Automobilio remonto darbų patvirtinimas, prekių priėmimas ar užsakymo perdavimas klientui. Nors tai skirtingos verslo situacijos, jas dažnai sieja vienas dalykas: dokumentai, kuriuos reikia pasirašyti. O kartu ir spausdinti, skenuoti bei vėliau saugoti.
Šių papildomų veiksmų galima išvengti. UAB „Insolita“ kuriamoje verslo apskaitos sistemoje ECount išplėstos elektroninio pasirašymo galimybės. Prie jau anksčiau integruoto Elpako kvalifikuoto elektroninio parašo prisijungė ir biometrinis pasirašymas. Tai reiškia, kad klientai dokumentus gali pasirašyti tiesiog planšetėje, naudodami skaitmeninį rašiklį.
„Vienas mūsų klientų per mėnesį suremontuoja apie 2 000 automobilių. Pagal Lietuvoje galiojančius teisės aktus automobilių remonto užsakymai turi būti įforminami paraiškomis, kurias reikia pateikti klientams pasirašyti ir vėliau saugoti. Kai tokių dokumentų susikaupia tūkstančiai, jų spausdinimas ir tvarkymas tampa nemenka administracine našta. Matydami, kiek papildomo darbo tai sukuria, norėjome rasti būdą šį procesą palengvinti“, – pasakoja Vytenis Dulskis, UAB „Insolita“ direktorius.
Elektroninis parašas versle: skirtingi dokumentai, skirtingi poreikiai
ECount yra modulinė verslo ir buhalterinės apskaitos sistema, kurioje galima valdyti pirkimus, pardavimus, užsakymus, sandėlio likučius ir kitus kasdienius įmonės procesus. Pasak sistemos kūrėjų, apie 95 % „Insolita“ klientų yra automobilių ir motociklų sektoriaus įmonės, daugiausia autoservisai ir automobilių dalių didmenininkai.
Šių įmonių kasdienybėje pasirašomi įvairūs dokumentai: nuo remonto užsakymų iki sutarčių su verslo partneriais ar prekių perdavimo patvirtinimų. Vieniems procesams tinka kvalifikuotas elektroninis parašas, kitiems patogesnis biometrinis pasirašymas planšetėje.
Dalis šių galimybių jau naudojama ECount sistemoje, o kitos parodo, kaip biometrinis pasirašymas galėtų būti pritaikytas papildomiems verslo procesams.
Automobilių servisai: serviso paraiškos pasirašymas planšetėje
Klientas atvyksta į autoservisą ir palieka automobilį remontui. Darbuotojas ECount sistemoje parengia remonto užsakymo (serviso) paraišką, kurioje nurodomi automobilio duomenys, numatomi remonto darbai ir kita svarbi informacija.
Jeigu šie procesai vyksta popieriniu būdu, darbuotojui tenka spausdinti dokumentus, ruošti jų kopijas, o vėliau pasirūpinti saugojimu. Naudojant Elpako, parengta paraiška PDF formatu siunčiama į planšetę. Klientas gali susipažinti su dokumentu ir pasirašyti jį biometriniu parašu, naudodamas skaitmeninį rašiklį.
Taip paraišką galima pateikti pasirašyti iš karto, klientui esant autoservise, o darbuotojui nereikia atskirai ruošti popierinių dokumentų.
Automobilių dalių prekyba: nuo sutarčių iki prekių grąžinimo
Automobilių dalių prekybos įmonėse kasdien tvarkomi pirkėjų ir tiekėjų užsakymai, pardavimai, grąžinimai bei atsiskaitymai. ECount leidžia valdyti šiuos procesus, o daliai juos lydinčių dokumentų prireikia ir parašo.
Pavyzdžiui, sutartims su verslo partneriais pasirašyti galima naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą. Biometrinis pasirašymas galėtų būti pritaikytas kitokiose situacijose, pavyzdžiui, klientui grąžinant automobilių dalis. Prekes priimantis darbuotojas galėtų planšetėje pateikti grąžinimo dokumentą ir paprašyti kliento patvirtinti prekių perdavimą parašu.
Pasak „Insolita“ direktoriaus Vytenio Dulskio, didesnis automobilių dalių didmenininkas per mėnesį suformuoja apie 10 000 pardavimų. Nors ne kiekvienai operacijai reikalingas parašas, esant tokiam veiklos mastui svarbu kuo labiau supaprastinti ir susijusių dokumentų tvarkymą.
Sandėliavimas ir logistika: kai reikia patvirtinti prekių pristatymą
Sandėliavimo ir logistikos procesuose svarbu ne tik surinkti užsakymą, bet ir užtikrinti, kad prekės pasiektų gavėją. ECount leidžia valdyti prekių likučius, planuoti jų surinkimą sandėlyje, organizuoti pristatymus savo transportu ir stebėti siuntų būseną.
Pavyzdžiui, vairuotojas pristato užsakytas prekes klientui. Gavėjas jas patikrina, o prireikus turi būti užfiksuotas ir perdavimo faktas. Pritaikius biometrinį pasirašymą, gavėjui būtų galima pateikti pristatymo dokumentą planšetėje ir gauti jo parašą vietoje.
Toks sprendimas galėtų papildyti pristatymo procesą aiškiu prekių gavimo patvirtinimu ir leistų lengviau susieti pristatymą su jį patvirtinančiu dokumentu.
Kuo papildyta ECount ir Elpako integracija?
Elektroninio pasirašymo galimybė ECount sistemoje nėra naujiena. Naudojantis Elpako, joje jau anksčiau buvo galima kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti vidinius dokumentus ir siųsti kvietimus pasirašyti sutartis.
Naujausia integracijos plėtra suteikia galimybę naudoti ir biometrinį parašą. Jis ypač patogus tais atvejais, kai dokumentą reikia pateikti klientui pasirašyti čia pat, aptarnavimo vietoje.
Biometrinis pasirašymas iš pirmo žvilgsnio primena įprastą parašą ant popieriaus. Tačiau pasirašant planšetėje fiksuojamas ne tik parašo vaizdas, bet ir papildomi biometriniai duomenys, tokie kaip rašiklio spaudimas, judėjimo greitis ir kampas. Šie duomenys gali būti reikšmingi vertinant parašo autentiškumą.
Integruotas sprendimas leidžia perduoti PDF dokumentą iš ECount sistemos pasirašyti planšetėje ar kitame suderinamame įrenginyje. Pasirašytą dokumentą galima saugoti Elpako dokumentų saugykloje arba atsisiųsti ir išsaugoti pasirinktoje vietoje.
Daugiau dokumentų pasirašymo galimybių Elpako platformoje
ECount naudotojai, norintys daugiau dokumentų pasirašymo galimybių, su ta pačia paskyra gali prisijungti ir prie Elpako biometrinio pasirašymo platformos. Joje galima naudotis papildomomis funkcijomis:
- Dokumentų šablonais. Dažnai naudojamus dokumentus galima paruošti iš anksto, numatant pildymo ir pasirašymo laukus.
- Asistavimo režimu. Darbuotojas ir klientas mato tą patį dokumentą skirtinguose ekranuose, todėl darbuotojas gali padėti jį užpildyti.
- Laukimo režimu. Kol laukiama pasirašymo, planšetės ekrane galima rodyti įmonės logotipą ar kitą pasirinktą vaizdą.
- Piešimo laukeliais. Dokumente galima ranka pažymėti informaciją, pavyzdžiui, automobilio pažeidimus schemoje.
- Virtualiuoju spausdintuvu. Dokumentus iš kitų programų galima perduoti tiesiai į Elpako pasirašymo platformą.
Platformoje taip pat galima siųsti klientams dokumentų šablonus, kuriuos jie savarankiškai užpildo ir pasirašo, stebėti dokumentų būseną, naudotis automatiniais priminimais bei saugoti pasirašytus dokumentus.
Ką verslui duoda elektroninis pasirašymas?
Vienas svarbiausių privalumų – mažiau administracinio darbo. Kai dokumentai parengiami ir pasirašomi elektroniniu būdu, darbuotojai gali daugiau laiko skirti tiesioginėms užduotims, o ne dokumentų ruošimui ir tvarkymui.
Skaitmeniniu formatu saugomus dokumentus taip pat paprasčiau surasti ir prireikus peržiūrėti. Tai ypač aktualu įmonėms, kurios kasdien tvarko didelius dokumentų kiekius ir turi užtikrinti jų atsekamumą.
Naudą pajunta ir klientai. Aptarnaujant juos gyvai, dokumentą galima pateikti ir pasirašyti vietoje, o nuotoliniam pasirašymui naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą. Taip pasirašymo būdą galima pasirinkti pagal konkrečią situaciją, nereikalaujant iš visų klientų vienodų veiksmų.
Elektroninis pasirašymas gali tapti ir jūsų verslo sistemos dalimi
ECount yra vienas iš pavyzdžių, kaip Elpako elektroninio parašo sprendimai gali būti integruojami į jau naudojamas verslo sistemas.
Pasitelkę Elpako API, programinės įrangos kūrėjai gali papildyti savo sistemas elektroninio pasirašymo galimybėmis. Priklausomai nuo poreikio, tai gali būti kvalifikuotas elektroninis parašas arba biometrinis pasirašymas planšetėje.
Tokia integracija aktuali ne tik apskaitos ar verslo valdymo sistemoms, bet ir klientų valdymo (CRM), dokumentų valdymo bei kitoms platformoms, kuriose svarbu gauti kliento ar darbuotojo parašą.
Jeigu kuriate verslo sistemą arba norite papildyti jau naudojamą sprendimą elektroniniu pasirašymu, susisiekite su Elpako komanda. Aptarsime, kaip pasirašymo galimybes pritaikyti jūsų veiklos procesams.
Daugiau apie UAB „Insolita“ kuriamą ECount sistemą rasite „Insolita“ svetainėje.
