkrečią gydymo ar procedūros vietą – pavyzdžiui, odontologas gali nurodyti gydomus dantis, o estetinės medicinos ar grožio procedūrų specialistas – zonas, kuriose planuojama atlikti procedūrą.
Piešimas gali būti naudingas ir nekilnojamojo turto perdavimo dokumentuose: perduodant ar nuomojant būstą galima pažymėti konkrečias sienų, grindų, baldų ar kitų elementų pažeidimų vietas ir taip tiksliau užfiksuoti objekto būklę.
Visus šiuos pavyzdžius sieja viena situacija – dokumente svarbu užfiksuoti ne tik kas, bet ir kur tiksliai. Vizualus žymėjimas sumažina interpretacijų riziką ir leidžia aiškiau užfiksuoti tai, dėl ko susitariama prieš pasirašant dokumentą.
Vizualinis susitarimas prieš pasirašymą
Svarbiausia šios funkcijos vertė – ne pats piešimas kaip techninis veiksmas. Vertė atsiranda tada, kai vizualiai pažymėta informacija tampa dokumento dalimi ir patvirtinama pasirašant dokumentą.
Tai reiškia, kad organizacija gali tiksliau užfiksuoti aptartą situaciją, o klientas aiškiai mato, ką patvirtina prieš pasirašydamas. Taip dokumentas tampa išsamesnis, aiškesnis ir patikimesnis.
Elpako biometrinio parašo platformoje piešimo funkcija papildo jau esamą dokumentų pildymo ir pasirašymo procesą. Klientas gali užpildyti reikalingus laukus, pažymėti informaciją vaizde ir pasirašyti dokumentą vienoje vietoje – planšetėje, be popieriaus ir papildomų veiksmų.
Mažiau neaiškumo, daugiau tikslumo
Dokumentų skaitmenizavimas nėra vien popieriaus atsisakymas. Tikroji vertė atsiranda tada, kai skaitmeninis procesas padeda tiksliau surinkti informaciją, sumažinti klaidų tikimybę ir pagreitinti aptarnavimą.
Piešimo funkcija yra būtent toks praktinis papildymas. Ji padeda organizacijoms ne tik surinkti parašą, bet ir aiškiai užfiksuoti vizualinę informaciją, kuri svarbi konkrečiam sprendimui, paslaugai ar susitarimui.
Tai dar vienas žingsnis link patogesnio, aiškesnio ir tikslesnio dokumentų pasirašymo proceso klientų aptarnavimo vietose.
