Reparaturarbeiten am Auto bestätigen, Waren annehmen oder eine Bestellung an den Kunden übergeben. Diese Geschäftssituationen sind unterschiedlich, haben aber oft eines gemeinsam: Dokumente müssen unterschrieben werden. Dazu gehören häufig auch das Ausdrucken, Einscannen und anschließende Aufbewahren.
Diese zusätzlichen Schritte lassen sich vermeiden. ECount, die von Insolita entwickelte Software für Geschäftsprozesse und Buchhaltung, bietet jetzt weitere Möglichkeiten zur elektronischen Unterzeichnung. Neben der bereits integrierten qualifizierten elektronischen Signatur von Elpako steht nun auch die biometrische Unterschrift zur Verfügung. Kunden können Dokumente damit direkt auf einem Tablet mit einem digitalen Stift unterschreiben.
„Einer unserer Kunden repariert rund 2.000 Autos im Monat. Nach den geltenden Vorschriften in Litauen müssen Reparaturaufträge auf entsprechenden Auftragsformularen erfasst werden. Diese müssen den Kunden zur Unterschrift vorgelegt und anschließend aufbewahrt werden. Wenn dabei Tausende von Dokumenten zusammenkommen, werden das Ausdrucken und die Verwaltung zu einem erheblichen Aufwand. Wir haben gesehen, wie viel zusätzliche Arbeit dadurch entsteht, und wollten diesen Prozess vereinfachen“, erklärt Vytenis Dulskis, Geschäftsführer von Insolita.
Elektronische Signaturen im Unternehmen: unterschiedliche Dokumente, unterschiedliche Anforderungen
ECount ist eine modulare Software für Geschäftsprozesse und Buchhaltung. Damit lassen sich Einkäufe, Verkäufe, Bestellungen, Lagerbestände und weitere tägliche Unternehmensabläufe verwalten. Nach Angaben der Entwickler sind rund 95 % der Kunden von Insolita in der Automobil- und Motorradbranche tätig, vor allem Autowerkstätten und Autoteilegroßhändler.
Diese Unternehmen unterzeichnen im Alltag verschiedene Dokumente: von Reparaturaufträgen über Verträge mit Geschäftspartnern bis hin zu Bestätigungen einer Warenübergabe. Für manche Abläufe eignet sich eine qualifizierte elektronische Signatur. In anderen Fällen ist eine biometrische Unterschrift auf dem Tablet praktischer.
Einige dieser Möglichkeiten werden bereits in ECount genutzt. Andere Beispiele zeigen, wie sich biometrische Unterschriften auch in weiteren Geschäftsprozessen einsetzen ließen.
Autowerkstätten: Reparaturaufträge auf dem Tablet unterschreiben
Ein Kunde kommt in die Werkstatt und gibt sein Auto zur Reparatur ab. Ein Mitarbeiter erstellt in ECount einen Reparaturauftrag mit den Fahrzeugdaten, den geplanten Arbeiten und weiteren wichtigen Informationen.
Bei einem papierbasierten Ablauf muss der Mitarbeiter die Dokumente ausdrucken, Kopien anfertigen und sich später um die Aufbewahrung kümmern. Mit Elpako wird der vorbereitete Auftrag als PDF an ein Tablet gesendet. Der Kunde kann das Dokument durchlesen und mit einem digitalen Stift biometrisch unterschreiben.
So lässt sich der Auftrag direkt unterschreiben, solange der Kunde noch in der Werkstatt ist. Der Mitarbeiter muss dafür keine gesonderten Papierdokumente vorbereiten.
Autoteilehandel: von Verträgen bis zur Warenrückgabe
Im Autoteilehandel werden täglich Kunden- und Lieferantenbestellungen, Verkäufe, Rückgaben und Zahlungen bearbeitet. ECount unterstützt diese Abläufe. Einige der zugehörigen Dokumente benötigen auch eine Unterschrift.
Verträge mit Geschäftspartnern lassen sich beispielsweise mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen. Die biometrische Unterschrift könnte in anderen Situationen eingesetzt werden, etwa wenn ein Kunde Autoteile zurückgibt. Der Mitarbeiter, der die Ware annimmt, könnte das Rückgabedokument auf einem Tablet anzeigen und den Kunden bitten, die Übergabe mit seiner Unterschrift zu bestätigen.
Laut Vytenis Dulskis, Geschäftsführer von Insolita, erfasst ein größerer Autoteilegroßhändler rund 10.000 Verkaufsvorgänge pro Monat. Auch wenn nicht jeder Vorgang eine Unterschrift erfordert, ist es bei diesem Geschäftsvolumen wichtig, die Verwaltung der zugehörigen Dokumente möglichst einfach zu gestalten.
Lager und Logistik: den Erhalt von Waren bestätigen
In Lager und Logistik geht es nicht nur darum, Bestellungen zusammenzustellen. Es muss auch sichergestellt werden, dass die Waren beim Empfänger ankommen. Mit ECount lassen sich Lagerbestände verwalten, die Kommissionierung planen, Lieferungen mit eigenen Fahrzeugen organisieren und der Versandstatus verfolgen.
Ein Beispiel: Ein Fahrer liefert die bestellten Waren an einen Kunden. Der Empfänger prüft die Lieferung. Falls erforderlich, muss auch die Übergabe dokumentiert werden. Mit einer integrierten biometrischen Unterschrift könnte der Empfänger das Lieferdokument auf einem Tablet prüfen und direkt vor Ort unterschreiben.
Eine solche Lösung könnte den Lieferprozess um eine eindeutige Empfangsbestätigung ergänzen. Außerdem ließe sich die Lieferung leichter dem Dokument zuordnen, das ihren Empfang bestätigt.
Was ist bei der Integration von ECount und Elpako neu?
Die elektronische Unterzeichnung ist in ECount bereits seit Längerem möglich. Über Elpako konnten Nutzer schon bisher interne Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen und Einladungen zur Vertragsunterzeichnung versenden.
Mit der neuesten Erweiterung steht nun auch die biometrische Unterschrift zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn ein Kunde ein Dokument direkt vor Ort unterschreiben soll.
Auf den ersten Blick ähnelt die biometrische Unterschrift einer gewöhnlichen Unterschrift auf Papier. Beim Unterschreiben auf dem Tablet wird jedoch nicht nur das Schriftbild erfasst. Zusätzlich werden biometrische Daten wie Stiftdruck, Bewegungsgeschwindigkeit und Winkel aufgezeichnet. Diese Informationen können bei der Prüfung der Echtheit einer Unterschrift eine Rolle spielen.
Mit der integrierten Lösung können PDF-Dokumente aus ECount zur Unterzeichnung an ein Tablet oder ein anderes kompatibles Gerät gesendet werden. Das unterschriebene Dokument lässt sich im Dokumentenspeicher von Elpako aufbewahren oder herunterladen und an einem anderen gewünschten Ort speichern.
Weitere Möglichkeiten auf der Elpako-Plattform
ECount-Nutzer, die weitere Funktionen zur Unterzeichnung von Dokumenten benötigen, können sich mit demselben Konto auch bei der Plattform für biometrische Unterschriften von Elpako anmelden. Dort stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
- Dokumentvorlagen. Häufig verwendete Dokumente lassen sich im Voraus vorbereiten und mit Eingabe- und Unterschriftsfeldern versehen.
- Assistenzmodus. Mitarbeiter und Kunde sehen dasselbe Dokument auf getrennten Bildschirmen. So kann der Mitarbeiter beim Ausfüllen helfen.
- Wartemodus. Während auf die Unterzeichnung gewartet wird, kann das Tablet das Firmenlogo oder ein anderes ausgewähltes Bild anzeigen.
- Zeichenfelder. Informationen können direkt im Dokument von Hand markiert werden, zum Beispiel Fahrzeugschäden in einer Skizze.
- Virtueller Drucker. Dokumente aus anderen Programmen lassen sich direkt an die Elpako-Plattform zur Unterzeichnung senden.
Über die Plattform können außerdem Dokumentvorlagen an Kunden verschickt werden, die diese selbstständig ausfüllen und unterschreiben. Nutzer können den Dokumentstatus verfolgen, automatische Erinnerungen verwenden und unterschriebene Dokumente speichern.
Welche Vorteile bietet die elektronische Unterzeichnung für Unternehmen?
Einer der wichtigsten Vorteile ist der geringere Verwaltungsaufwand. Werden Dokumente elektronisch erstellt und unterschrieben, können sich Mitarbeiter stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Sie verbringen weniger Zeit damit, Dokumente vorzubereiten und zu verwalten.
Digital gespeicherte Dokumente lassen sich zudem leichter finden und bei Bedarf einsehen. Das ist besonders für Unternehmen wichtig, die täglich große Dokumentenmengen bearbeiten und deren Nachverfolgbarkeit sicherstellen müssen.
Auch Kunden profitieren davon. Bei einem persönlichen Termin können sie das Dokument direkt vor Ort prüfen und unterschreiben. Für die Unterzeichnung aus der Ferne steht die qualifizierte elektronische Signatur zur Verfügung. So lässt sich je nach Situation die passende Methode wählen, ohne von allen Kunden dieselben Schritte zu verlangen.
Elektronische Signaturen können auch Teil Ihrer Unternehmenssoftware werden
ECount ist ein Beispiel dafür, wie sich die elektronischen Signaturlösungen von Elpako in bereits genutzte Unternehmenssoftware integrieren lassen.
Über die Elpako-API können Softwareentwickler ihre Systeme um Funktionen zur elektronischen Unterzeichnung erweitern. Je nach Bedarf kann dies eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine biometrische Unterschrift auf dem Tablet sein.
Eine solche Integration eignet sich nicht nur für Buchhaltungssoftware und Unternehmensverwaltungssysteme. Sie ist auch für CRM-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme und andere Plattformen relevant, in denen die Unterschrift eines Kunden oder Mitarbeiters benötigt wird.
Wenn Sie Unternehmenssoftware entwickeln oder eine bestehende Lösung um elektronische Signaturen erweitern möchten, kontaktieren Sie das Elpako-Team. Gemeinsam besprechen wir, wie sich die Unterzeichnung in Ihre Geschäftsabläufe integrieren lässt.
Weitere Informationen zu ECount, der von Insolita entwickelten Software, finden Sie auf der Website von Insolita.
