Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu – vienas populiariausių, bet anaiptol ne vienintelis veiksmas, kurį galima (o neretai ir būtina) atlikti su elektroniniais dokumentais. Elektroniniai dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, ne tik turi tokią pačią teisinę galią, kaip ir popieriniai. Tiek popierinius, tiek elektroninius dokumentus galima peržiūrėti, patikimai saugoti, o neretai ir patikrinti jų tikrumą ar parašo galiojimą. Minėtus veiksmus su elektroniniais dokumentais atliksite gerokai paprasčiau, o visas aktualias paslaugas (ADOC atidarymas, ADOC peržiūra, ADOC ir kitų formatų dokumentų tikrinimas ir pan.) „Elpako“ klientai, greitai ir patogiai, gali gauti vienoje vietoje vos kelių mygtukų paspaudimu.
Elektroninių dokumentų tikrinimo funkcija
Ar kada nors, ranka padėję parašą ant svarbaus dokumento, susimąstėte, kas nutiktų, jei būtų pakeista jame esanti informacija? Nors toks scenarijus gali būti tapatinamas su „sąmokslo teorija“, turint priėjimą prie dokumentų, pakeisti vienus dokumentų lapus visai paprastai.
Jei popierinius dokumentus jau seniai pamiršote ir naudojatės elektroniniais dokumentais, galite lengviau atsikvėpti. Elektroninių dokumentų tikrinimas (nesvarbu, tai būtų PDF ar ADOC formatas ), apima elektroninio parašo, elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimo patikrinimą – paslauga, kurią gali pasinaudoti „Elpako“ ir kitų specializuotų platformų, dirbančių su el. parašu, klientai – puiki prevencinė priemonė, padedanti išvengti šios situacijos. Tikrinant dokumentą, yra pastebimi bet kokie pakeitimai, atlikti po pasirašymo elektroniniu parašu. Net jei elektroniniame dokumente būtų pakeistas vienas žodis, elektroninis parašas, padėtas anksčiau, tampa negaliojantis. Vadinasi, juridinės galios netenka ir pats dokumentas.
Dokumentų tikrinimas ir galimi jo rezultatai
Elektroninių dokumentų tikrinimas, leidžiantis per kelias sekundes sužinoti, ar pasirašytas el. dokumentas turi teisinę galią – „Elpako“ paslauga, kuria nemokamai pasinaudoti gali net ir neregistruoti mūsų svetainės lankytojai. Tiesa, nesiregistruojantiems vartotojams yra prieinami tik 6 nemokami dokumentų patikrinimai per mėnesį. Tuo tarpu registruoti, planą užsisakę klientai gali naudotis neribotu dokumentų tikrinimu bei kitomis naudingomis funkcijomis.
Patikrinti pasirašytą dokumentą yra labai paprasta: tiesiog įkelkite jį iš savo kompiuterio ar kitos laikmenos į „Elpako“ elektroninių dokumentų tikrinimo sistemą. PDF ir ADOC formatas – populiariausi elektroninių dokumentų variantai, tačiau mūsų sistema „draugauja“ ir su kitų formatų el. dokumentais (PDF-LT, ASiC).
Norėdami praktiškai patikrinti, kaip veikia „Elpako“ teikiama dokumentų tikrinimo paslauga, galite atlikti savotišką eksperimentą. Pirmiausiai įkelkite originalų, el. parašu pasirašytą dokumentą. Sistemai patikrinus reikiamus duomenis, pamatysite atsakymą – „El. dokumentas yra validus“.
Jei tame pačiame dokumente būtų atlikti kokie nors pakeitimai, pavyzdžiui, pridėtas papildomas lapas ar pakeistas žodis, sistemos „verdiktas“ būtų jau kitoks –„El. dokumentas nėra validus“.
Elektroninių dokumentų saugojimo galimybės
Elektroninių dokumentų nereikia spausdinti bei sukti galvos, kur ir kaip šiuos fiziškai archyvuoti. Vadinasi, ne tik sutaupoma pinigų bei vietos namuose ar biure, bet, ne mažiau svarbu, nenusižengiama tvarumo idėjoms. Visgi, elektroniniai dokumentai turi būti laikomi tinkamai. Tik tokiu atveju, prireikus, bet kada rasite aktualų dokumentą ir būsite tikri dėl juose esančios konfidencialios informacijos saugumo.
Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai
Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai yra nurodyti atitinkamuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose elektroninių dokumentų valdymą.
Asmeninių dokumentų saugojimas
Asmeninio pobūdžio dokumentai neretai saugomi asmeniniame kompiuteryje. Jei pasirinkote tokį variantą, derėtų pasirūpinti atsargine dokumento kopija. Dar viena el. dokumentų saugojimo galimybė – asmeniniai „debesys“. Žinoma, elektroniniu parašus pasirašytus dokumentus galite saugoti ir „Elpako“ sistemoje. Panorėję, bet kada galėsite juos pašalinti ar atlikti kitus aktualius veiksmus, pavyzdžiui, jau minėtą dokumento patikrinimą.
Verslo dokumentų saugojimas
Tikimės, jog svarbių verslo dokumentų savo asmeniniame kompiuteryje nelaikote! Juos galite saugoti serveryje, „ debesyje“, „Elpako“ sistemoje ir pan. Taip pat – naudotis specializuotų dokumentų valdymo sistemų paslaugomis.
„Elpako“ teikiamos paslaugos apima ir dokumentų paruošimą ilgalaikiam saugojimui, garantuojantį, jog elektroninis dokumentas galios net ir pasibaigus asmens elektroninio parašo kvalifikuotam sertifikatui.
Jeigu Jus domina specializuotos dokumentų valdymo sistemų paslaugos, daugiau apie tai galite sužinoti www.nevda.lt
