Elektroninis parašas abejonių dėl saugumo dažniausiai kelia tiems žmonėms, kurie patys šia paslauga nesinaudoja. Ir, tiesą sakant, nelabai nutuokia, kaip vyksta dokumentų pasirašymas el. parašu. Tai – ne parašas, kurį suraitote planšetėje atsiimdami siuntą iš kurjerio. Iš ranka pasirašyto, nuskenuoto dokumento iškirptas ir į kitus dokumentus įklijuotas parašas – jūsų kruopštumo bei mokėjimo naudotis tam tikromis kompiuterinėmis programomis įrodymas, o ne elektroninis parašas, turintis teisinę galią.
Kvalifikuotas elektroninis parašas – tai aukščiausius saugumo reikalavimus atitinkantis, identišką teisinę galią, kaip ir ranka padėtas, turintis parašas. Kvalifikuoto elektroninio parašo priemonės, pavyzdžiui, iš mobilaus ryšio operatoriaus gauta SIM kortelė, išduodama asmeniui, patvirtinusiam savo tapatybę. Dokumentų pasirašymas el. parašu gali būti inicijuojamas ir atliekamas tik suvedus tam tikrą, konkrečiam asmeniui žinomą informaciją. Jei priklausote kartai, turėjusiai popierines pažymių knygeles, tikriausiai prisimenate ne vieną atvejį, kai apsukrūs mokiniai, norėdami nuo tėvų nuslėpti savo „pasiekimus“, sėkmingai nukopijuodavo jų parašą. Tai – vienas elementariausių pavyzdžiui, puikiai iliustruojantis, jog el. parašas, lyginant su įprastu, suraitytu ranka, nepalyginamai saugesnė, konkretų asmenį identifikuojanti priemonė.
Elektroniniai dokumentai: populiaru, bet ar saugu?
Džiugi tendencija, jog vis dažnesnėje įmonėje elektroniniai dokumentai pasirenkami, kaip vienas iš svarbių įvairių veiklos procesų optimizavimo būdų. Visgi, dalis vadovų, nepasitikinčių elektroniniais dokumentais dėl neva abejotino šių saugumo. Pasmerkia savo darbuotojus gaišti laiką, šluostant dulkes nuo lentynų, prigrūstų segtuvų su dokumentais. Ar, tarsi tos adatos šieno kupetoje, ieškoti vienintelio, kažkur pasimetusio sutarties lapo.
Elektroniniai dokumentai taupo ne tik laiką bei pinigus. Paskaičiavus, kiek per mėnesį įmonei kainuoja vien dokumentų spausdinimas ir jų siuntimas paštu, gaunasi iš tiesų nemenkos sumos. Reikšmingai prisideda prie tvarios aplinkos idėjų įgyvendinimo, bet ir yra gerokai saugesni, nei įprasti popieriniai.
Kokius dokumentus galima pasirašyti el. parašu?
Naudojantis el. parašu, galima pasirašyti įvairius dokumentus, reikalingus įmonėms ir fiziniams asmenims.
Elektroninių sutarčių pasirašymas
Sutartys, pavyzdžiui, su aktualių paslaugų teikėju, pasirašomos el. parašu, taupo kiekvienam mūsų taip brangų laiką. Pamirškite laiko gaišatį kelionėms į fizinį paslaugų teikėjo biurą ar pašto skyrių, prireikus išsiųsti ar atsiimti pasirašytą popierinę sutartį. Ne mažiau svarbu, jog, prieš pasirašant, sutarties, pateiktos el. dokumento formatu, sąlygų analizei galėsite skirti tiek laiko, kiek reikia. Prireikus pasitikslinti sutartyje pateiktą informaciją, dokumentą bet kada turėsite po ranka.
Elektroninis darbuotojų dokumentų pasirašymas
Darbuotojų dokumentų (darbo sutartys ir jų nutraukimas, atostogų prašymai ir kiti dokumentai). Pasirašymas el. parašu – garantas, jog visa informacija „suvaikščios“ laiku. Priešingai, nei popieriniai, neretai per kelias rankas pereinantys dokumentai, turintys savybę kažkur paslaptingai pradingti. El. dokumentuose taip pat nurodomas konkretus laikas, kada viena ar kita pusė pasirašė.
Elektroninis veiklos dokumentų pasirašymas
Įmonės steigimo, finansiniai bei kiti veiklos dokumentai, visoms suinteresuotoms šalims (pavyzdžiui, įmonės akcininkams) pasirašant juos el. parašu, leidžia išvengti nereikalingų darbų. Vadinasi, užuot laukę Registro centro padalinio eilėje ar veždami popierinius apskaitos dokumentus buhalteriui į kitą miesto galą, galėsite susikoncentruoti į tiesioginį įmonės veiklos vykdymą.
Kaip saugiai naudotis elektroniniu parašu?
Elektroninis parašas – technologiškai saugus sprendimas, tačiau, norint džiaugtis jo teikiama nauda bei patogumu, būtinas paties besinaudojančio asmens atsakingumas bei sąmoningumas. Pateikiame pagrindinius patarimus, susijusius su saugiu naudojimusi elektroniniu parašu.
- Naudokite aukščiausią saugumo lygį užtikrinantį kvalifikuotą elektroninį parašą, išduodamą Lietuvoje patvirtintų tiekėjų. O visus veiksmus, susijusius su el. parašu (el. dokumentų pasirašymas, laikymas, peržiūra, tikrinimas), patikėkite tik patikimiems paslaugų teikėjams
- Fizines priemones, reikalingas dokumentų pasirašymui el. parašu (USB laikmena, SIM kortelė, asmens tapatybės kortelė), laikykite saugioje, pašaliniams asmenims nežinomoje vietoje. Juos praradę, nedelsiant informuokite paslaugos teikėją.
- Sugalvokite patikimą, sunkiai „nulaužiamą“ PIN kodą, kurio nevalia atskleisti pašaliniams asmenims ar, juo labiau, kažkur užsirašinėti. Geriausia toks informacijos „saugykla“ – Jūsų galva.
- Galvokite. Tai – svarbiausia taisyklė, kurios privalu laikytis, prieš tvirtinant elektroninius dokumentus ar, naudojantis el. parašu, prisijungiant įvairių valstybinių institucijų interneto svetainėse. Nespauskite abejonių sukeliančių nuorodų, atlikdami bankines operacijas, atidžiai patikrinkite, ar sutampa kompiuterio ekrane ir mobiliajame telefone nurodyti skaičiai ir kita.
Dažniausiai kylantys klausimai apie elektroninius parašus: skaityti
