Dafür bietet die Elpako-Plattform für biometrische Unterschriften jetzt eine neue Zeichenfunktion. Damit kann eine Vorlage eine Grafik, ein Foto oder einen Plan enthalten, auf dem der Kunde die benötigten Informationen direkt auf dem Tablet markieren kann, bevor er das Dokument unterschreibt.

Wenn ein Dokument mehr als nur Text braucht

In vielen Kundenservice-Prozessen ist ein Dokument nicht nur etwas, das unterschrieben werden muss. Vor der Unterschrift müssen oft konkrete Informationen festgehalten werden, zum Beispiel die Position eines Mangels, ein besprochener Teil einer Dienstleistung, ein bestimmter Bereich einer Vereinbarung oder der Zustand eines Objekts.

Bisher waren dafür häufig zusätzliche Anhänge, handschriftliche Notizen, separate Fotos oder mündliche Erklärungen erforderlich. Das macht den Ablauf komplizierter, weil ein Teil der Informationen außerhalb des eigentlichen Dokuments bleibt oder später manuell zugeordnet werden muss.

Mit der Zeichenfunktion lassen sich diese Informationen direkt dort festhalten, wo sie hingehören: im Dokument selbst.

Wie funktioniert die Zeichenfunktion?

Beim Erstellen einer Dokumentvorlage kann der Administrator ein Foto, einen Plan oder eine andere Grafik einfügen und einen Bereich festlegen, in dem der Kunde zeichnen oder bestimmte Elemente markieren kann.

Wenn der Kunde das Dokument auf einem Tablet ausfüllt, sieht er die eingefügte Grafik und kann bestimmte Stellen direkt darauf kennzeichnen. Das kann eine einfache Linie, ein Kreis, ein Pfeil oder eine andere visuelle Markierung sein. Anschließend unterschreibt der Kunde das ausgefüllte Dokument auf dem Tablet mit einer biometrischen Unterschrift.

So enthält das Dokument nicht nur Text und Unterschrift, sondern auch klar festgehaltene visuelle Informationen zu einer Vereinbarung oder einem konkreten Sachverhalt.

Wo ist die Funktion sinnvoll?

Die Zeichenfunktion ist überall dort nützlich, wo nicht nur beschrieben werden muss, worum es geht, sondern auch welcher konkrete Bereich, welches Objekt oder welche Stelle gemeint ist.

Bei Autovermietungen, Reparaturen oder Versicherungsfällen können Kratzer, Dellen und andere Schäden direkt auf einem Foto oder einer Fahrzeugskizze markiert werden. Ähnlich funktioniert es beim Garantieservice. Statt schriftlich zu erklären, wo ein Display gerissen, ein Gehäuse beschädigt oder ein anderes Bauteil betroffen ist, kann die genaue Stelle direkt im Dokument gekennzeichnet werden.

Im Bauwesen und in der Produktion kann die Funktion nicht nur zur Dokumentation von Mängeln, sondern auch zur genaueren Beschreibung von Aufträgen eingesetzt werden. Bei individuell gefertigten Fenstern, Türen, Fassadenelementen, Möbeln oder anderen Produkten können Öffnungsrichtungen, Aussparungen oder gewünschte Änderungen markiert werden. Auch eine einfache Skizze einer gewünschten Lösung lässt sich direkt im Dokument ergänzen. Bei Gebäudeplänen oder technischen Zeichnungen kann außerdem genau gezeigt werden, wo sich ein Mangel befindet, wo Arbeiten geplant sind oder welche Stelle besonders relevant ist.

Auch in der Landwirtschaft und bei fachlichen Bewertungen kann die Funktion eingesetzt werden, wenn ein bestimmter Bereich eines Feldes oder Grundstücks in einem Plan markiert werden muss, zum Beispiel eine Fläche mit beschädigten Pflanzen. Bei der Veranstaltungsplanung lassen sich auf einem Lageplan beispielsweise Bühne, Stand, Registrierung oder andere vereinbarte Bereiche kennzeichnen.

Im medizinischen und gesundheitlichen Bereich kann eine konkrete Stelle für eine Behandlung oder einen Eingriff markiert werden. Ein Zahnarzt kann zum Beispiel angeben, welche Zähne behandelt werden sollen. In der ästhetischen Medizin oder bei kosmetischen Behandlungen können die vorgesehenen Behandlungsbereiche eingezeichnet werden.

Auch bei der Übergabe von Immobilien ist die Zeichenfunktion hilfreich. Bei der Vermietung oder Übergabe einer Wohnung können Schäden an Wänden, Böden, Möbeln oder anderen Elementen direkt im Dokument markiert werden. So lässt sich der Zustand der Immobilie genauer festhalten.

Alle diese Beispiele haben eines gemeinsam: Im Dokument muss nicht nur festgehalten werden, was gemeint ist, sondern auch wo genau. Visuelle Markierungen verringern das Risiko unterschiedlicher Interpretationen und machen klarer, was vor der Unterschrift vereinbart wurde.

Visuelle Vereinbarung vor der Unterschrift

Der wichtigste Nutzen dieser Funktion liegt nicht im Zeichnen selbst. Entscheidend ist, dass die visuell markierten Informationen Teil des Dokuments werden und mit der Unterschrift bestätigt werden.

Dadurch kann eine Organisation eine besprochene Situation genauer dokumentieren. Gleichzeitig sieht der Kunde eindeutig, was er mit seiner Unterschrift bestätigt. Das Dokument wird vollständiger, verständlicher und verlässlicher.

In der Elpako-Plattform für biometrische Unterschriften ergänzt die Zeichenfunktion den bestehenden Prozess zum Ausfüllen und Unterschreiben von Dokumenten. Der Kunde kann die erforderlichen Felder ausfüllen, Informationen direkt in einer Grafik markieren und das Dokument anschließend am selben Ort unterschreiben, direkt auf dem Tablet und ohne Papier oder zusätzliche Schritte.

Weniger Unklarheiten, mehr Genauigkeit

Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet nicht nur, Papier zu ersetzen. Der eigentliche Mehrwert entsteht dann, wenn ein digitaler Prozess Informationen genauer erfasst, Fehler reduziert und den Kundenservice schneller und einfacher macht.

Die Zeichenfunktion ist eine praktische Ergänzung für genau diesen Zweck. Sie hilft Organisationen nicht nur dabei, eine Unterschrift zu erfassen, sondern auch visuelle Informationen klar zu dokumentieren, die für eine bestimmte Entscheidung, Dienstleistung oder Vereinbarung wichtig sind.

Damit wird der Dokumentenprozess an Kundenservice-Standorten noch einfacher, klarer und präziser.

Das Signieren direkt aus dem Druckfenster ist auf dem Markt keine Neuheit. Elpako hat diesen Prozess jedoch neu gedacht und einen virtuellen Drucker entwickelt, der noch einfacher und schneller funktioniert.

Öffnen → „Drucken“ → Signieren.

Keine zusätzlichen Fenster, keine unnötigen Schritte – nur ein klarer und intuitiver Prozess. Weniger Aufwand. Mehr Effizienz.

Die wichtigsten Vorteile

Einfachheit

Übertragen Sie Dokumente direkt aus dem Druckfenster in die Elpako-Signaturplattform – ohne Download, Browseröffnung oder manuelles Hochladen.

Der gesamte Prozess dauert weniger als 15 Sekunden.

Flexibilität

Der virtuelle Drucker funktioniert mit nahezu jeder Anwendung: Word, Excel, PDF, PowerPoint, JPG, PNG, Browsern wie Chrome, Edge oder Firefox, Dokumenten aus Google Drive sowie E-Mail-Systemen wie Outlook oder Gmail.

Unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat wird das Dokument automatisch in PDF konvertiert.

Maximale Flexibilität bei der Signatur

Wählen Sie zwischen biometrischer Signatur und qualifizierter elektronischer Signatur. Sie können Dokumente selbst signieren oder eine andere Person zur Unterzeichnung einladen.

Das Dokument wird sofort angezeigt und die Signatur kann exakt an der gewünschten Stelle platziert werden – entweder durch Auswahl der Position oder per Drag-and-drop mit der Maus.

Zentrale Verwaltung

Alle unterzeichneten Dokumente werden sicher in der Elpako-Plattform gespeichert und können bequem durchsucht, angezeigt, analysiert und exportiert werden.

Sie sehen jederzeit, wer das Dokument bereits signiert hat, und können es bei Bedarf erneut an dieselbe E-Mail-Adresse zur Unterzeichnung senden.

Sicherheit

Die zertifizierten Signaturen entsprechen den Anforderungen der eIDAS-Verordnung sowie internationalen ISO-Sicherheitsstandards und gewährleisten volle rechtliche Gültigkeit.

Gleichzeitig wird das Risiko von Fehlern oder Datenverlust reduziert, da Dokumente während des gesamten Prozesses in einer sicheren digitalen Umgebung verbleiben und nicht ausgedruckt werden müssen.

Wann sollte der virtuelle Drucker und wann die Plattform verwendet werden?

Der virtuelle Drucker eignet sich ideal, wenn das Dokument bereits vollständig vorbereitet ist und keine zusätzlichen Informationen mehr eingegeben werden müssen – beispielsweise wenn die Personalabteilung einem neuen Mitarbeitenden eine Vertraulichkeitsvereinbarung zur Unterzeichnung sendet.

Die Plattform eignet sich besser, wenn Dokumente nicht nur signiert, sondern zusätzlich ausgefüllt werden müssen – etwa wenn ein Patient vor einer medizinischen Behandlung Gesundheitsinformationen eingibt und eine Einwilligungserklärung unterschreibt.

Schritt für Schritt

1. Installieren Sie das Tool „Elpako Virtueller Drucker“ auf Ihrem Computer.
2. Öffnen Sie das Druckfenster in einer beliebigen Anwendung und wählen Sie „Elpako Virtueller Drucker“ aus der Druckerliste aus.
3. Melden Sie sich bei Ihrem Elpako-Konto für biometrische Signaturen an (nur beim ersten Mal erforderlich).
4. Wählen Sie den gewünschten Signaturtyp – biometrische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur.
5. Signieren Sie das Dokument – es wird sofort in der Elpako-Plattform gespeichert.

Was ist der Unterschied zwischen biometrischer und qualifizierter elektronischer Signatur?

Beide Signaturarten sind rechtlich gültig. Der Unterschied liegt vor allem darin, in welcher Situation sie am besten eingesetzt werden – vor Ort oder aus der Ferne.

• Biometrische Signatur
  Die biometrische Signatur eignet sich besonders für persönliche Unterschriften in Kundenservicezentren. Dabei werden ein Tablet und ein digitaler Stift verwendet. Das System erfasst einzigartige Merkmale der Unterschrift, darunter Schreibdruck, Geschwindigkeit und Bewegungsverlauf.
• Qualifizierte elektronische Signatur
  Die qualifizierte elektronische Signatur wird überwiegend für das Signieren aus der Ferne verwendet. Dabei kommen Smart-ID, Mobile-ID oder ein elektronischer Personalausweis zum Einsatz. Die Signatur besitzt die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Jetzt ausprobieren

Diese Funktion steht bereits allen Kunden der Elpako-Biometrischen Signatur zur Verfügung.

Probieren Sie sie aus und erleben Sie, wie schnell und einfach digitales Dokumentensignieren sein kann.