E. parašas: nauda savivaldybei ir jos švietimo įstaigoms
„Diegdami e. parašo sistemą susidūrėme su tam tikromis pradžios problemomis, – prisimena A. Andrijauskienė. – Vienos iš didžiausių problemų buvo supažindinti darbuotojus su e. parašo nauda, persitvarkyti darbų vykdymo eigą ir apmokyti darbuotojus naudotis nauja technologija, užtikrinant saugų e. parašo naudojimą. Tačiau, atsiradus daugiau patirties, šios problemos buvo įveiktos. Dabar galime pasidalinti savo patirtimi su kitomis savivaldybėmis ir padėti joms pradėti naudoti e. parašą sklandžiau.“
Ji teigia, kad ėmus naudoti e. parašą savivaldybės procesuose įvyko daug pasikeitimų. Dabar visi rengiami dokumentai gali būti greičiau ir efektyviau tvarkomi elektroniniu būdu, o tai leidžia paspartinti administracines procedūras. E. parašas taip pat leidžia mažinti išlaidas spausdinimui ir dokumentų perdavimui, pašto išlaidoms, taupomas darbuotojų laikas, kurį jie gali skirti svarbesnėms užduotims vietoje to, kad ruoštų dokumentus, juos spausdintų, skenuotų, siųstų ir pan. Šiandien taip pat aktualu, kad darbuotojui, esant poreikiui, sudaroma galimybė dirbti iš namų ar kitos vietos.
„Be to, piliečiai, įstaigų ir verslo atstovai taip pat gali pateikti dokumentus elektroniniu būdu neišeidami iš namų ar biurų ir taupyti savo laiką, – e. parašo teikiamas naudas toliau vardija Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja. – Naudodami e. parašą mes suteikiame galimybę interesantams greičiau ir patogiau pateikti dokumentus bei prašymus. Taip taupomas jų laikas, nes nebūtina lankytis savivaldybėje. Be to, e. parašo naudojimas padidina dokumentų saugumą ir mažina sukčiavimo galimybę. Tai naudinga ne tik mums, bet ir mūsų klientams, kurie gali būti tikri, kad jų duomenys yra saugūs.“
Andrijauskienė taip pat akcentuoja, kad e. parašas yra labai naudingas ir Visagino mokinių registravimo sistemoje.
„Mūsų patirtis su nauja Visagino mokinių registravimo sistema naudojant e. parašą yra labai teigiama. Jis leidžia mums efektyviai ir saugiai tvarkyti mokinių registracijos dokumentus bei prašymus. Tai supaprastino procesą, leido greičiau atlikti reikiamus veiksmus ir sumažino biurokratinę naštą tiek mūsų darbuotojams, tiek mokinių tėvams. Be to, e. parašo naudojimas padidina duomenų saugumą, todėl mes ir mūsų klientai jaučiamės saugiau. Tai tikrai buvo mums naudinga ir tikimės, kad toks sprendimas ateityje bus dar plačiau taikomas kituose savivaldybės procesuose“, – neabejoja Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja.
Anot jos, e. parašo ir tuo pačiu e. dokumentų rengimas leido pasinaudoti vienu didžiausių privalumų – sukurti raštinių sistemą, kurią savivaldybė turi galimybę naudotis bendrai su savivaldybės biudžetinėmis ir viešosiomis įstaigomis. Šiuo būdu keitimasis e. dokumentais yra didelė nauda, nes didina dokumentų sudarymo saugumą.
Paulius Jonikas, e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas, primena, kad e. parašas yra skaitmeninis būdas patvirtinti asmens tapatybę ar sutikimą su tam tikru dokumentu ar informacija. Savivaldybės, švietimo ir kitos įstaigos gali naudoti e. parašą tam, kad efektyviau ir patogiau tvarkytų dokumentus bei procesus.
Pavyzdžiui, e. parašas leidžia greičiau patvirtinti arba pasirašyti dokumentus, nereikalingas fizinis dokumentų perkėlimas ir laukimas. Taip pasirašytus dokumentus paprasčiau administruoti, mažėja biurokratinių procesų, nes nereikia jų spausdinti, skenuoti ar pasirašinėti ranka. Taip pat aktualu, kad taupomas laikas ir resursai, nes naudojant e. parašą išvengiama gaišaties dokumentams pervežti ar persiųsti.
„Šiandien ypač svarbu akcentuoti ir saugumą bei patikimumą: e. parašai gali būti užtikrinti šifravimu ir kitais saugumo mechanizmais, kad dokumentai būtų saugūs ir neklastoti. Taip pat naudinga, kad taip pasirašyti dokumentai lengvai prieinami ir turi nuolatinę prieigos kontrolės galimybę: elektroninę informaciją ir dokumentus galima lengvai pasiekti ir tvarkyti elektroniniu būdu bet kada ir iš bet kur, turint tinkamą įrangą ir prieigą prie tinklo, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas. – Ne paskutinėje vietoje ir aplinkosauga – e. parašas prisideda prie tvarios praktikos, nes nebereikia spausdinti ir naudoti popieriaus dokumentams pasirašyti. Taigi, e. parašas gali pagerinti efektyvumą, saugumą, aplinkos tvarumą ir prieinamumą švietimo ir kitose įstaigose bei prisidėti prie sklandesnio administravimo ir procesų optimizavimo.“
Jonikas atskleidžia, kad yra daugybė dokumentų, kuriuos, naudodamos e. parašą, švietimo įstaigos teikia arba gali teikti elektroniniu būdu ir pasirašyti e. parašu. Tai, pavyzdžiui, priėmimas į mokykla ar darželį, kompensacija už darželius, mokinių atleidimas nuo pamokų, mokymosi dienų pateisinimas dėl ligos, pažyma dėl pamokų pateisinimo, maitinimo, socialinės paramos skyrimas, įvairių nuostatų patvirtinimas, mokinio charakteristikos pateikimas. Naudodamos e. parašą įstaigos taip pat tvarko vidinius dokumentus, pavyzdžiui, projektus, šildymo ir kitų komunalinių paslaugų sutarčių sudarymą, mokinių pavežėjimo sutartis, darbuotojų įdarbinimą, specialistų atestacijas, metodinės veiklos patvirtinimą, komandiruočių išlaidas, viešuosius pirkimus, tvarkos aprašus, bendradarbiavimo sutartis.
E. parašas gali būti naudojamas ir masiniam pasirašinėjimui.
„E. parašo masiniai veiksmai arba masiniai e. parašai yra būdas pasirašyti daugybę elektroninių dokumentų arba transakcijų tuo pačiu metu naudojant vieną ar kelias bendras e. parašo raktų poras. Tai yra naudinga, kai organizacijos arba verslo subjektai turi tvirtinti didelį skaičių dokumentų, pavyzdžiui, sutartis, sąskaitas, susitarimus ar kitus e. įrašus, be to, reikalingas jų teisinis pripažinimas ir saugumas“, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas.
Jis primena, kad dokumento autentiškumui ir kilmei įrodyti taip pat naudojamas ir e. spaudas. Tai tik juridiniams asmenims išduodama elektroninių dokumentų patikimumo užtikrinimo priemonė. E. spaudą galima laikyti įprasto įmonės antspaudo elektronine atmaina, nors šios technologijos panaudojimo galimybės yra gerokai platesnės, o viena vertingiausių – galimybė automatizuoti ir efektyvinti procesus. Pavyzdžiui, siunčiant pranešimus klientams, pasirašant posėdžių ar susitikimų protokolus, sutartis, teikiant komercinius pasiūlymus ar išankstinio apmokėjimo sąskaitas, pildant deklaracijas valstybės institucijoms, skaitmenizuojant popierinius dokumentus ir kt. Beje, e. spaudas leidžia siųsti ir apdoroti dokumentus automatizuotai – technologija pilnai integruojama į verslo informacines sistemas ir leidžia saugiai pasirašyti didelius e. dokumentų kiekius, todėl taupo ir laiką, ir lėšas.
Žinotina, kad kvalifikuoti e. parašai ir e. spaudai turi juridinę teisinę galią, jų negalima atsisakyti pripažinti, jie tinka naudoti kaip įrodymas teismo procese, pripažįstami kitose valstybėse.
„ZebraDoc“ – šuolis į išmanų ir lankstų e. paslaugų teikimą
Europos Komisijos paviešintas 2021 m. skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės indeksas parodė, kad vidutiniškai 75% svarbių gyvenimui administracinių procesų visose Europos Sąjungos (ES) narėse galima atlikti internetu, o Estijoje, Liuksemburge ir Maltoje – net daugiau nei 90%, Lietuvoje – per 80%. Ir nors per 84% ES gyventojų reguliariai naudojosi internetu, tik šiek tiek daugiau nei pusė jų internetu bendravo su valdžios institucijomis ir naudojosi viešosiomis e. paslaugomis.
To priežasčių įvardijama pačių įvairiausių: organizacijų paslaugomis naudojamasi mažai, nes skaitmeniniu būdu jos neprieinamos, naudotis nepatogu, neaišku, trūksta nuoseklumo, sudėtingos procedūros ir t. t. Menkas gyventojų naudojamasis e. paslaugomis sunkina ir pačių savivaldybių darbuotojų darbą. Taigi, nepasinaudojus e. paslaugų teikiamomis galimybėmis nukenčia ir gyventojų patogumas bei aptarnavimo operatyvumas, ir daugiau darbo atsiranda organizacijų darbuotojams.
Procesų automatizavimui – viena platforma
„Šioms problemoms spręsti ir organizacijose, ir įmonėse yra sukurtas patogus įrankis – „ZebraDoc“. Tai moderni „no code“ e. paslaugų teikimo platforma, su kuria organizacijos ir įmonės gali skaitmenizuoti paslaugas ir automatizuoti vidinius darbo procesus. Su ja organizacijos darbuotojai gali patys savarankiškai konstruoti paslaugų užsakymus, surinkti ir apdoroti informaciją, tvarkyti dokumentus, pasirašyti juos e. parašu ir gauti mokėjimus“, – pasakoja Redas Laukys, „ZebraDoc“ projekto vadovas.
Jis akcentuoja, kad, pavyzdžiui, „ZebraDoc“ e. paslaugų platforma leidžia vienoje vietoje pateikti informaciją apie visas savivaldybės teikiamas paslaugas ir gyventojams, ir verslui, ir svečiams. Šioje platformoje galima patogiai integruoti visų rūšių savivaldybės e. paslaugas. Tai reiškia, kad pasitelkus „ZebraDoc“ savivaldybė savo gyventojams, o verslas – savo klientams suteiks daugiau laisvės ir galimybių naudotis paslaugomis iš bet kur ir bet kada.
Anot jo, pavyzdžiui, savivaldybės, kurių teikiamos paslaugos iš tiesų aktualios visiems gyventojams, gali gauti naudos iš skaitmeninės transformacijos tapdamos išradingesnės, efektyvesnės ir gebančios geriau reaguoti į besikeičiančias gyvenimo sąlygas bei gyventojų poreikius.
Integruojasi su savivaldybių turima sistema
„Pasitelkę „ZebraDoc“ e. paslaugų platformą savivaldybės užtikrina efektyvų paslaugų teikimą savo gyventojams, verslui ir svečiams, didina paslaugų prieinamumą ir skaidrumą“, – tikina R. Laukys.
Valstybės ir savivaldybės įstaigose teikiamų e. paslaugų statistika rodo, kad 2022 m. pradžioje 76,4% įstaigų sudarė galimybę parsisiųsti įvairias dokumentų formas, 49,1% – grąžinti jas užpildytas. 59,1% įstaigų nurodė, kad dalį paslaugų teikia elektroniniu būdu (2020 m. pradžioje atitinkamai – 71,4, 47,3, 47,3%). Beje, didelė tikimybė, kad prašymų formų atsisiuntimas, pildymas ir pateikimas vyksta e. paštu, pildant „Word“ dokumentą. O tai piliečiui yra ne itin patogu, reikalauja daug veiksmų, kelia stresą ir klaidų tikimybę palyginti su sprendimu, jei formos būtų pildomos internete specialioje platformoje, kuri gali iš karto tikrinti, ar pildoma teisingai.
„Su „ZebraDoc“ visas formas galima pateikti internetu ir visas jas iš karto grąžinti užpildytas e. būdu, – teigia R. Laukys. – „ZebraDoc“ integruojasi su organizacijų turimomis dokumentų valdymo, personalo ir kitomis veiklos valdymo informacinėmis sistemomis, todėl labai patogu surinktus dokumentus naudoti organizacijos procesuose arba perduoti juos vykdymui ar saugojimui vienoje vietoje kartu su kitais dokumentais.“
Skaitmenizavimas be programavimo
Jis taip pat atkreipia dėmesį, jog kurdami „ZebraDoc“ siekė pasiūlyti galimybę, kad jos naudotojai be programavimo galėtų skaitmenizuoti ir automatizuoti savo organizacijos ar įmonės veiklos procesus.
Su „ZebraDoc“ galima lanksčiai ir lengvai kurti visas e. paslaugas tiek organizacijų klientams, tiek jų darbuotojams. Pavyzdžiui, su Paslaugų portalo konstruktoriumi galima kurti e. paslaugas, jų katalogus ir vykdymo procesus, pridėti mokėjimus, autentifikavimą ir e. parašą, stebėti ir valdyti paslaugų užsakymus. Darbuotojų Savitarnos portalo konstruktorius įgalina kurti darbuotojų teikiamų prašymų ir gaunamų administracinių užduočių e. formas, konstruoti organizacijos savitarnos procesų eigą, stebėti ir analizuoti darbuotojų savitarnos procesus.
Organizacijoms, norinčioms pagerinti savo darbuotojų pasitenkinimą, supaprastinti administracinius vidaus procesus bei komunikaciją, sukurtas „ZebraDoc“ Darbuotojų savitarnos konstruktorius. Tai verslo įmonių ypač vertinamas įrankis, skirtas įgalinti įmonės darbuotojus savarankiškai valdyti ir gauti savo individualią informaciją, prašymus, laiką ir užduotis. Darbuotojų Savitarnos portalas padeda taupyti darbuotojų laiką, mažinti klaidų kiekį ir užtikrinti administracinių dokumentų bei procesų tvarkymą laiku.
Patogu ir tai, kad „ZebraDoc“ paslauga pasiekiama e. būdu bet kuriuo laiku, ja iš bet kur ir bet kada patogu naudotis kompiuteryje, planšetėje ar telefone, ji skaitmenizuoja dokumentus ir automatizuoja procesus, darbuotojas viską randa vienoje vietoje, o tai efektyvina darbus ir mažina klaidų tikimybę. Ypač svarbu, kad „ZebraDoc“ technologijos užtikrina kibernetinį saugumą, garantuoja duomenų apsaugą pagal BDAR reikalavimus ir atitikimą tarptautiniams ISO standartams, naudoja patikimas autentifikavimo priemones. „ZebraDoc“ e. dokumentams pasirašyti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas ir tikrinimo paslauga „Elpako“.
Ir specializuoti sprendimai
Veiklos procesams skaitmenizuoti ir automatizuoti be programavimo sukurtas „ZebraDoc“ siūlo ir specializuotus sprendimus organizacijoms bei įmonėms pagal jų veiklos pobūdį, o taip pat pagal profesijas ar naudojimo atvejus. Galima rasti specializuotų sprendimų savivaldybėms, kolegijoms ir universitetams, logistikos įmonėms, o taip pat advokatams, buhalteriams ir auditoriams ar vertimų specialistams, specialiai paslaugų užsakymo ar informacijos surinkimo e. dokumentams rengti.
Beje, integruotas Elektroninių paslaugų platformas (EPS) turi tik aštuonios šalies savivaldybės. Savo paslaugų platformas sukūrė ir vysto Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ir Šiaulių miestų savivaldybės, o „ZebraDoc“ pagrindu sukurtomis platformomis jau naudojasi Jonavos, Klaipėdos, Marijampolės ir Utenos raj. savivaldybės.
Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”
Daugiau informacijos apie produktą galite sužinoti apsilankę www.zebradoc.lt
E. parašas: nauda valstybiniam sektoriui ir jo paslaugomis besinaudojančiam gyventojui
Ir Lietuvos, ir kitų šalių gyventojų požiūris į e. parašą per pastaruosius keletą metų gerokai keitėsi. Ryšių reguliavimo tarnyba karantino metu Lietuvoje stebėjo labai išaugusį e. parašo naudojimą įvairiose sistemose, skirtose pasirašyti e. dokumentus kvalifikuotu e. parašu. Nuo 2020 m. e. parašu pasirašomų dokumentų skaičius, palyginti su įprastu per savaitę pasirašomų dokumentų skaičiumi, vidutiniškai išaugo 70%, o kai kuriose sistemose – net 120%.
„Šiandien e. parašai yra svarbi mūsų kasdienybės dalis. Apie 32% šalies gyventojų jau naudojasi e. parašais, tačiau nemažai žmonių dar nesusipažinę su šia technologija ir mano, kad ji sudėtinga bei nepasinaudoja jos teikiamais privalumais“, – teigia Paulius Jonikas, „Elpako“ vadovas.
Kasdienėms asmeninėms ir verslo paslaugoms
Pirmiausia jis atkreipia dėmesį, kad naudodamiesi e. parašu galime atlikti kone visus kasdienius reikalus ir asmeniniame gyvenime, ir darbe.
Pvz., prisijungę prie savo e. bankininkystės sistemos e. parašu galime patvirtinti atliekamas pinigines operacijas. E. parašas taip pat naudojamas prisijungti prie įvairių valstybės įstaigų sistemų ir daugumą paslaugų gauti greitai bei patogiai, pvz., Valstybinės mokesčių inspekcijos, „Sodros“, Registrų centro, E. sveikatos ir kt. Šiandien už komunalines paslaugas taip pat greitai ir patogiai dauguma mokame prisijungę prie įvairių paslaugų teikėjų savitarnos sistemų. Nepamainomu įrankiu ir šioje situacijoje tampa e. parašas.
„Tai labai svarbu žinant, kokios eilės įprastai būna minėtų įstaigų fiziniuose padaliniuose“, – atkreipia dėmesį „Elpako“ vadovas.
Atvėrė dideles galimybes
Valstybės institucijos ir organizacijos Lietuvoje jau daugelį metų naudoja e. parašą, ypač administracinių procesų optimizavimui ir efektyvesniam dokumentų tvarkymui. E. parašas yra naudojamas teikiant ir gaunant viešąsias paslaugas, taip pat valstybiniuose pirkimuose ir kitose svarbiose viešose procedūrose.
E. parašo teisinis reglamentavimas Lietuvoje atvėrė dideles jo taikymo galimybes viešojo ir privataus sektoriaus veikloje – tai galimybė fiziniams ir juridiniams asmenims bendrauti su viešojo sektoriaus įstaigomis e. būdu: pateikti prašymą, skundą, paklausimą ir kt.
E. parašas gali būti naudojamas ne tik e. dokumentams pasirašyti, bet ir pritaikytas e. paslaugų teikimui bei gavimui. Pvz., su e. parašu elektroniniu būdu galima registruoti individualią įmonę ir uždarąją akcinę bendrovę, asociaciją ir viešąją įstaigą, juridinio asmens duomenų ir dokumentų pakeitimus Registrų centro e. paslaugų sistemose, o Viešųjų pirkimų tarnyba naudodama Centrinę viešųjų pirkimų informacinę sistemą užtikrina galimybę teikti e. pasiūlymus, pasirašytus saugiu e. parašu.
„Kaip vieną svarbesnių e. parašo taikymo pavyzdžių reikėtų paminėti 2011 m. ministro pirmininko tarnybos sprendimą visus teisės aktus bei kitus dokumentus pasirašinėti e. parašu. Tai reiškia, kad aukščiausios valdžios institucijos sutinka, jog e. parašo taikymas užtikrina ir greitesnį procesų vykdymą, ir duomenų saugumą“, – e. parašo istoriją primena „Elpako“ vadovas.
Dabar e. parašą savo veikloje jau naudoja svarbiausios valdžios institucijos: Seimo kanceliarija, Vyriausybė, Generalinė prokuratūra, teismai, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir kt.
Ar valstybiniame lygmenyje e. parašas patikimas?
E. pasirašymo paslaugų ekspertas atkreipia dėmesį, kad valstybės institucijos dažnai naudoja e. parašą dėl to, kad jis suteikia teisinės galios ir saugumo duomenų apdorojimo procesams. E. parašas yra saugus būdas identifikuoti ir patvirtinti dokumentų autentiškumą ir autorystę, taip pat užtikrinti dokumentų vientisumą ir jų saugumą.
Be to, valstybės institucijos dažnai naudoja patikrintas e. paslaugas, kurios yra susijusios su kvalifikuotu e. parašu. Jis užtikrina, kad dokumentai yra saugūs ir autentiški, o procesas yra patikimas ir skaidrus. Tai svarbu valstybės institucijoms, nes jos dažnai tvarko svarbius dokumentus, kurie yra susiję su viešuoju interesu ir teisių apsauga.
„Taigi, valstybės institucijos naudoja e. parašą kaip patikimą būdą užtikrinti teisinę galiojimą, saugumą ir patikimumą, o kvalifikuotas e. parašas yra pagrindinis saugumo elementas, užtikrinantis dokumentų autentiškumą ir autorystę“, – konstatuoja P. Jonikas.
Nauda gyventojui
E. parašas suteikia daug naudos savivaldybių gyventojams. Ši saugi technologija suteikia galimybę greitai ir efektyviai tvarkyti dokumentus, gauti viešąsias paslaugas bei sumažinti laiko ir pinigų sąnaudas.
Viena iš didžiausių e. parašo naudų – patogumas. Gyventojams nereikia keliauti į savivaldybės biurus ir laukti eilėse, kad galėtų pateikti dokumentus ar gauti viešąsias paslaugas. E. parašas suteikia galimybę tai padaryti patogiai ir greitai iš savo namų ar biuro internetu.
Kitas svarbus pranašumas – lengvumas. E. parašą lengva naudoti, reikia vos kelių paspaudimų kompiuterio klaviatūroje ar telefono ekrane. Praktika rodo, kad net jei gyventojas neturi e. parašo naudojimo patirties, jis greitai ir lengvai gali jį pasitelkti be papildomų pastangų ar išlaidų.
Pasitikėjimas – dar vienas pranašumas, kurį suteikia e. parašas. Ši technologija užtikrina didesnį duomenų ir asmeninių informacijų saugumą, nes e. parašas yra saugiau užtikrinamas nei popierinis.
Kaip dar labiau integruoti e. pasirašymą?
„Naujos „Elpako“ siūlomos paslaugos apima ne tik standartinius e. parašo ir asmens identifikavimo sprendimus, bet ir daugybę kitų funkcijų, kurios padeda dar patogiau aptarnauti klientus ir paspartina procesus. Pvz., be programavimo perkelti popierinius dokumentus į e. paslaugas, komunikuoti su klientais savitarnos sistemoje, prašyti jų pildyti dokumentus ar formas nuotoliniu būdu, gauti apmokėjimus ir pasirašyti e. parašu“, – pasakoja e. pasirašymo paslaugų ekspertas.
„Elpako“ paslaugos gali būti naudingos valstybės institucijoms, siekiančioms praplėsti savo e. paslaugų spektrą, padidinti jų pasiekiamumą ir suteikti dar daugiau naudų gyventojams. Jos lengvai naudojamos, o įmonė teikia reikiamą mokymą ir palaikymą, kad visi galėtų greitai ir patogiai pradėti naudoti šias paslaugas.
„Tai yra vienas iš būdų, kaip valstybės institucijos gali dar labiau tobulėti ir tapti patogesnės gyventojams, pasiūlydamos modernias ir patikimas paslaugas, kurias būtų patogu naudoti bet kuriuo metu ir bet kur“, – teigia P. Jonikas.
Keletas e. parašo faktų
2000 m. buvo priimtas Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas, kuris įtvirtino e. parašo teisinę reikšmę šalyje ir nustatė jo taikymo tvarką. Pagal 2021 m. „European eGovernment Services Status Report“ duomenis, e. parašo naudojimo rodikliai Lietuvoje, Latvijoje ir Estijoje yra panašūs: Lietuvoje 58% valdžios institucijų teikiamų e. paslaugų reikalauja e. parašo, o jo naudojimo lygis siekia 79%, Latvijoje, atitinkamai, – 49% ir 63%, Estijoje – 53% ir 84%.
Ir Europos Komisijos, ir „Forrester Research“ atlikto tyrimo duomenimis, naudojant e. parašą, dokumentų pasirašymas gali būti atliktas iki 80% greičiau, be to, jis padeda sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti procesų efektyvumą. Tyrimai rodo, kad įmonių, kurios naudoja e. parašą, pelnas gali padidėti iki 8%.
„Verslo žinių” straipsnis: E. parašas: nauda valstybiniam sektoriui ir jo paslaugomis besinaudojančiam gyventojui
Koks geriausias elektroninio parašo partneris jūsų verslui?
Elektroninio parašo teikėjai
Žemiau išvardintos kvalifikuoto elektroninio parašo rūšys, šiuo metu galiojančios Lietuvoje ir jų teikėjai.
- Mobile-ID mobilusis parašas, kurį gali išduoti mobiliojo ryšio operatoriai (teikėjai – UAB „Bitė Lietuva“, AB „Telia Lietuva“, UAB „Tele2“).
- Smart–ID kvalifikuoto parašo programėlė (teikėjas – „SK Solutions“).
- USB laikmena su elektroniniu parašu (teikėjai – VĮ „Registrų centras“)
- Elektroninė tapatybės kortelė su elektroniniu parašu (teikėjas – Asmens dokumentų išrašymo centras prie Lietuvos Respublikos Vidaus reikalų ministerijos).
Kriterijai, padedantys pasirinkti elektroninio parašo sprendimų partnerį
Paprastai tariant, el. parašas – tai priemonė, skirta asmens tapatybės patvirtinimui. Visgi, norint naudotis elektroniniu parašu, nepakanka šio įsigyti: aktualu specialios internetinės platformos, teikiančios su juo susijusias paslaugas.
Išskyrėme esminius kriterijus, kuriais derėtų vadovautis, renkantis geriausią partnerį šioje srityje.
Tinkamumas Jūsų verslo poreikiams
Platformoje naudojami asmens tapatybės identifikacijos būdai, skirtingi paslaugų planai, orientuoti į individualius poreikius: ar tai, ką siūlo konkretus paslaugų teikėjas, atitinka Jūsų verslo poreikius? Natūralu, jog, mokėdami už paslaugą, turite gauti geriausią sprendimą, nesvarbu, apie kokią sritį būtų kalbama. Ne išimtis – ir el. parašas.
Elektroninis parašas ir jo naudojimas – aukščiausio saugumo lygio
Norint, jog elektroninio parašo juridinė galia prilygtų „tradiciniam“, ranka padėtam parašui, šis turi atitikti eIDAS reikalavimus, kurie apibrėžia el. parašų naudojimo tvarką visos ES mastu. Įsitikinkite, jog platforma, kuriomis paslaugomis ketinate naudotis, teikia kvalifikuoto el. parašo paslaugas: eIDAS patikimų paslaugų teikėjų sąrašas.
Apie platformos patikimumą ir teikiamų paslaugų saugumą „pasufleruoti“ gali ir paslaugos teikėjo internetinėje svetainėje nurodytą informacija, susijusi su ISO vadybos standarto sertifikatu. Taip pat – žinomi prekių ženklai, besinaudojantys konkrečios platformos siūlomais el. parašo sprendimais.
Partnerio platforma – patogi naudotis
Natūralu, jog kvalifikuotas elektroninis parašas ir jo naudojimo subtilybės neretam asmeniui gali kelti vienokių ar kitokių klausimų. Partnerio, teikiančio el. parašo sprendimus, platforma turi veikti taip, jog visi tie neaiškumai išnyktų! Rinkitės tas el. parašo sistemas, kuriomis naudojantis, reikiamus veiksmus atliksite greitai ir paprastai. Tai aktualu tiek Jums ir Jūsų darbuotojams, tiek partneriams ir klientams.
Patogi savitarnos sistema ir API integracija – vieni iš sprendimų, leidžiančių naudotis el. parašo galimybėmis daug paprasčiau.
Dokumentų pasirašymo galimybės užsienyje
Vienas iš neabejotinai svarbių el. parašo privalumų – galimybė tvarkyti savo asmeninius ir verslo reikalus nepriklausomai nuo fizinės buvimo vietos. Įsitikinkite, ar platforma, kurios paslaugomis ketinate naudotis, numato dokumentų pasirašymo el. parašu galimybę užsienyje.
Prireikus, teikiamas klientų aptarnavimas
Klientų aptarnavimo kokybė ir greitis – kriterijus, aktualus kalbant apie visas paslaugas. Jūsų partneris turi operatyviai ir profesionaliai reaguoti į kiekvienam klientui iškilusias problemas, susijusias su el. parašu ir el. dokumentais. Taip pat gebėti pasiūlyti geriausią el. parašo sprendimą, atitinkantį individualius verslo poreikius.
Turi verslui pritaikytas sistemas
Kvalifikuotas elektroninis parašas, įprastai tapatinamas tiesiog su el. dokumento pasirašymu – ne vienintelė paslauga, kurios, kalbant apie el. dokumentus, gali prireikti verslui. Geriausias techninis sprendimas verslui – API integracija, apimanti galimybę pasirašyti įvairių formatų el. dokumentus, juos saugoti, peržiūrėti, tikrinti, naudotis daugiašalio pasirašymo galimybe, skirtingu darbuotojų prieinamumo prie dokumentų lygiu ir kitomis, su el. dokumentais susijusiomis, verslui aktualiomis paslaugomis.
Kodėl reikėtų rinktis „Elpako“ savo verslo partneriu?
„Elpako“ – patikimas el. parašo paslaugas verslui teikiantis partneris, išpildantis visus aptartus kriterijus. Bendradarbiaudami su mumis, galėsite būti tikri dėl savo duomenų saugumo. Visus reikiamus el. dokumentus bei kitus, su jais susijusius veiksmu, naudodamiesi mūsų platforma, atliksite greitai ir paprastai. Galėsite pasirinkti geriausiai individualius poreikius atitinkančiu planu ir džiaugtis optimaliausia el. parašo paslaugų kaina.
Savo poreikius aptarkite su profesionalu – kontaktai.
Komandinis el. parašo funkcionalumas
Verslui skirtas planas „Komandoms“
Šiuo planu besinaudojančių darbuotojų skaičius nėra ribojamas, tad tai – neabejotinai geriausias pasirinkimas tiek nedideliems verslams, turintiems vos porą darbuotojų, tiek stambioms įmonėms, sudarytoms iš atskirų padalinių. Planas „Komandoms“ skirtas ne tik elektroninių dokumentų pasirašymui, bet ir leidžia visiems turintiems asmenims dirbti su ta pačia informacija. Tokiu būdu ne tik išvengiama „sugedusio telefono“ situacijos, kai perduodama netiksli pavėluota informacija, bet ir gerokai išauga darbų efektyvumas. Pavyzdžiui, užuot nešiojamus dokumentus po visą biurą ir laukus, kol juos pasirašys kiekvienas asmuo, dokumentų pasirašymas el. parašu šį procesą gerokai pagreitina ir supaprastina.
Lyginant su kitais mūsų planais („Nemokamas“ ir „Asmeninis“), planas „Komandoms“ daugiausiai, net 40 nemokamų el. parašų kiekvienam komandos nariui per mėnesį. Viršijus šį limitą, dokumentų pasirašymas kainuos vos 0,30 ct už vieną parašą. Elektroninių tikrinimas bei įkeliamų dokumentų dokumentų vieta nėra ribojami.
Be funkcijų, suteikiamų su kitais planais (ADOC, PDF, PDF-LT, ASIC formatų dokumentų pasirašymas el. parašu, dokumentų paieška, kvietimo dokumentą pasirašyti kitam asmeniui), planas „Komandoms“ galimybėmis, orientuotis į produktyvų komandinį darbą: dokumento veiksmų istorija , priminimai apie pasirašymą, bendra sąskaita komandai, bendras komandos dokumentų valdymas.
Pagrindinės komandinio elektroninio pasirašymo funkcijos
Dokumento veiksmų istorija
Aiškinti kolegai, ką ir kokius pakeitimus nustato viename ar kitame dokumente – tolygus to paties darbo atlikimui du kartus ir, sutikite, yra tiesiog laiko šviesimas. Dokumentų veiksmų istorija – plano „Komandoms“ funkcija, kuria galite naudotis, matysite, kurkite dokumentą Jūsų komandos narys ar Jūs pats ir, remdamiesi šia informacija, galite tęsti darbą.
Priminimai apie pasirašymą
Direktorius, užsikrovęs darbai, jau kelios dienos neprisiruošia pasirašyti Jūsų atostogų prašymo? Tiesiog pasinaudokite priminimo apie dokumento pasirašymą ir net neabejojame, kad vadovo el. parašas netrukus atsidurs ant Jums aktualaus dokumento. Tai – tik pats elementariausias, kaip ši funkcija gali pagreitinti pavyzdį procesus. O, kaip žinia, verslo pasaulyje laikas – pinigai.
Bendra sąskaita komandai
Užsisakius šį planą, yra paruošiama bendra sąskaita visai komandai, o ne kiekvienam jos nariui atskirai. Vadinasi, buhalteris ar kitas asmuo, atsakingas už įmonės mokesčius, iš karto gali ją apmokėti, o ne laukti, kol kiekvienas darbuotojas atsiųs savo individualią sąskaitą. Taip, išvengiant nereikalingų darbų, taupomas brangus kiekvieną dirbančiojo laikas.
Bendras komandos dokumentų valdymas
Visi komandos nariai gali dirbti su tais pačiais dokumentais (pavyzdžiui, sutartys, sąskaitos, prašymai, projektai ir pan.), bet vadovas ar kitos komandos komandos administravimas kiekvienam jų gali suteikti visokias teises. Pavyzdžiui, vienos komandos narys gali turėti teisę tik peržiūrėti el. dokumentus, kitus – dokumentus redaguoti, tvirtinti el. parašu, koreguoti, dalintis su kitais komandos nariais ir kita.
Jei dar to nepadarėte, užsisakykite planą „ Komandoms “ jau dabar ir paverskite savo komandinį darbą veiksmingesniu ir rezultatyvesniu procesu!
Efektyvus elektroninių dokumentų valdymas 2023 metais
Visgi, nusprendus užbaigti popierinių dokumentų „erą“ savo biure, nepakanka susipažinti su sąvoka „ADOC formatas“ ir išsiaiškinti, kaip atliekamas ADOC atidarymas. Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu ir jį reglamentuojantys teisės aktai yra reguliariai atnaujinami, papildomi, o tai įpareigoja nuolat domėtis aktualiomis naujovėmis. Vadinasi, tiek įmonės administracijos darbuotojai, tiesiogiai dirbantys su elektroniniais dokumentais, tiek ir, žinoma, pats šiuolaikinės įmonės vadovas, privalo būti nusiteikę nuolatiniam pokyčių sekimui ir tobulėjimui.
„ׅElpako“ siūlomi API sprendimai įmonėms, kurie taip pat atnaujinami atsižvelgiant į pokyčius, susijusius su el. parašo ir elektroninių dokumentų reglamentavimu, šiuolaikinio verslo procesus leis valdyti dar efektyviau.
Naujovės, susijusios su elektroniniais dokumentais.
Daugiausia pokyčių, susijusių su elektroniniais dokumentais ir el. parašu, įvyko 2016 m., Europos Parlamentui ir Tarybai priėmus „eIDAS“ reglamentą, pakeitusį iki tol galiojusią 1993-ųjų metų Europos Bendrijos direktyvą dėl elektroninio parašo reguliavimo. Viena iš svarbiausių naujovių, įtvirtintų minėtu dokumentu – panaikinta galimybė dokumentus el. parašu pasirašyti juridiniams asmenims, paliekant šį tik fiziniams. Juridiniai asmenys gali naudoti elektroninių spaudų sertifikatus, skirtus dokumente esančių duomenų kilmės ir vientisumo užtikrinimui.
Viena „šviežiausių“ naujovių, susijusi su elektroniniais dokumentais, įsigaliosianti nuo 2023-ių metų sausio 1d. – Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas „Dėl skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“. Šiame naujame įsakyme išsamiai aptariami skaitmeninių dokumentų perdavimo reikalavimai bei skaitmeninių dokumentų perdavimo ir priėmimo tvarka.
API sprendimai įmonėms. Panaudojimo galimybės.
„Elpako“ siūlomi API sprendimai įmonėms atveria plačias darbo su elektroniniais dokumentais galimybes, prisidedančias prie verslo procesų valdymo efektyvumo. Mūsų registruoti vartotojai gali sudaryti bei kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti visų populiariausių formatų (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC) dokumentus, juos peržiūrėti ar atlikti kitus aktualus veiksnius, pavyzdžiui, pasinaudoti daugiašalio pasirašymo galimybe. Skamba neįtikėtinai: suderinti susitikimo laiką dėl įprastų parašų suraitymo užtrukdavo ilgiau, nei, kelioms pusėms pasirašyti dokumentą el. parašu!
Vartotojams, norintiems, jog elektroninis dokumentas turėtų juridinę galią ir pasibaigus kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikatui, siūlome el. dokumentų paruošimo ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui paslaugą, taip pat – el. parašų ženklinimą kvalifikuotomis laiko žymomis bei dokumentų ženklinimas elektroniniu spaudu.
El. dokumentų tikrinimas, įvertinant el. parašo bei el. spaudo galiojimą, o taip pat – pasirašiusiojo asmens tapatybės identifikavimas – svarbūs „saugikliai“, suteikiantys dar daugiau pasitikėjimo el. dokumentais.
Elektroninio parašo naudojimas dokumentams pasirašyti.
Turint prieigą prie interneto bei kvalifikuoto elektroninio parašo priemonę („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena) kartu su savimi, pasirašyti elektroninį dokumentą, prisijungus prie „Elpako“ sistemos, galima bet kuriuo metu, nepriklausomai nuo buvimo vietos. Taip, tvarkyti svarbius reikalus galima ne tik sėdint tvankiame biure, bet ir…šiltuose kraštuose už kelių tūkstančių kilometrų! O, prireikus partnerio parašo, tereikia jam išsiųsti daugiašalio pasirašymo kvietimą.
Elektroninis parašas, lyginant su pasirašytais popieriniais dokumentais, užtikrina didesnį saugumą. Identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę yra paprasta, o bet kokie pakeitimai, kurie yra atliekami pasirašytuose elektroniniuose dokumentuose, yra pastebimi.
Kaip paprastai pasirašyti elektroninius dokumentus per „Elpako“?
Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu nereikalauja išskirtinių žinių ar įgūdžių. Leidžia išvengti dokumentų spausdinimo, archyvavimo bei kitų, nuo popierinių dokumentų neatsiejamų darbų (vadinasi, taupo laiką, pinigus ir…medžius!). Dokumentų, pasirašytų el. parašu, juridinė galia identiška įprastam parašui ranka, lengva identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę. Taip pat tai – efektyvi prevencinė priemonė nuo nesąžiningų asmenų kėslų: bet koks pakeitimas, atliktas dokumente, pasirašytame el. parašu, nepraslysta pro akis.
Argumentų, dėl kurių reikėtų pagaliau pasiryžti atsisakyti atgyvenusios „,makulatūros“, iš tiesų netrūksta, ar ne?
Kokių formatų dokumentus galima įkelti į sistemą pasirašymui?
Į „Elpako“ sistemą pasirašymui kvalifikuotu elektroniniu parašu gali būti įkeliami įvairių formatų elektroniniai dokumentai (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC), ne didesni nei 200 MB. Tai – populiariausi, dažniausiai biuruose naudojami formatai, tad nereikia papildomai rūpintis dokumentų konvertavimu.
PDF dokumentai
PDF dokumentas – tai elektroninis dokumentas, į kurį yra įterpiamas elektroninis parašas. Tai – populiariausias elektroninių dokumentų formatas ne tik Lietuvoje, bet ir kitose Europos Sąjungos šalyse.
PDF-LT dokumentai
PDF-LT dokumentas – tai Lietuviška PDF elektroninių dokumentų atmaina, kuri yra papildyta įvairiais galimais metaduomenimis. Pavyzdžiui, kas yra autorius, koks jo registracijos numeris ir pan. Šią specifikaciją patvirtino Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir šio formato dokumentus privalo priimti visos įstaigos.
ADOC dokumentai
ADOC formatas – tai vadinamieji „konteineriniai“ dokumentai, kuriuos dažniausiai naudoja Lietuvos valstybinės institucijos. Tai – aplankas, kuriame yra talpinamas ne tik pagrindinis dokumentas, bet ir įvairių formatų (pavyzdžiui, .docx, .xlsx, .jpeg, .pdf ir kiti) priedai. Vienas el. parašas, o ne kiekvieno atskiro dokumento pasirašymas: tai – pagrindinis ADOC formato privalumas, padedantis sutaupyti dar daugiau laiko.
ASiC dokumentai
ASiC formato dokumentas – kitose Europos Sąjungos šalyse naudojamas elektroninio dokumento formatas. Šio tipo dokumentas, kaip ir ADOC, gali savyje talpinti kelis failus už kuriuos yra pasirašoma. Rengiant tokio tipo dokumentą, reikėtų išsiaiškinti ar gavėjas šio tipo dokumentą galės priimti, nes ne visos šalys šiuos dokumentus geba perskaityti ir tvarkyti.
Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu
Sukate galvą, kaip pasirašyti Mobile-ID (mobiliu parašu) ar kitomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis? Tiesiog įkelkite elektroninį dokumentą į „Elpako“ sistemą ir, vadovaudamiesi paprastomis instrukcijomis, atlikite norimą veiksmą. Elektroninis dokumentų pasirašymas su „Elpako“– visiškai elementari, greita procedūra, nesukelsianti problemų net ir visiškai „žaliems“ el. parašo naudotojams.
Fiziniams asmenims, susiduriantiems su nedideliu kiekiu elektroninių dokumentų, siūlome galimybę nemokamai pasirašyti iki 5 dokumentų per mėnesį, o taip pat pasinaudoti kitomis, su elektroninių dokumentų apdorojimu susijusiomis paslaugomis. Juridiniams asmenims, užsisakiusiems API integracijos sprendimą verslui, prieinama dar didesnė funkcijų įvairovė.
Elektroninis dokumentų pasirašymas per „Elpako“ gali būti atliekamas su visomis, šiuo metu Lietuvoje prieinamomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis („Smart–ID“ programėlė, Mibile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).
Kaip peržiūrėti pasirašytą elektroninį dokumentą?
Jei, pavyzdžiui, PDF dokumentų atidarymas jokių problemų dažniausiai nesukelia (užtenka tiesiog porą kartų spragtelėti pelės klavišu ant failo), tai ADOC peržiūra gali sukelti daugiau klausimų. Tik ne „Elpako“ vartotojams! Peržiūrėti įvairaus formato dokumentus, įkeltus į mūsų sistemą, gali net ir neregistruoti vartotojai (iki 5 nemokamų dokumentų peržiūrų per mėnesį), o, prisijungus, prieinamos ir papildomos galimybės.
Ką galiu daryti su pasirašytu elektroniniu dokumentu?
Elektroninių dokumentų pasirašymas – tik viena iš paslaugų, siūloma fiziniams ir juridiniams „Elpako“ naudotojams. Įvairių funkcijų, susijusių su elektroniniais dokumentais, įvairovė paverčia šiuos dar naudingesniu įrankiu, tvarkant verslo ar asmeninius reikalus.
Daugiašalis pasirašymas
Rengiant sutartis bei kitus elektroninius dokumentus, kuriuose yra privalomi visų susijusių pusių parašai, aktuali paslauga – daugiašalis pasirašymas. Kitam suinteresuotam asmeniui, pavyzdžiui, klientui ar verslo partneriui, nusiunčiamas kvietimas pasirašyti dokumentą, o, šiam pasirašius, dokumento savininkas apie tai informuojamas automatiniu pranešimu. Tai – galimybė, padedanti sutaupyti dar daugiau visiems vertingo laiko bei paspartinanti įvairius procesus.
Atsisiųsti pasirašytą dokumentą
Mūsų sistemoje pasirašytą elektroninį dokumentą paprasta atsisiųsti į savo kompiuterį ar kitą įrenginį, o šio kopiją, esančią asmeninėje „Elpako“ vartotojo paskyroje, galima palikti saugoti arba pašalinti. Jei dokumentas saugomas kompiuteryje, būtina pasirūpinti atsargine kopija. „Debesijos“ paslaugos, specializuotos dokumentų valdymo sistemos ar, kalbant apie įmones, vidinis tinklas: galimybių, kaip saugiai laikyti elektroninius dokumentus, šiandien yra ne viena.
Saugoti dokumentą „Elpako“ sistemoje
Vartotojams, nenorintiems sukti galvos dėl svarbios informacijos saugumo bei vertinantiems paslaugų kompleksiškumą, prieinama galimybė pasinaudoti ilgalaikiu elektroninių dokumentų saugojimu „Elpako“ sistemoje.
Asmenims, nusprendusiems savo elektroninius dokumentus laikyti kitose sistemose, gali būti naudingas „Elpako“ siūlomas dokumentų paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui. Tai – procedūra, užtikrinanti elektroninio dokumento galiojimą ir juridinį teisėtumą net ir tada, kai pasibaigia kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikato galiojimo laikas.
Sužinokite viską apie elektroninius dokumentus
Elektroninių dokumentų pasirašymo ir tikrinimo paslauga, „Elpako“ teikiama fiziniams ir juridiniams asmenims. Tai greita ir patogi galimybė įsitikinti elektroninių dokumentų funkcionalumu bei saugumu.
Elektroninių dokumentų sudarymo ypatumai
Visa informacija, susijusi su elektroninių dokumentų sudarymo ypatumais, yra išsamiai aptariama Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakyme dėl elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo. Be eilės įvairių reikalavimų, susijusių su elektroninių dokumentų rengimo tvarka, pažymima, jog elektroninių dokumentų tvirtinimui, pasirašymui ir, jei reikia, jų suderinimui su kitais juridiniais asmenimis, turi būti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas.
Elektroninių dokumentų pasirašymas
Dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu – paslauga, kurią savo vartotojams siūlome išbandyti tiesiog dabar! Nesvarbu, Jums aktualu PDF pasirašymas elektroniniu parašu ar kito formato (ADOC, PDF-LT, ASiC) elektroninių dokumentų pasirašymas: su „ׅElpako“ ši procedūra bus greita ir paprasta, net atliekant tai pirmą kartą. Fiziniams asmenims, užsiregistravusiems „Elpako“ sistemoje, elektroninių dokumentų pasirašymas yra nemokamas. Įmonėms, už patrauklią kainą užsisakiusioms API sprendimą verslui, siūlome naudotis ne tik neriboto kiekio elektroninių dokumentų pasirašymu, bet ir kitomis, su elektroniniais dokumentais susijusiomis paslaugomis, užtikrinančiomis skaitmeninių verslo procesų valdymo efektyvumą. Norint pasirašyti dokumentus per „Elpako“ sistemą, gali būti naudojama bet kuri, Lietuvoje galiojanti kvalifikuoto elektroninio parašo priemonė („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).
Elektroninių dokumentų peržiūra ir tikrinimas
Elektroninių dokumentų peržiūra ir tikrinimas – kitos aktualios, su elektroniniais dokumentais susijusios paslaugos, prieinamos „Elpako“ vartotojams. Jei su elektroniniais dokumentais susiduriate retai ar tiesiog norite išbandyti mūsų sistemos funkcionalumą, per mėnesį nemokamai galite peržiūrėti iki 5 elektroninių dokumentų. Registruoti vartotojai dokumento peržiūros lange gali atlikti ir kitus reikiamus veiksmus, pavyzdžiui, išsiųsti kvietimą pasirašyti dokumentą kitam asmeniui (daugiašalis pasirašymas). Norėdami sužinoti, ar konkretus elektroninis dokumentas turi teisinę galią, pravartu pasinaudoti elektroninių dokumentų tikrinimo paslauga, apimančia dokumente esančių el. parašų, el. spaudų ir el. laiko žymų galiojimo patikrinimą. Dokumentų peržiūrai ir tikrinimui „Elpako“ sistemoje yra priimami įvairių formatų (PDF, PDF-LT, ASiC, ADOC dokumentai), dažniausiai naudojami elektroniniai dokumentai.
Elektroninių dokumentų privalumai ir trūkumai
Elektroniniai dokumentai ir el. parašas – šiuolaikinis technologinis sprendimas, be kurio, jį išbandžius, savo kasdienių reikalų tvarkymo nebegali įsivaizduoti fiziniai asmenys bei įmonės, kasdien susiduriančios su dideliu informacijos kiekiu. Elektroniniai dokumentai leidžia efektyviai valdyti daug duomenų su gerokai mažesniais žmogiškųjų išteklių bei finansiniais kaštais, o taip pat taupo laiką, kuris, tiek versle, tiek asmeniniame gyvenime, yra didelė vertybė. Ne mažiau svarbu, jog dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu suteikia nepriklausomybę vietos atžvilgiu. Net ir, pavyzdžiui, atostogaudami svečioje šalyje ar grįžę namo po darbo, galite akimirksniu pasirašyti svarbų dokumentą. Jūs ilsitės, o darbai juda į priekį!
Bet kokie pakeitimai, atliekami elektroniniuose dokumentuose, pasirašytuose el. parašu, yra matomi. Tad tai – efektyvus būdas išvengti galimo dokumentų klastojimo, sukčiavimo bei kitų nelegalių veiksmų. Galiausiai, mažiau popieriaus – mažiau medžių – švaresnė aplinka mums ir mūsų vaikams! Žinoma, kiekvienas procesas turi ir trūkumų, kurie gali „išlįsti“ tik eigoje. Tačiau, konkrečiai kalbant apie elektroninius dokumentus, pastaruosius išskirti būtų sudėtinga. Taip, kompiuteriai genda, tačiau, iš anksto pasirūpinus saugiu elektroninių dokumentų laikymu, dėl rizikos prarasti informaciją jaudintis nereikėtų: kur kas greičiau pradingsta popieriaus lapai. Taip, elektroniniai dokumentai priverčia mokytis naujų dalykų ar net, ypač kalbant apie vyresnius žmones, tampa savotišku psichologiniu šoku. Bet juk tobulėjimas tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime yra tik sveikintinas, ar ne? Juolab, jog laikas, kurio prireiks pažinčiai su elektroniniais dokumentais, jų sudarymo ir valdymo ypatumais, atsisakius „makulatūros“, netruks atsipirkti. Elektroninių dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai.