Darbuotojams lankstumas – viena iš pagrindinių 2024 m. tendencijų. Jai patenkinti reikalingi tinkami instrumentai. Organizacijos veiklai skaitmenizuoti ir automatizuoti skirtas savitarnos portalas „ZebraDoc“ – lankstus ir patogus įrankis darbuotojui susikurti darbo proceso dokumentų skaitmenizavimą be programavimo.

Neseniai atlikti JAV technologinių tyrimų ir konsultacijų įmonės „Gartner“ tyrimai rodo, kad nors darbuotojai yra sistemingai skatinami grįžti dirbti į biurus, tik 26% apklaustų organizacijų pripažino, kad jų darbuotojai visiškai laikosi šio nurodymo. Ši situacija atskleidžia, kad reikalingos ne tik patrauklios darbo sąlygos, bet ir darbuotojų lūkesčius atitinkantys veiksmingi įrankiai.

Darbuotojai nori lankstumo

Tyrimai rodo, kad darbuotojai jaučia poreikį valdyti savo darbo grafiką taip, kad jis atitiktų jų individualius poreikius ir gyvenimo ritmą. Galimybė dirbti iš namų, turėti pasirinkimą dėl darbo valandų, darbo vietos tampa ne tik pageidautina, bet svarbia dedamąja ir darbuotojams, ir darbdaviams, norintiems pritraukti talentų.

„Taip pat vertinama pusiausvyra tarp darbo ir gyvenimo. Darbuotojai nori turėti laiko asmeniniam gyvenimui, šeimai, pomėgiams ar atsipalaidavimui. Pusiausvyra tarp darbo ir laisvalaikio tampa ne tik norimu, bet ir būtinu elementu siekiant išlaikyti emocinę sveikatą ir gerovę, – teigia „ZebraDoc“ produktų vystymo vadovas. – Įmonės, kurios pasitelkdamos skaitmeninius įrankius suteikia lankstumo ir skatina pusiausvyrą, pritraukia talentingus darbuotojus ir išlaiko esamus, pagerinti darbo efektyvumą, didina darbuotojų pasitenkinimą ir motyvaciją. Taigi, jos tampa konkurencingesnės darbo rinkoje ir pasižymi didesniu darbuotojų lojalumu bei produktyvumu.“

R. Laukio mintis patvirtina tyrimus atliekanti ir įžvalgomis apie lyderystę bei nuotolinį darbą besidalinanti tarptautinė bendrovė „Gitnux“. Jos tyrimai atskleidė, kad 80% darbuotojų, vertindami darbo pasiūlymus, lanksčią darbo tvarką laiko lemiamu veiksniu, o net 61% darbuotojų paliko arba svarstė išeiti iš darbo dėl lankstumo stokos. Nuotoliu dirbančiųjų pasitenkinimas darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra vertinamas 7,6 balo iš 10, o 40% žmonių mano, kad didžiausia nuotolinio darbo nauda – lankstus grafikas. 77% tūkstantmečio arba Z kartos žmonių teigia, kad lanksčios darbo valandos prisideda prie didesnio našumo.

Į iššūkius atsako „ZebraDoc“

„ZebraDoc“ savitarnos portalas yra atsakas į šiuos iššūkius, suteikia inovatyvų sprendimą, kuris iš esmės palengvina darbuotojų ir organizacijos dokumentų valdymo procesus. Šis organizacijos darbuotojų vidinių dokumentų skaitmenizavimui skirtas portalas ne tik leidžia darbuotojams patogiai teikti įvairius prašymus, skundus, atsiliepimus, darbo sutarčių pakeitimus, atostogų prašymus, bet ir užtikrina greitą ryšį su darbuotoju bei aktualios informacijos srautą. Tai ypač svarbu, nes daugumą personalo valdymo dokumentų galima pasirašyti e. būdu, taip sumažinant biurokratiją, popierinių dokumentų kiekį ir, ypač svarbu, – laiko švaistymą“, – atkreipia dėmesį „ZebraDoc“ produkto vystymo vadovas.

„ZebraDoc“ portalas neapsiriboja vien darbuotojų asmeninės informacijos valdymu, bet skaitmeniniu būdu suteikia vadovams galimybę efektyviai tvarkyti darbuotojų užklausas, susipažinimo dokumentus, atostogas, kurti apklausas, naujienas bei reaguoti į pokyčius. Procesų automatizavimas be programavimo yra vienas iš didžiausių šio portalo privalumų, leidžiantis organizacijoms sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir leisti personalui dėmesį sutelkti į jų strateginius uždavinius.

Be to, „ZebraDoc“ portalas atitinka darbuotojų lūkesčius dėl lankstumo, leisdamas pateikti prašymus ir gauti patvirtinimus naudojant bet kokį mobilųjį įrenginį, dokumentus patvirtinti saugiais ir patikimais e. parašu, biometriniu parašu, naudojant „Smart-ID“ ar asmens tapatybės kortelę. Tai leidžia įtraukti į sistemą net tuos darbuotojus, kurie neprisijungę prie kompiuterio, dirba gamybos linijose ar, pvz., vairuotojais.

Privalumas – kūrimas be programavimo

E. sistemos, kaip „ZebraDoc“, kurias galima pritaikyti pagal savo poreikius be jokio programavimo, pristato neįkainojamą sprendimą siekiant efektyviai valdyti dokumentus. Jos suteikia galimybę ne tik sutaupyti laiko ir išteklių, bet ir sukurti individualius įmonės poreikius atitinkančius procesus. Tai personalo specialistams leidžia pritaikyti ir koreguoti sistemą be didelių iššūkių ar technologinių barjerų.

„Šis savitarnos portalas ne tik suteikia techninį sprendimą, bet ir skatina geresnį bendravimą bei bendradarbiavimą organizacijoje, stiprina ryšį tarp darbuotojų, personalo skyriaus ir vadovų. Jis taip pat pagerina užklausų valdymą, padeda kurti bendradarbiavimo kultūrą, didina produktyvumą ir lojalumą organizacijai, – aiškina R. Laukys. – Tokios sistemos ypač naudingos dėl savo lankstumo. Jos leidžia formuoti personalo valdymo procesus taip, kaip reikia konkrečiai įmonei atsižvelgiant į jos specifiką ir poreikius. Be to, šios sistemos paprastai būna intuityvios ir lengvai valdomos, tad net ir be giliojo programavimo supratimo jas gali efektyviai naudoti personalo specialistai.“

Anot „ZebraDoc“ projekto vadovo, dar vienas svarbus pranašumas – galimybė lengvai keisti sistemos konfigūraciją ir parametrus atsižvelgiant į besikeičiančius reikalavimus ar procedūras. Tokios lankstumo ir pritaikomumo savybės e. sistemose suteikia personalo specialistams galimybę tapti procesų architektais, lanksčiai formuojant ir valdant dokumentų tvarkymo būdus, kurie atitinka įmonės tikslus ir užtikrina efektyvų personalo valdymą.

Pilną straipsnį galite skaityti dienraštyje „Verslo žinios“: Lankstumas ir efektyvumas: kaip šiuolaikinės technologijos keičia darbo rinką

Europos Komisijos paviešintas 2021 m. skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės indeksas parodė, kad vidutiniškai 75% svarbių gyvenimui administracinių procesų visose Europos Sąjungos (ES) narėse galima atlikti internetu, o Estijoje, Liuksemburge ir Maltoje – net daugiau nei 90%, Lietuvoje – per 80%. Ir nors per 84% ES gyventojų reguliariai naudojosi internetu, tik šiek tiek daugiau nei pusė jų internetu bendravo su valdžios institucijomis ir naudojosi viešosiomis e. paslaugomis.

To priežasčių įvardijama pačių įvairiausių: organizacijų paslaugomis naudojamasi mažai, nes skaitmeniniu būdu jos neprieinamos, naudotis nepatogu, neaišku, trūksta nuoseklumo, sudėtingos procedūros ir t. t. Menkas gyventojų naudojamasis e. paslaugomis sunkina ir pačių savivaldybių darbuotojų darbą. Taigi, nepasinaudojus e. paslaugų teikiamomis galimybėmis nukenčia ir gyventojų patogumas bei aptarnavimo operatyvumas, ir daugiau darbo atsiranda organizacijų darbuotojams.

Procesų automatizavimui – viena platforma

„Šioms problemoms spręsti ir organizacijose, ir įmonėse yra sukurtas patogus įrankis – „ZebraDoc“. Tai moderni „no code“ e. paslaugų teikimo platforma, su kuria organizacijos ir įmonės gali skaitmenizuoti paslaugas ir automatizuoti vidinius darbo procesus. Su ja organizacijos darbuotojai gali patys savarankiškai konstruoti paslaugų užsakymus, surinkti ir apdoroti informaciją, tvarkyti dokumentus, pasirašyti juos e. parašu ir gauti mokėjimus“, – pasakoja Redas Laukys, „ZebraDoc“ projekto vadovas.

Jis akcentuoja, kad, pavyzdžiui, „ZebraDoc“ e. paslaugų platforma leidžia vienoje vietoje pateikti informaciją apie visas savivaldybės teikiamas paslaugas ir gyventojams, ir verslui, ir svečiams. Šioje platformoje galima patogiai integruoti visų rūšių savivaldybės e. paslaugas. Tai reiškia, kad pasitelkus „ZebraDoc“ savivaldybė savo gyventojams, o verslas – savo klientams suteiks daugiau laisvės ir galimybių naudotis paslaugomis iš bet kur ir bet kada.

Anot jo, pavyzdžiui, savivaldybės, kurių teikiamos paslaugos iš tiesų aktualios visiems gyventojams, gali gauti naudos iš skaitmeninės transformacijos tapdamos išradingesnės, efektyvesnės ir gebančios geriau reaguoti į besikeičiančias gyvenimo sąlygas bei gyventojų poreikius.

Integruojasi su savivaldybių turima sistema

„Pasitelkę „ZebraDoc“ e. paslaugų platformą savivaldybės užtikrina efektyvų paslaugų teikimą savo gyventojams, verslui ir svečiams, didina paslaugų prieinamumą ir skaidrumą“, – tikina R. Laukys.

Valstybės ir savivaldybės įstaigose teikiamų e. paslaugų statistika rodo, kad 2022 m. pradžioje 76,4% įstaigų sudarė galimybę parsisiųsti įvairias dokumentų formas, 49,1% – grąžinti jas užpildytas. 59,1% įstaigų nurodė, kad dalį paslaugų teikia elektroniniu būdu (2020 m. pradžioje atitinkamai – 71,4, 47,3, 47,3%). Beje, didelė tikimybė, kad prašymų formų atsisiuntimas, pildymas ir pateikimas vyksta e. paštu, pildant „Word“ dokumentą. O tai piliečiui yra ne itin patogu, reikalauja daug veiksmų, kelia stresą ir klaidų tikimybę palyginti su sprendimu, jei formos būtų pildomos internete specialioje platformoje, kuri gali iš karto tikrinti, ar pildoma teisingai.

„Su „ZebraDoc“ visas formas galima pateikti internetu ir visas jas iš karto grąžinti užpildytas e. būdu, – teigia R. Laukys. – „ZebraDoc“ integruojasi su organizacijų turimomis dokumentų valdymo, personalo ir kitomis veiklos valdymo informacinėmis sistemomis, todėl labai patogu surinktus dokumentus naudoti organizacijos procesuose arba perduoti juos vykdymui ar saugojimui vienoje vietoje kartu su kitais dokumentais.“

Skaitmenizavimas be programavimo

Jis taip pat atkreipia dėmesį, jog kurdami „ZebraDoc“ siekė pasiūlyti galimybę, kad jos naudotojai be programavimo galėtų skaitmenizuoti ir automatizuoti savo organizacijos ar įmonės veiklos procesus.

Su „ZebraDoc“ galima lanksčiai ir lengvai kurti visas e. paslaugas tiek organizacijų klientams, tiek jų darbuotojams. Pavyzdžiui, su Paslaugų portalo konstruktoriumi galima kurti e. paslaugas, jų katalogus ir vykdymo procesus, pridėti mokėjimus, autentifikavimą ir e. parašą, stebėti ir valdyti paslaugų užsakymus. Darbuotojų Savitarnos portalo konstruktorius įgalina kurti darbuotojų teikiamų prašymų ir gaunamų administracinių užduočių e. formas, konstruoti organizacijos savitarnos procesų eigą, stebėti ir analizuoti darbuotojų savitarnos procesus.

Organizacijoms, norinčioms pagerinti savo darbuotojų pasitenkinimą, supaprastinti administracinius vidaus procesus bei komunikaciją, sukurtas „ZebraDoc“ Darbuotojų savitarnos konstruktorius. Tai verslo įmonių ypač vertinamas įrankis, skirtas įgalinti įmonės darbuotojus savarankiškai valdyti ir gauti savo individualią informaciją, prašymus, laiką ir užduotis. Darbuotojų Savitarnos portalas padeda taupyti darbuotojų laiką, mažinti klaidų kiekį ir užtikrinti administracinių dokumentų bei procesų tvarkymą laiku.

Patogu ir tai, kad „ZebraDoc“ paslauga pasiekiama e. būdu bet kuriuo laiku, ja iš bet kur ir bet kada patogu naudotis kompiuteryje, planšetėje ar telefone, ji skaitmenizuoja dokumentus ir automatizuoja procesus, darbuotojas viską randa vienoje vietoje, o tai efektyvina darbus ir mažina klaidų tikimybę. Ypač svarbu, kad „ZebraDoc“ technologijos užtikrina kibernetinį saugumą, garantuoja duomenų apsaugą pagal BDAR reikalavimus ir atitikimą tarptautiniams ISO standartams, naudoja patikimas autentifikavimo priemones. „ZebraDoc“ e. dokumentams pasirašyti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas ir tikrinimo paslauga „Elpako“.

Ir specializuoti sprendimai

Veiklos procesams skaitmenizuoti ir automatizuoti be programavimo sukurtas „ZebraDoc“ siūlo ir specializuotus sprendimus organizacijoms bei įmonėms pagal jų veiklos pobūdį, o taip pat pagal profesijas ar naudojimo atvejus. Galima rasti specializuotų sprendimų savivaldybėms, kolegijoms ir universitetams, logistikos įmonėms, o taip pat advokatams, buhalteriams ir auditoriams ar vertimų specialistams, specialiai paslaugų užsakymo ar informacijos surinkimo e. dokumentams rengti.

Beje, integruotas Elektroninių paslaugų platformas (EPS) turi tik aštuonios šalies savivaldybės. Savo paslaugų platformas sukūrė ir vysto Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ir Šiaulių miestų savivaldybės, o „ZebraDoc“ pagrindu sukurtomis platformomis jau naudojasi Jonavos, Klaipėdos, Marijampolės ir Utenos raj. savivaldybės.

Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”

Daugiau informacijos apie produktą galite sužinoti apsilankę www.zebradoc.lt