Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu nereikalauja išskirtinių žinių ar įgūdžių. Leidžia išvengti dokumentų spausdinimo, archyvavimo bei kitų, nuo popierinių dokumentų neatsiejamų darbų (vadinasi, taupo laiką, pinigus ir…medžius!). Dokumentų, pasirašytų el. parašu, juridinė galia identiška įprastam parašui ranka, lengva identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę. Taip pat tai – efektyvi prevencinė priemonė nuo nesąžiningų asmenų kėslų: bet koks pakeitimas, atliktas dokumente, pasirašytame el. parašu, nepraslysta pro akis.

Argumentų, dėl kurių reikėtų pagaliau pasiryžti atsisakyti atgyvenusios „,makulatūros“, iš tiesų netrūksta, ar ne?

Kokių formatų dokumentus galima įkelti į sistemą pasirašymui?

Į „Elpako“ sistemą pasirašymui kvalifikuotu elektroniniu parašu gali būti įkeliami įvairių formatų elektroniniai dokumentai (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC), ne didesni nei 200 MB. Tai – populiariausi, dažniausiai biuruose naudojami formatai, tad nereikia papildomai rūpintis dokumentų konvertavimu.

PDF dokumentai

PDF dokumentas – tai elektroninis dokumentas, į kurį yra įterpiamas elektroninis parašas. Tai – populiariausias elektroninių dokumentų formatas ne tik Lietuvoje, bet ir kitose Europos Sąjungos šalyse.

PDF-LT dokumentai

PDF-LT dokumentas – tai Lietuviška PDF elektroninių dokumentų atmaina, kuri yra papildyta įvairiais galimais metaduomenimis. Pavyzdžiui, kas yra autorius, koks jo registracijos numeris ir pan. Šią specifikaciją patvirtino Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir šio formato dokumentus privalo priimti visos įstaigos.

ADOC dokumentai

ADOC formatas – tai vadinamieji „konteineriniai“ dokumentai, kuriuos dažniausiai naudoja Lietuvos valstybinės institucijos. Tai – aplankas, kuriame yra talpinamas ne tik pagrindinis dokumentas, bet ir įvairių formatų (pavyzdžiui, .docx, .xlsx, .jpeg, .pdf ir kiti) priedai. Vienas el. parašas, o ne kiekvieno atskiro dokumento pasirašymas: tai – pagrindinis ADOC formato privalumas, padedantis sutaupyti dar daugiau laiko.

ASiC dokumentai

ASiC formato dokumentas – kitose Europos Sąjungos šalyse naudojamas elektroninio dokumento formatas. Šio tipo dokumentas, kaip ir ADOC, gali savyje talpinti kelis failus už kuriuos yra pasirašoma. Rengiant tokio tipo dokumentą, reikėtų išsiaiškinti ar gavėjas šio tipo dokumentą galės priimti, nes ne visos šalys šiuos dokumentus geba perskaityti ir tvarkyti.

Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu

Sukate galvą, kaip pasirašyti Mobile-ID (mobiliu parašu) ar kitomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis? Tiesiog įkelkite elektroninį dokumentą į „Elpako“ sistemą ir, vadovaudamiesi paprastomis instrukcijomis, atlikite norimą veiksmą. Elektroninis dokumentų pasirašymas su „Elpako“– visiškai elementari, greita procedūra, nesukelsianti problemų net ir visiškai „žaliems“ el. parašo naudotojams.

Fiziniams asmenims, susiduriantiems su nedideliu kiekiu elektroninių dokumentų, siūlome galimybę nemokamai pasirašyti iki 5 dokumentų per mėnesį, o taip pat pasinaudoti kitomis, su elektroninių dokumentų apdorojimu susijusiomis paslaugomis. Juridiniams asmenims, užsisakiusiems API integracijos sprendimą verslui, prieinama dar didesnė funkcijų įvairovė.

Elektroninis dokumentų pasirašymas per „Elpako“ gali būti atliekamas su visomis, šiuo metu Lietuvoje prieinamomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis („Smart–ID“ programėlė, Mibile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).

Kaip peržiūrėti pasirašytą elektroninį dokumentą?

Jei, pavyzdžiui, PDF dokumentų atidarymas jokių problemų dažniausiai nesukelia (užtenka tiesiog porą kartų spragtelėti pelės klavišu ant failo), tai ADOC peržiūra gali sukelti daugiau klausimų. Tik ne „Elpako“ vartotojams! Peržiūrėti įvairaus formato dokumentus, įkeltus į mūsų sistemą, gali net ir neregistruoti vartotojai (iki 5 nemokamų dokumentų peržiūrų per mėnesį), o, prisijungus, prieinamos ir papildomos galimybės.

Ką galiu daryti su pasirašytu elektroniniu dokumentu? 

Elektroninių dokumentų pasirašymas – tik viena iš paslaugų, siūloma fiziniams ir juridiniams „Elpako“ naudotojams. Įvairių funkcijų, susijusių su elektroniniais dokumentais, įvairovė paverčia šiuos dar naudingesniu įrankiu, tvarkant verslo ar asmeninius reikalus.

Daugiašalis pasirašymas

Rengiant sutartis bei kitus elektroninius dokumentus,  kuriuose yra privalomi visų susijusių pusių parašai, aktuali paslauga – daugiašalis pasirašymas. Kitam suinteresuotam asmeniui, pavyzdžiui, klientui ar verslo partneriui, nusiunčiamas kvietimas pasirašyti dokumentą, o, šiam pasirašius, dokumento savininkas apie tai informuojamas automatiniu pranešimu. Tai – galimybė, padedanti sutaupyti dar daugiau visiems vertingo laiko bei paspartinanti įvairius procesus.

Atsisiųsti pasirašytą dokumentą

Mūsų sistemoje pasirašytą elektroninį dokumentą paprasta atsisiųsti į savo kompiuterį ar kitą įrenginį, o šio kopiją, esančią asmeninėje „Elpako“ vartotojo paskyroje, galima palikti saugoti arba pašalinti.  Jei dokumentas saugomas kompiuteryje, būtina pasirūpinti atsargine kopija. „Debesijos“ paslaugos, specializuotos dokumentų valdymo sistemos ar, kalbant apie įmones, vidinis tinklas: galimybių, kaip saugiai laikyti elektroninius dokumentus, šiandien yra ne viena.

Saugoti dokumentą „Elpako“ sistemoje

Vartotojams, nenorintiems sukti galvos dėl svarbios informacijos saugumo bei vertinantiems  paslaugų kompleksiškumą, prieinama galimybė pasinaudoti ilgalaikiu elektroninių dokumentų saugojimu „Elpako“ sistemoje.

Asmenims, nusprendusiems savo elektroninius dokumentus laikyti kitose sistemose, gali būti naudingas „Elpako“ siūlomas dokumentų paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui. Tai – procedūra, užtikrinanti elektroninio dokumento galiojimą ir juridinį teisėtumą net ir tada, kai pasibaigia kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikato galiojimo laikas.

Elektroninių dokumentų pasirašymo ir tikrinimo paslauga, „Elpako“ teikiama fiziniams ir juridiniams asmenims. Tai greita ir patogi galimybė įsitikinti elektroninių dokumentų funkcionalumu bei saugumu.  

Elektroninių dokumentų sudarymo ypatumai

Visa informacija, susijusi su elektroninių dokumentų sudarymo ypatumais, yra išsamiai aptariama Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakyme dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo. Be eilės įvairių reikalavimų, susijusių su elektroninių dokumentų rengimo tvarka, pažymima, jog elektroninių dokumentų tvirtinimui, pasirašymui ir, jei reikia, jų suderinimui su kitais juridiniais asmenimis, turi būti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas.  

Elektroninių dokumentų pasirašymas

Dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu – paslauga, kurią savo vartotojams siūlome išbandyti tiesiog dabar!  Nesvarbu, Jums aktualu PDF pasirašymas elektroniniu parašu ar kito formato (ADOC, PDF-LT, ASiC) elektroninių dokumentų pasirašymas: su „ׅElpako“ ši procedūra bus greita ir paprasta, net atliekant tai pirmą kartą. Fiziniams asmenims, užsiregistravusiems „Elpako“ sistemoje, elektroninių dokumentų pasirašymas yra nemokamas. Įmonėms, už patrauklią kainą užsisakiusioms API sprendimą verslui, siūlome naudotis ne tik neriboto kiekio elektroninių dokumentų pasirašymu, bet ir kitomis, su elektroniniais dokumentais susijusiomis paslaugomis, užtikrinančiomis skaitmeninių verslo procesų valdymo efektyvumą. Norint pasirašyti dokumentus per „Elpako“ sistemą, gali būti naudojama bet kuri, Lietuvoje galiojanti kvalifikuoto elektroninio parašo priemonė („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).

Elektroninių dokumentų peržiūra ir tikrinimas

Elektroninių dokumentų peržiūra ir tikrinimas – kitos aktualios, su elektroniniais dokumentais susijusios paslaugos, prieinamos „Elpako“ vartotojams. Jei su elektroniniais dokumentais susiduriate retai ar tiesiog norite išbandyti mūsų sistemos funkcionalumą, per mėnesį nemokamai galite peržiūrėti iki 5 elektroninių dokumentų. Registruoti vartotojai dokumento peržiūros lange gali atlikti ir kitus reikiamus veiksmus, pavyzdžiui, išsiųsti kvietimą pasirašyti dokumentą kitam asmeniui (daugiašalis pasirašymas). Norėdami sužinoti, ar konkretus elektroninis dokumentas turi teisinę galią, pravartu pasinaudoti elektroninių dokumentų tikrinimo paslauga, apimančia dokumente esančių el. parašų, el. spaudų ir el. laiko žymų galiojimo patikrinimą. Dokumentų peržiūrai ir tikrinimui „Elpako“ sistemoje yra priimami įvairių formatų (PDF, PDF-LT, ASiC, ADOC dokumentai), dažniausiai naudojami elektroniniai dokumentai.  

Elektroninių dokumentų privalumai ir trūkumai

Elektroniniai dokumentai ir el. parašas – šiuolaikinis technologinis sprendimas, be kurio, jį išbandžius, savo kasdienių reikalų tvarkymo nebegali įsivaizduoti fiziniai asmenys bei įmonės, kasdien susiduriančios su dideliu informacijos kiekiu. Elektroniniai dokumentai leidžia efektyviai valdyti daug duomenų su gerokai mažesniais žmogiškųjų išteklių bei finansiniais kaštais, o taip pat taupo laiką, kuris, tiek versle, tiek asmeniniame gyvenime, yra didelė vertybė. Ne mažiau svarbu, jog dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu suteikia nepriklausomybę vietos atžvilgiu. Net ir, pavyzdžiui, atostogaudami svečioje šalyje ar grįžę namo po darbo, galite akimirksniu pasirašyti svarbų dokumentą. Jūs ilsitės, o darbai juda į priekį!

Bet kokie pakeitimai, atliekami elektroniniuose dokumentuose, pasirašytuose el. parašu, yra matomi. Tad tai – efektyvus būdas išvengti galimo dokumentų klastojimo, sukčiavimo bei kitų nelegalių veiksmų. Galiausiai, mažiau popieriaus – mažiau medžių – švaresnė aplinka mums ir mūsų vaikams! Žinoma, kiekvienas procesas turi ir trūkumų, kurie gali „išlįsti“ tik eigoje. Tačiau, konkrečiai kalbant apie elektroninius dokumentus, pastaruosius išskirti būtų sudėtinga. Taip, kompiuteriai genda, tačiau, iš anksto pasirūpinus saugiu elektroninių dokumentų laikymu, dėl rizikos prarasti informaciją jaudintis nereikėtų: kur kas greičiau pradingsta popieriaus lapai. Taip, elektroniniai dokumentai priverčia mokytis naujų dalykų ar net, ypač kalbant apie vyresnius žmones, tampa savotišku psichologiniu šoku. Bet juk tobulėjimas tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime yra tik sveikintinas, ar ne? Juolab, jog laikas, kurio prireiks pažinčiai su elektroniniais dokumentais, jų sudarymo ir valdymo ypatumais, atsisakius „makulatūros“, netruks atsipirkti. Elektroninių dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai.