Verslui skirtas planas „Komandoms“  

Šiuo planu besinaudojančių darbuotojų skaičius nėra ribojamas, tad tai – neabejotinai geriausias pasirinkimas tiek nedideliems verslams, turintiems vos porą darbuotojų, tiek stambioms įmonėms, sudarytoms iš atskirų padalinių. Planas „Komandoms“ skirtas ne tik elektroninių dokumentų pasirašymui, bet ir leidžia visiems turintiems asmenims dirbti su ta pačia informacija. Tokiu būdu ne tik išvengiama „sugedusio telefono“ situacijos, kai perduodama netiksli pavėluota informacija, bet ir gerokai išauga darbų efektyvumas. Pavyzdžiui, užuot nešiojamus dokumentus po visą biurą ir laukus, kol juos pasirašys kiekvienas asmuo, dokumentų pasirašymas el. parašu šį procesą gerokai pagreitina ir supaprastina. 

Lyginant su kitais mūsų planais („Nemokamas“ ir „Asmeninis“), planas „Komandoms“ daugiausiai, net 40 nemokamų el. parašų kiekvienam komandos nariui per mėnesį. Viršijus šį limitą, dokumentų pasirašymas kainuos vos 0,30 ct už vieną parašą. Elektroninių tikrinimas bei įkeliamų dokumentų dokumentų vieta nėra ribojami. 

Be funkcijų, suteikiamų su kitais planais (ADOC, PDF, PDF-LT, ASIC formatų dokumentų pasirašymas el. parašu, dokumentų paieška, kvietimo dokumentą pasirašyti kitam asmeniui), planas „Komandoms“ galimybėmis, orientuotis į produktyvų komandinį darbą: dokumento veiksmų istorija , priminimai apie pasirašymą, bendra sąskaita komandai, bendras komandos dokumentų valdymas. 

Pagrindinės komandinio elektroninio pasirašymo funkcijos 

Dokumento veiksmų istorija 

Aiškinti kolegai, ką ir kokius pakeitimus nustato viename ar kitame dokumente – tolygus to paties darbo atlikimui du kartus ir, sutikite, yra tiesiog laiko šviesimas. Dokumentų veiksmų istorija – plano „Komandoms“ funkcija, kuria galite naudotis, matysite, kurkite dokumentą Jūsų komandos narys ar Jūs pats ir, remdamiesi šia informacija, galite tęsti darbą. 

Priminimai apie pasirašymą 

Direktorius, užsikrovęs darbai, jau kelios dienos neprisiruošia pasirašyti Jūsų atostogų prašymo? Tiesiog pasinaudokite priminimo apie dokumento pasirašymą ir net neabejojame, kad vadovo el. parašas netrukus atsidurs ant Jums aktualaus dokumento. Tai – tik pats elementariausias, kaip ši funkcija gali pagreitinti pavyzdį procesus. O, kaip žinia, verslo pasaulyje laikas – pinigai. 

Bendra sąskaita komandai 

Užsisakius šį planą, yra paruošiama bendra sąskaita visai komandai, o ne kiekvienam jos nariui atskirai. Vadinasi, buhalteris ar kitas asmuo, atsakingas už įmonės mokesčius, iš karto gali ją apmokėti, o ne laukti, kol kiekvienas darbuotojas atsiųs savo individualią sąskaitą. Taip, išvengiant nereikalingų darbų, taupomas brangus kiekvieną dirbančiojo laikas.  

Bendras komandos dokumentų valdymas 

Visi komandos nariai gali dirbti su tais pačiais dokumentais (pavyzdžiui, sutartys, sąskaitos, prašymai, projektai ir pan.), bet vadovas ar kitos komandos komandos administravimas kiekvienam jų gali suteikti visokias teises. Pavyzdžiui, vienos komandos narys gali turėti teisę tik peržiūrėti el. dokumentus, kitus – dokumentus redaguoti, tvirtinti el. parašu, koreguoti, dalintis su kitais komandos nariais ir kita. 

Jei dar to nepadarėte, užsisakykite planą „ Komandoms “ jau dabar ir paverskite savo komandinį darbą veiksmingesniu ir rezultatyvesniu procesu! 

Visgi, nusprendus užbaigti popierinių dokumentų „erą“ savo biure, nepakanka susipažinti su sąvoka „ADOC formatas“ ir išsiaiškinti, kaip atliekamas ADOC atidarymas.  Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu ir jį reglamentuojantys teisės aktai yra reguliariai atnaujinami, papildomi, o tai įpareigoja nuolat domėtis aktualiomis naujovėmis. Vadinasi, tiek įmonės administracijos darbuotojai, tiesiogiai dirbantys su elektroniniais dokumentais, tiek ir, žinoma, pats šiuolaikinės įmonės vadovas, privalo būti nusiteikę nuolatiniam pokyčių sekimui ir tobulėjimui.

„ׅElpako“ siūlomi API sprendimai įmonėms, kurie taip pat atnaujinami atsižvelgiant į pokyčius, susijusius su el. parašo ir elektroninių dokumentų reglamentavimu, šiuolaikinio verslo procesus leis valdyti dar efektyviau.

Naujovės, susijusios su elektroniniais dokumentais.

Daugiausia pokyčių, susijusių su elektroniniais dokumentais ir el. parašu, įvyko 2016 m., Europos Parlamentui ir Tarybai priėmus „eIDAS“ reglamentą, pakeitusį iki tol galiojusią 1993-ųjų metų Europos Bendrijos direktyvą dėl elektroninio parašo reguliavimo. Viena iš svarbiausių naujovių, įtvirtintų minėtu dokumentu – panaikinta galimybė dokumentus el. parašu pasirašyti juridiniams asmenims, paliekant šį tik fiziniams. Juridiniai asmenys gali naudoti elektroninių spaudų sertifikatus, skirtus dokumente esančių duomenų kilmės ir vientisumo užtikrinimui.

Viena „šviežiausių“ naujovių, susijusi su elektroniniais dokumentais, įsigaliosianti nuo 2023-ių metų sausio 1d. – Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas „Dėl skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“. Šiame naujame įsakyme išsamiai aptariami skaitmeninių dokumentų perdavimo reikalavimai bei skaitmeninių dokumentų perdavimo ir priėmimo tvarka.

API sprendimai įmonėms. Panaudojimo galimybės.

„Elpako“ siūlomi API sprendimai įmonėms atveria plačias darbo su elektroniniais dokumentais galimybes, prisidedančias prie verslo procesų valdymo efektyvumo. Mūsų registruoti vartotojai gali sudaryti bei kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti visų populiariausių formatų (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC) dokumentus, juos peržiūrėti ar atlikti kitus aktualus veiksnius, pavyzdžiui, pasinaudoti daugiašalio pasirašymo galimybe. Skamba neįtikėtinai: suderinti susitikimo laiką dėl įprastų parašų suraitymo užtrukdavo ilgiau, nei, kelioms pusėms pasirašyti dokumentą el. parašu! 

Vartotojams, norintiems, jog elektroninis dokumentas turėtų juridinę galią ir pasibaigus kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikatui,  siūlome el. dokumentų paruošimo ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui paslaugą, taip pat – el. parašų ženklinimą kvalifikuotomis laiko žymomis bei dokumentų ženklinimas elektroniniu spaudu.

El. dokumentų tikrinimas, įvertinant el. parašo bei el. spaudo galiojimą, o taip pat – pasirašiusiojo asmens tapatybės identifikavimas – svarbūs „saugikliai“, suteikiantys dar daugiau pasitikėjimo el. dokumentais.

Elektroninio parašo naudojimas dokumentams pasirašyti.

Turint prieigą prie interneto bei kvalifikuoto elektroninio parašo priemonę („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena) kartu su savimi, pasirašyti elektroninį dokumentą, prisijungus prie „Elpako“ sistemos, galima bet kuriuo metu, nepriklausomai nuo buvimo vietos. Taip, tvarkyti svarbius reikalus galima ne tik sėdint tvankiame biure, bet ir…šiltuose kraštuose už kelių tūkstančių kilometrų! O, prireikus partnerio parašo, tereikia jam išsiųsti daugiašalio pasirašymo kvietimą.

Elektroninis parašas, lyginant su pasirašytais popieriniais dokumentais, užtikrina didesnį saugumą. Identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę yra paprasta, o bet kokie pakeitimai, kurie yra atliekami pasirašytuose elektroniniuose dokumentuose, yra pastebimi.

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu nereikalauja išskirtinių žinių ar įgūdžių. Leidžia išvengti dokumentų spausdinimo, archyvavimo bei kitų, nuo popierinių dokumentų neatsiejamų darbų (vadinasi, taupo laiką, pinigus ir…medžius!). Dokumentų, pasirašytų el. parašu, juridinė galia identiška įprastam parašui ranka, lengva identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę. Taip pat tai – efektyvi prevencinė priemonė nuo nesąžiningų asmenų kėslų: bet koks pakeitimas, atliktas dokumente, pasirašytame el. parašu, nepraslysta pro akis.

Argumentų, dėl kurių reikėtų pagaliau pasiryžti atsisakyti atgyvenusios „,makulatūros“, iš tiesų netrūksta, ar ne?

Kokių formatų dokumentus galima įkelti į sistemą pasirašymui?

Į „Elpako“ sistemą pasirašymui kvalifikuotu elektroniniu parašu gali būti įkeliami įvairių formatų elektroniniai dokumentai (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC), ne didesni nei 200 MB. Tai – populiariausi, dažniausiai biuruose naudojami formatai, tad nereikia papildomai rūpintis dokumentų konvertavimu.

PDF dokumentai

PDF dokumentas – tai elektroninis dokumentas, į kurį yra įterpiamas elektroninis parašas. Tai – populiariausias elektroninių dokumentų formatas ne tik Lietuvoje, bet ir kitose Europos Sąjungos šalyse.

PDF-LT dokumentai

PDF-LT dokumentas – tai Lietuviška PDF elektroninių dokumentų atmaina, kuri yra papildyta įvairiais galimais metaduomenimis. Pavyzdžiui, kas yra autorius, koks jo registracijos numeris ir pan. Šią specifikaciją patvirtino Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir šio formato dokumentus privalo priimti visos įstaigos.

ADOC dokumentai

ADOC formatas – tai vadinamieji „konteineriniai“ dokumentai, kuriuos dažniausiai naudoja Lietuvos valstybinės institucijos. Tai – aplankas, kuriame yra talpinamas ne tik pagrindinis dokumentas, bet ir įvairių formatų (pavyzdžiui, .docx, .xlsx, .jpeg, .pdf ir kiti) priedai. Vienas el. parašas, o ne kiekvieno atskiro dokumento pasirašymas: tai – pagrindinis ADOC formato privalumas, padedantis sutaupyti dar daugiau laiko.

ASiC dokumentai

ASiC formato dokumentas – kitose Europos Sąjungos šalyse naudojamas elektroninio dokumento formatas. Šio tipo dokumentas, kaip ir ADOC, gali savyje talpinti kelis failus už kuriuos yra pasirašoma. Rengiant tokio tipo dokumentą, reikėtų išsiaiškinti ar gavėjas šio tipo dokumentą galės priimti, nes ne visos šalys šiuos dokumentus geba perskaityti ir tvarkyti.

Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu

Sukate galvą, kaip pasirašyti Mobile-ID (mobiliu parašu) ar kitomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis? Tiesiog įkelkite elektroninį dokumentą į „Elpako“ sistemą ir, vadovaudamiesi paprastomis instrukcijomis, atlikite norimą veiksmą. Elektroninis dokumentų pasirašymas su „Elpako“– visiškai elementari, greita procedūra, nesukelsianti problemų net ir visiškai „žaliems“ el. parašo naudotojams.

Fiziniams asmenims, susiduriantiems su nedideliu kiekiu elektroninių dokumentų, siūlome galimybę nemokamai pasirašyti iki 5 dokumentų per mėnesį, o taip pat pasinaudoti kitomis, su elektroninių dokumentų apdorojimu susijusiomis paslaugomis. Juridiniams asmenims, užsisakiusiems API integracijos sprendimą verslui, prieinama dar didesnė funkcijų įvairovė.

Elektroninis dokumentų pasirašymas per „Elpako“ gali būti atliekamas su visomis, šiuo metu Lietuvoje prieinamomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis („Smart–ID“ programėlė, Mibile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).

Kaip peržiūrėti pasirašytą elektroninį dokumentą?

Jei, pavyzdžiui, PDF dokumentų atidarymas jokių problemų dažniausiai nesukelia (užtenka tiesiog porą kartų spragtelėti pelės klavišu ant failo), tai ADOC peržiūra gali sukelti daugiau klausimų. Tik ne „Elpako“ vartotojams! Peržiūrėti įvairaus formato dokumentus, įkeltus į mūsų sistemą, gali net ir neregistruoti vartotojai (iki 5 nemokamų dokumentų peržiūrų per mėnesį), o, prisijungus, prieinamos ir papildomos galimybės.

Ką galiu daryti su pasirašytu elektroniniu dokumentu? 

Elektroninių dokumentų pasirašymas – tik viena iš paslaugų, siūloma fiziniams ir juridiniams „Elpako“ naudotojams. Įvairių funkcijų, susijusių su elektroniniais dokumentais, įvairovė paverčia šiuos dar naudingesniu įrankiu, tvarkant verslo ar asmeninius reikalus.

Daugiašalis pasirašymas

Rengiant sutartis bei kitus elektroninius dokumentus,  kuriuose yra privalomi visų susijusių pusių parašai, aktuali paslauga – daugiašalis pasirašymas. Kitam suinteresuotam asmeniui, pavyzdžiui, klientui ar verslo partneriui, nusiunčiamas kvietimas pasirašyti dokumentą, o, šiam pasirašius, dokumento savininkas apie tai informuojamas automatiniu pranešimu. Tai – galimybė, padedanti sutaupyti dar daugiau visiems vertingo laiko bei paspartinanti įvairius procesus.

Atsisiųsti pasirašytą dokumentą

Mūsų sistemoje pasirašytą elektroninį dokumentą paprasta atsisiųsti į savo kompiuterį ar kitą įrenginį, o šio kopiją, esančią asmeninėje „Elpako“ vartotojo paskyroje, galima palikti saugoti arba pašalinti.  Jei dokumentas saugomas kompiuteryje, būtina pasirūpinti atsargine kopija. „Debesijos“ paslaugos, specializuotos dokumentų valdymo sistemos ar, kalbant apie įmones, vidinis tinklas: galimybių, kaip saugiai laikyti elektroninius dokumentus, šiandien yra ne viena.

Saugoti dokumentą „Elpako“ sistemoje

Vartotojams, nenorintiems sukti galvos dėl svarbios informacijos saugumo bei vertinantiems  paslaugų kompleksiškumą, prieinama galimybė pasinaudoti ilgalaikiu elektroninių dokumentų saugojimu „Elpako“ sistemoje.

Asmenims, nusprendusiems savo elektroninius dokumentus laikyti kitose sistemose, gali būti naudingas „Elpako“ siūlomas dokumentų paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui. Tai – procedūra, užtikrinanti elektroninio dokumento galiojimą ir juridinį teisėtumą net ir tada, kai pasibaigia kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikato galiojimo laikas.

Elektroninių dokumentų pasirašymo ir tikrinimo paslauga, „Elpako“ teikiama fiziniams ir juridiniams asmenims. Tai greita ir patogi galimybė įsitikinti elektroninių dokumentų funkcionalumu bei saugumu.  

Elektroninių dokumentų sudarymo ypatumai

Visa informacija, susijusi su elektroninių dokumentų sudarymo ypatumais, yra išsamiai aptariama Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakyme dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo. Be eilės įvairių reikalavimų, susijusių su elektroninių dokumentų rengimo tvarka, pažymima, jog elektroninių dokumentų tvirtinimui, pasirašymui ir, jei reikia, jų suderinimui su kitais juridiniais asmenimis, turi būti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas.  

Elektroninių dokumentų pasirašymas

Dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu – paslauga, kurią savo vartotojams siūlome išbandyti tiesiog dabar!  Nesvarbu, Jums aktualu PDF pasirašymas elektroniniu parašu ar kito formato (ADOC, PDF-LT, ASiC) elektroninių dokumentų pasirašymas: su „ׅElpako“ ši procedūra bus greita ir paprasta, net atliekant tai pirmą kartą. Fiziniams asmenims, užsiregistravusiems „Elpako“ sistemoje, elektroninių dokumentų pasirašymas yra nemokamas. Įmonėms, už patrauklią kainą užsisakiusioms API sprendimą verslui, siūlome naudotis ne tik neriboto kiekio elektroninių dokumentų pasirašymu, bet ir kitomis, su elektroniniais dokumentais susijusiomis paslaugomis, užtikrinančiomis skaitmeninių verslo procesų valdymo efektyvumą. Norint pasirašyti dokumentus per „Elpako“ sistemą, gali būti naudojama bet kuri, Lietuvoje galiojanti kvalifikuoto elektroninio parašo priemonė („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).

Elektroninių dokumentų peržiūra ir tikrinimas

Elektroninių dokumentų peržiūra ir tikrinimas – kitos aktualios, su elektroniniais dokumentais susijusios paslaugos, prieinamos „Elpako“ vartotojams. Jei su elektroniniais dokumentais susiduriate retai ar tiesiog norite išbandyti mūsų sistemos funkcionalumą, per mėnesį nemokamai galite peržiūrėti iki 5 elektroninių dokumentų. Registruoti vartotojai dokumento peržiūros lange gali atlikti ir kitus reikiamus veiksmus, pavyzdžiui, išsiųsti kvietimą pasirašyti dokumentą kitam asmeniui (daugiašalis pasirašymas). Norėdami sužinoti, ar konkretus elektroninis dokumentas turi teisinę galią, pravartu pasinaudoti elektroninių dokumentų tikrinimo paslauga, apimančia dokumente esančių el. parašų, el. spaudų ir el. laiko žymų galiojimo patikrinimą. Dokumentų peržiūrai ir tikrinimui „Elpako“ sistemoje yra priimami įvairių formatų (PDF, PDF-LT, ASiC, ADOC dokumentai), dažniausiai naudojami elektroniniai dokumentai.  

Elektroninių dokumentų privalumai ir trūkumai

Elektroniniai dokumentai ir el. parašas – šiuolaikinis technologinis sprendimas, be kurio, jį išbandžius, savo kasdienių reikalų tvarkymo nebegali įsivaizduoti fiziniai asmenys bei įmonės, kasdien susiduriančios su dideliu informacijos kiekiu. Elektroniniai dokumentai leidžia efektyviai valdyti daug duomenų su gerokai mažesniais žmogiškųjų išteklių bei finansiniais kaštais, o taip pat taupo laiką, kuris, tiek versle, tiek asmeniniame gyvenime, yra didelė vertybė. Ne mažiau svarbu, jog dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu suteikia nepriklausomybę vietos atžvilgiu. Net ir, pavyzdžiui, atostogaudami svečioje šalyje ar grįžę namo po darbo, galite akimirksniu pasirašyti svarbų dokumentą. Jūs ilsitės, o darbai juda į priekį!

Bet kokie pakeitimai, atliekami elektroniniuose dokumentuose, pasirašytuose el. parašu, yra matomi. Tad tai – efektyvus būdas išvengti galimo dokumentų klastojimo, sukčiavimo bei kitų nelegalių veiksmų. Galiausiai, mažiau popieriaus – mažiau medžių – švaresnė aplinka mums ir mūsų vaikams! Žinoma, kiekvienas procesas turi ir trūkumų, kurie gali „išlįsti“ tik eigoje. Tačiau, konkrečiai kalbant apie elektroninius dokumentus, pastaruosius išskirti būtų sudėtinga. Taip, kompiuteriai genda, tačiau, iš anksto pasirūpinus saugiu elektroninių dokumentų laikymu, dėl rizikos prarasti informaciją jaudintis nereikėtų: kur kas greičiau pradingsta popieriaus lapai. Taip, elektroniniai dokumentai priverčia mokytis naujų dalykų ar net, ypač kalbant apie vyresnius žmones, tampa savotišku psichologiniu šoku. Bet juk tobulėjimas tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime yra tik sveikintinas, ar ne? Juolab, jog laikas, kurio prireiks pažinčiai su elektroniniais dokumentais, jų sudarymo ir valdymo ypatumais, atsisakius „makulatūros“, netruks atsipirkti. Elektroninių dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai.