Rokas Jašinskas, verslo plėtros vadybininkas

Kvalifikuotas elektroninis parašas

Pradėkime nuo kvalifikuoto elektroninio parašo, kuris turi keletą esminių privalumų.

• Teisinė galia: Elektroniniai parašai, kuriuos naudojame, yra pripažinti visoje Europos Sąjungoje pagal eIDAS reglamentą. Tai reiškia, kad kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pat teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas. Taigi, galite būti ramūs dėl savo dokumentų teisėtumo ir patikimumo.
• Saugumas: Kvalifikuoti elektroniniai parašai užtikrina aukščiausią saugumo lygį. Kai pasirašote elektroniniu parašu, naudojami pažangūs algoritmai sukuria unikalų skaitmeninį kodą, kuris patvirtina jūsų dokumento autentiškumą. Šis kodas sukuriamas naudojant privatų raktą, kurį saugote tik jūs. Pasirašant, kodas automatiškai įterpiamas į dokumentą kartu su vardu, pasirašymo data ir laiku. Jei kas nors bandytų pakeisti dokumentą po pasirašymo, parašas taptų nebegaliojantis. Tai reiškia, kad jūsų elektroninis parašas visada bus saugus ir tik jūsų.
• Integracija: Elektroninį parašą galite lengvai integruoti į jau naudojamas dokumentų valdymo sistemas, todėl nereikės pergalvoti viso savo darbo proceso. Su Elpako parengta sąsaja arba API, sujungti turimas sistemas su elektroninio pasirašymo sprendimu yra tikrai paprasta. Be to, galite naudoti Elpako internetinę aplikaciją, kuri leidžia patogiai ir greitai pasirašyti dokumentus internetu – bet kur ir bet kada.

• Nauda: Elektroniniai parašai suteikia galimybę pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu, visiškai be fizinio kontakto. Tai ne tik patogu, bet ir ypač svarbu tarptautiniam verslui ar dirbant nuotoliniu būdu. Greitis ir saugumas yra prioritetai, todėl elektroniniai parašai padeda žymiai sutrumpinti dokumentų pasirašymo laiką – nereikia laukti, kol dokumentai bus išsiųsti paštu ar derinti susitikimų su pasirašančiais asmenimis. Be to, tai padeda sumažinti administracines sąnaudas, nes nebereikia spausdinti, saugoti ir transportuoti popierinių dokumentų.
• Papildomos galimybės: Be viso to, mūsų Elpako kvalifikuoto pasirašymo sistema turi dar keletą naudingų funkcijų, tokias kaip tapatybės autentifikavimas. Ši funkcija yra itin naudinga savitarnos sistemose, registruojantis ir prisijungiant. Papildomai elektroninis parašas gali būti integruotas į verslo procesus kartu su elektroninių spaudų tvirtinimu, dokumentų saugojimu ir archyvavimu bei el. parašų ir el. spaudų tikrinimu.

Biometrinis parašas

Biometrinis parašas – tai kita pažangi technologija, turinti savo specifinius privalumus.

• Teisinė galia: Pagal eIDAS reglamentą biometrinis parašas atitinka pažangaus elektroninio parašo reikalavimus visoje Europos Sąjungoje ir Lietuvoje yra teisiškai prilyginamas ranka pasirašytam parašui. Jis yra unikalus kiekvienam asmeniui, todėl galima patikimai identifikuoti pasirašantįjį. Be to, biometrinių duomenų suderinamumas su aukštais ISO standartais užtikrina jų patikimumą teisinių ginčų atveju. Parašo duomenys yra šifruoti, todėl jų neįmanoma pakeisti ar suklastoti, o dokumento ir parašo vientisumas yra garantuojamas.
• Saugumas: Pasirašyti dokumentus naudojant biometrinį parašą yra tikrai saugu ir patogu. Viskas vyksta skaitmeniniu būdu – naudojant planšetę ir rašiklį. Kai pasirašote, surenkami jūsų unikalūs rašymo judesiai: rašiklio palinkimo kampai, spaudimo jėga, pagreičiai. Visi šie duomenys yra užšifruojami ir saugomi dokumente, todėl galite būti ramūs, kad jūsų parašas yra saugus. Be to, Elpako papildomai apsaugo biometrinius parašus naudodama elektroninius spaudus ir kvalifikuotas laiko žymas.

• Integracija: Naudotis biometriniu parašu yra labai paprasta. Administratorius naudoja Elpako interneto aplikaciją savo kompiuteryje, o kiekvienoje pasirašymui naudojamoje planšetėje turi būti įdiegta ta pati programėlė. Tai leidžia pasirašyti dokumentus be sudėtingų integracijų. Elpako aplikacijoje galima saugoti pasirašytus dokumentus ir dokumentų šablonus. Jei norite sujungti savo dokumentų ar veiklos valdymo sistemą su biometriniu parašu, galite tai padaryti per API.
• Nauda: Biometrinis parašas tikrai palengvina klientų aptarnavimą. Įsivaizduokite – jūsų klientai gali pasirašyti dokumentus tiesiai ant planšetės ekrano, ir vos po kelių akimirkų gauti el. laišką su pasirašytais dokumentais. Tai ne tik taupo laiką, bet ir resursus, be to, pagerina bendrą klientų patirtį. Šis sprendimas ypač praverčia registratūrose, klientų aptarnavimo skyriuose ir mobiliuosiuose aptarnavimo taškuose.
• Papildomos galimybės: Elpako biometrinio parašo aplikacija turi ir keletą papildomų funkcijų, kurios tikrai palengvina kasdienį darbą. Pavyzdžiui, galite sukurti dokumentų šablonus su iš anksto paruoštais pildomais laukais, todėl dokumentų rengimas tampa dar greitesnis. Be to, asistavimo režimas leidžia darbuotojui stebėti, kaip klientas pildo dokumentą realiu laiku. Tai reiškia, kad jei klientui prireiktų pagalbos, darbuotojas gali iš karto įsikišti ir padėti, kad visi duomenys būtų įvesti teisingai. Tai ne tik padidina darbo efektyvumą, bet ir sumažina klaidų tikimybę, todėl visi procesai vyksta sklandžiau.

Kuri technologija geriau tinka jūsų verslui?

Abi šios technologijos turi savo stiprybių, tačiau pasirinkimas priklauso nuo jūsų verslo poreikių. Jei jūsų veikla orientuota į tiesioginį klientų aptarnavimą, biometrinis parašas gali būti geresnis pasirinkimas dėl savo patogumo. Jei dirbate nuotoliniu būdu arba teikiate paslaugas internetu, kvalifikuotas elektroninis parašas gali būti tinkamesnis sprendimas.

Siekiant užtikrinti lankstumą ir patenkinti įvairius įmonės poreikius, galima naudoti abi technologijas. Pavyzdžiui, dalis dokumentų gali būti pasirašoma internetu, naudojant kvalifikuotą elektroninį parašą, kuris užtikrina teisinę apsaugą ir pripažinimą, o kita dalis – tiesiogiai klientų aptarnavimo vietose, naudojant biometrinį parašą, kuris pasižymi greitumu ir patogumu. Tokiu būdu įmonės gali lanksčiai derinti abi technologijas, atsižvelgdamos į konkrečias situacijas ir poreikius.

Sprendžiant, kuris parašų būdas yra tinkamesnis jūsų verslui, svarbu įvertinti savo veiklos specifiką, klientų aptarnavimo poreikius ir dokumentų valdymo reikalavimus.

Jei turite klausimų arba norite sužinoti daugiau apie šiuos sprendimus, kreipkitės į mane, Roką Jašinską, telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected]. Esu pasiruošęs atsakyti į visus jūsų klausimus.

Pavyzdžiui, atėjus į gydymo įstaigą, paciento informacija yra tvarkoma skaitmeninėse ligos kortelėse, tačiau sutikimai dėl operacijų ar procedūrų apmokėjimo dokumentai vis dar pasirašomi ranka. Dėl šios priežasties Biometrinis parašas tampa ypatingai svarbia technologija, leidžiančia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir užtikrinti, kad visi procesai vyktų skaitmeninėje erdvėje.

Biometrinio parašo panaudojimas

Elpako Biometrinis parašas skirtas gyvam klientų aptarnavimui, suteikiant galimybę pasirašyti dokumentus ant planšečių. Ši platforma ne tik užtikrina aukštą teisinę apsaugą, bet ir gerokai pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Klientai gali patogiai ir greitai pasirašyti dokumentus bet kurioje vietoje, nesvarbu ar tai būtų viešoji įstaiga su klientų aptarnavimo skyriumi, draudimo brokerio kabinetas ar pasirašomas saulės elektrinių sumontavimo pridavimo aktas. Naudodami Elpako Biometrinį parašą, galite visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir pereiti prie skaitmeninių procesų.

Technologijos savybės ir privalumai

Biometrinis parašas – tai skaitmeninis dokumentų pasirašymo būdas, kurio metu naudojama planšetė ir jos rašiklis. Pasirašymo metu surenkami unikalūs asmens rašymo judesių duomenys, kurie apima rašiklio palinkimo kampus, spaudimo jėgą ir pagreičius, kurie yra užšifruojami ir saugomi dokumente. Tokiu būdu užtikrinamas aukštas saugumo lygis ir teisinė apsauga​. Elpako Biometrinis parašas atitinka ISO/IEC 19794-7:2021 ir eIDAS reglamento reikalavimus, o tai garantuoja patikimumą ir teisėtumą visoje Europos Sąjungoje.

Svarbu suprasti, kad Lietuvoje dažnai pasitaiko atvejų, kai elektroninio pasirašymo būdas tėra tik parašo paveikslėlio įkėlimas, o ne tikras elektroninis parašas. Toks parašo paveikslėlis negali būti autentifikuotas kaip priklausantis konkrečiam asmeniui ir neturi jokios teisinės galios. Tuo tarpu Elpako Biometrinis parašas užtikrina aukštą saugumo lygį, nes pasirašymo metu surenkami grafometriniai asmens duomenys. Kilus abejonėms dėl klastojimo ar ginčui, teismo ekspertizės centras gali atlikti grafometrinę ekspertizę ir įvertinti parašo validumą. Toks pasirašymo būdas yra teisiškai galiojantis ir yra vertinamas kaip ranka pasirašytas parašas.

Daugiau nei parašas

Elpako komanda sukūrė itin kruopščiai apgalvotą platformą, kuri ne tik leidžia rinkti Biometrinius parašus, bet ir užtikrina aukščiausios kokybės aptarnavimą jūsų klientams. Šis sprendimas yra sukurtas atsižvelgiant į realius kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria įmonės klientų aptarnavimo procesuose, todėl platforma siūlo patogias ir reikalingas funkcijas. Jos padeda optimizuoti darbo procesus, palengvina dokumentų valdymą ir pagerina klientų patirtį kiekviename sąlytyje su įmone.

Papildomos funkcijos:

Dokumentų šablonų kūrimas
Elpako platforma leidžia lengvai ir greitai kurti dokumentų šablonus, kuriuose galite integruoti pildomus laukus, turinčius skirtingas reikšmes ir kuriuos galima individualiai konfigūruoti. Šie laukai į dokumentą įterpiami vilkimo būdu, suteikiant galimybę juos lengvai pritaikyti pagal  poreikius. Tai reiškia, kad kiekvienas dokumento šablonas gali būti pritaikytas konkretiems atvejams, užtikrinant maksimalų patogumą​.

Asistavimo režimas
Asistavimo režimas apima galimybę dirbti su vienu dokumentu, kuris rodomas dviejuose nepriklausomuose ekranuose. Tai leidžia tiesiogiai pildyti duomenis administratoriui ir klientui, užtikrinant sklandų ir efektyvų bendradarbiavimą. Dokumento pildymo procesą lydi vedlio animacija, kuri padeda klientui suprasti pildymo etapus ir užtikrina sklandų informacijos įvedimą. Šios funkcijos užtikrina, kad klientai visada būtų informuoti apie kiekvieną žingsnį ir galėtų lengvai pildyti dokumentus​.

Veikia visose planšetėse
Elpako Biometrinio parašo platforma veikia tiek bet kuriame planšetiniame kompiuteryje su elektroniniu rašikliu, tiek išmaniuosiuose telefonuose ir reikalauja tik interneto ryšio. Platforma palaiko operacines sistemas Android, Windows, iOS ir Linux, todėl ji yra suderinama su įvairiais įrenginiais, nepriklausomai nuo gamintojo ar techninių parametrų. Be to, yra galimybė keisti planšetės užsklandos foną, kad jis atitiktų organizacijos vizualinį stilių, užtikrinant profesionalų ir patrauklų aptarnavimo centrų įvaizdį kiekviename klientų aptarnavimo žingsnyje.

Dokumentų saugykla
Suformuotas dokumentas saugomas Elpako duomenų saugykloje, kuri užtikrina saugų ir patikimą dokumentų saugojimą. Naudodami dirbtinį intelektą (DI), galite lengvai atlikti duomenų paiešką, taip pat integruoti saugojimo sprendimus su tokiais populiariais įrankiais kaip Google Drive, Dropbox, SharePoint ir kitomis sistemomis. Ši funkcija leidžia turėti visus reikalingus dokumentus vienoje vietoje ir greitai pasiekti juos bet kuriuo metu​.

API integracijos
Elpako suteikia plačias integracijos galimybes su kitomis sistemomis per API sąsają, leidžiančią efektyviai perduoti dokumentus ir duomenis. Galite lengvai integruoti Elpako Biometrinio parašo sprendimą su jau naudojamomis platformomis ir įrankiais, pavyzdžiui, su įvairiomis CRM sistemomis, dokumentų valdymo ar kitomis specializuotomis platformomis. Integracijos galimybės suteikia jums lankstumo ir efektyvumo, leisdamos optimizuoti darbo procesus ir padidinti veiklos našumą.

Elpako Biometrinio parašo platforma siūlo platų papildomų funkcijų spektrą, įskaitant:

• Skirtingi pasirašymo būdai: galimybė pasirašyti rašikliu, pirštu ar kompiuterio pele, taip pat naudoti įvairius specializuotus pasirašymo įrenginius.
• Kelių parašų palaikymas: kelių asmenų parašai ant vieno dokumento, įskaitant kvalifikuotus, pažangius ir Biometrinius parašus.
• Vartotojų ir rolių valdymas: galimybė priskirti skirtingas teises ir funkcijas skirtingiems vartotojams.
• Pasirašymo sesijų stebėjimas ir peržiūra: leidžia sekti pasirašymo procesus realiu laiku.
• Dokumentų archyvavimas: saugus ir patogus dokumentų archyvavimas.
• Dokumentų papildymas: galimybė tiesiogiai klientui pridėti nuotraukas ar papildomus dokumentus.
• Paslaugų pasirinkimas: klientai gali patogiai pasirinkti norimą paslaugą ar dokumentą tiesiogiai iš planšetės.
• PDF redagavimas: automatinis Adobe PDF pildomų laukų atpažinimas ir redagavimas.
• Antspaudavimas skaitmeniniu parašu ir laiko žymomis: užtikrina dokumentų autentiškumą ir nekintamumą.
• Geografinės vietos žymėjimas: padidina pasirašymo saugumą nurodant geografinę vietą.
• Audito įrašai ir ataskaitos: išsamūs audito įrašai ir ataskaitos, užtikrinantys atitiktį ir skaidrumą.
• Platformos pritaikymas: dizaino ir šrifto pritaikymas pagal organizacijos stilius, galimybė naudotis platforma įvairiomis kalbomis.
• Pritaikymas žmonėms su negalia: užtikrina, kad platforma būtų pasiekiama visiems vartotojams.
• Galimos kitos biometrinės integracijos: apima kitų biometrinių savybių, kaip balsas ar pirštų antspaudai, integracijos.

Elpako Biometrinis parašas yra inovatyvus sprendimas, padedantis organizacijoms žengti į toliau skaitmeninėje eroje. Suteikdamas aukštą saugumo užtikrinimą ir efektyvų dokumentų valdymą. Šis sprendimas ne tik padeda sumažinti sąnaudas, bet ir pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Integracija su įvairiomis sistemomis ir plačiomis pritaikymo galimybėmis daro Elpako Biometrinį parašą idealiu pasirinkimu bet kuriai organizacijai, siekiančiai skaitmenizuoti savo veiklą.

Kviečiame išbandyti demo versiją

Jei norite sužinoti daugiau apie Elpako Biometrinio parašo platformą, mūsų ekspertas Rokas ne tik atsakys į visus jūsų klausimus, bet ir supažindins jus su platformomis galimybėmis bei pateiks detalią informaciją apie kainodarą.

Be to, siūlome galimybę nemokamai išbandyti Elpako Biometrinio parašo platformą per 7 dienų demo laikotarpį. Tai puiki proga pamatyti, kaip platforma veikia realiomis sąlygomis ir kaip gali tobulinti darbo procesų bei klientų patirtį.

Norėdami susisiekti ir užsiregistruoti demo versijai, kreipkitės į eksporto plėtros vadybininką
Roką Jašinską, telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected]

„Diegdami e. parašo sistemą susidūrėme su tam tikromis pradžios problemomis, – prisimena A. Andrijauskienė. – Vienos iš didžiausių problemų buvo supažindinti darbuotojus su e. parašo nauda, persitvarkyti darbų vykdymo eigą ir apmokyti darbuotojus naudotis nauja technologija, užtikrinant saugų e. parašo naudojimą. Tačiau, atsiradus daugiau patirties, šios problemos buvo įveiktos. Dabar galime pasidalinti savo patirtimi su kitomis savivaldybėmis ir padėti joms pradėti naudoti e. parašą sklandžiau.“

Ji teigia, kad ėmus naudoti e. parašą savivaldybės procesuose įvyko daug pasikeitimų. Dabar visi rengiami dokumentai gali būti greičiau ir efektyviau tvarkomi elektroniniu būdu, o tai leidžia paspartinti administracines procedūras. E. parašas taip pat leidžia mažinti išlaidas spausdinimui ir dokumentų perdavimui, pašto išlaidoms, taupomas darbuotojų laikas, kurį jie gali skirti svarbesnėms užduotims vietoje to, kad ruoštų dokumentus, juos spausdintų, skenuotų, siųstų ir pan. Šiandien taip pat aktualu, kad darbuotojui, esant poreikiui, sudaroma galimybė dirbti iš namų ar kitos vietos.

„Be to, piliečiai, įstaigų ir verslo atstovai taip pat gali pateikti dokumentus elektroniniu būdu neišeidami iš namų ar biurų ir taupyti savo laiką, – e. parašo teikiamas naudas toliau vardija Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja. – Naudodami e. parašą mes suteikiame galimybę interesantams greičiau ir patogiau pateikti dokumentus bei prašymus. Taip taupomas jų laikas, nes nebūtina lankytis savivaldybėje. Be to, e. parašo naudojimas padidina dokumentų saugumą ir mažina sukčiavimo galimybę. Tai naudinga ne tik mums, bet ir mūsų klientams, kurie gali būti tikri, kad jų duomenys yra saugūs.“

Andrijauskienė taip pat akcentuoja, kad e. parašas yra labai naudingas ir Visagino mokinių registravimo sistemoje.

„Mūsų patirtis su nauja Visagino mokinių registravimo sistema naudojant e. parašą yra labai teigiama. Jis leidžia mums efektyviai ir saugiai tvarkyti mokinių registracijos dokumentus bei prašymus. Tai supaprastino procesą, leido greičiau atlikti reikiamus veiksmus ir sumažino biurokratinę naštą tiek mūsų darbuotojams, tiek mokinių tėvams. Be to, e. parašo naudojimas padidina duomenų saugumą, todėl mes ir mūsų klientai jaučiamės saugiau. Tai tikrai buvo mums naudinga ir tikimės, kad toks sprendimas ateityje bus dar plačiau taikomas kituose savivaldybės procesuose“, – neabejoja Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja.

Anot jos, e. parašo ir tuo pačiu e. dokumentų rengimas leido pasinaudoti vienu didžiausių privalumų – sukurti raštinių sistemą, kurią savivaldybė turi galimybę naudotis bendrai su savivaldybės biudžetinėmis ir viešosiomis įstaigomis. Šiuo būdu keitimasis e. dokumentais yra didelė nauda, nes didina dokumentų sudarymo saugumą.

Paulius Jonikas, e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas, primena, kad e. parašas yra skaitmeninis būdas patvirtinti asmens tapatybę ar sutikimą su tam tikru dokumentu ar informacija. Savivaldybės, švietimo ir kitos įstaigos gali naudoti e. parašą tam, kad efektyviau ir patogiau tvarkytų dokumentus bei procesus.

Pavyzdžiui, e. parašas leidžia greičiau patvirtinti arba pasirašyti dokumentus, nereikalingas fizinis dokumentų perkėlimas ir laukimas. Taip pasirašytus dokumentus paprasčiau administruoti, mažėja biurokratinių procesų, nes nereikia jų spausdinti, skenuoti ar pasirašinėti ranka. Taip pat aktualu, kad taupomas laikas ir resursai, nes naudojant e. parašą išvengiama gaišaties dokumentams pervežti ar persiųsti.

„Šiandien ypač svarbu akcentuoti ir saugumą bei patikimumą: e. parašai gali būti užtikrinti šifravimu ir kitais saugumo mechanizmais, kad dokumentai būtų saugūs ir neklastoti. Taip pat naudinga, kad taip pasirašyti dokumentai lengvai prieinami ir turi nuolatinę prieigos kontrolės galimybę: elektroninę informaciją ir dokumentus galima lengvai pasiekti ir tvarkyti elektroniniu būdu bet kada ir iš bet kur, turint tinkamą įrangą ir prieigą prie tinklo, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas. – Ne paskutinėje vietoje ir aplinkosauga – e. parašas prisideda prie tvarios praktikos, nes nebereikia spausdinti ir naudoti popieriaus dokumentams pasirašyti. Taigi, e. parašas gali pagerinti efektyvumą, saugumą, aplinkos tvarumą ir prieinamumą švietimo ir kitose įstaigose bei prisidėti prie sklandesnio administravimo ir procesų optimizavimo.“

Jonikas atskleidžia, kad yra daugybė dokumentų, kuriuos, naudodamos e. parašą, švietimo įstaigos teikia arba gali teikti elektroniniu būdu ir pasirašyti e. parašu. Tai, pavyzdžiui, priėmimas į mokykla ar darželį, kompensacija už darželius, mokinių atleidimas nuo pamokų, mokymosi dienų pateisinimas dėl ligos, pažyma dėl pamokų pateisinimo, maitinimo, socialinės paramos skyrimas, įvairių nuostatų patvirtinimas, mokinio charakteristikos pateikimas. Naudodamos e. parašą įstaigos taip pat tvarko vidinius dokumentus, pavyzdžiui, projektus, šildymo ir kitų komunalinių paslaugų sutarčių sudarymą, mokinių pavežėjimo sutartis, darbuotojų įdarbinimą, specialistų atestacijas, metodinės veiklos patvirtinimą, komandiruočių išlaidas, viešuosius pirkimus, tvarkos aprašus, bendradarbiavimo sutartis.

E. parašas gali būti naudojamas ir masiniam pasirašinėjimui.

„E. parašo masiniai veiksmai arba masiniai e. parašai yra būdas pasirašyti daugybę elektroninių dokumentų arba transakcijų tuo pačiu metu naudojant vieną ar kelias bendras e. parašo raktų poras. Tai yra naudinga, kai organizacijos arba verslo subjektai turi tvirtinti didelį skaičių dokumentų, pavyzdžiui, sutartis, sąskaitas, susitarimus ar kitus e. įrašus, be to, reikalingas jų teisinis pripažinimas ir saugumas“, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas.

Jis primena, kad dokumento autentiškumui ir kilmei įrodyti taip pat naudojamas ir e. spaudas. Tai tik juridiniams asmenims išduodama elektroninių dokumentų patikimumo užtikrinimo priemonė. E. spaudą galima laikyti įprasto įmonės antspaudo elektronine atmaina, nors šios technologijos panaudojimo galimybės yra gerokai platesnės, o viena vertingiausių – galimybė automatizuoti ir efektyvinti procesus. Pavyzdžiui, siunčiant pranešimus klientams, pasirašant posėdžių ar susitikimų protokolus, sutartis, teikiant komercinius pasiūlymus ar išankstinio apmokėjimo sąskaitas, pildant deklaracijas valstybės institucijoms, skaitmenizuojant popierinius dokumentus ir kt. Beje, e. spaudas leidžia siųsti ir apdoroti dokumentus automatizuotai – technologija pilnai integruojama į verslo informacines sistemas ir leidžia saugiai pasirašyti didelius e. dokumentų kiekius, todėl taupo ir laiką, ir lėšas.

Žinotina, kad kvalifikuoti e. parašai ir e. spaudai turi juridinę teisinę galią, jų negalima atsisakyti pripažinti, jie tinka naudoti kaip įrodymas teismo procese, pripažįstami kitose valstybėse.

Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”

Europos Komisijos paviešintas 2021 m. skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės indeksas parodė, kad vidutiniškai 75% svarbių gyvenimui administracinių procesų visose Europos Sąjungos (ES) narėse galima atlikti internetu, o Estijoje, Liuksemburge ir Maltoje – net daugiau nei 90%, Lietuvoje – per 80%. Ir nors per 84% ES gyventojų reguliariai naudojosi internetu, tik šiek tiek daugiau nei pusė jų internetu bendravo su valdžios institucijomis ir naudojosi viešosiomis e. paslaugomis.

To priežasčių įvardijama pačių įvairiausių: organizacijų paslaugomis naudojamasi mažai, nes skaitmeniniu būdu jos neprieinamos, naudotis nepatogu, neaišku, trūksta nuoseklumo, sudėtingos procedūros ir t. t. Menkas gyventojų naudojamasis e. paslaugomis sunkina ir pačių savivaldybių darbuotojų darbą. Taigi, nepasinaudojus e. paslaugų teikiamomis galimybėmis nukenčia ir gyventojų patogumas bei aptarnavimo operatyvumas, ir daugiau darbo atsiranda organizacijų darbuotojams.

Procesų automatizavimui – viena platforma

„Šioms problemoms spręsti ir organizacijose, ir įmonėse yra sukurtas patogus įrankis – „ZebraDoc“. Tai moderni „no code“ e. paslaugų teikimo platforma, su kuria organizacijos ir įmonės gali skaitmenizuoti paslaugas ir automatizuoti vidinius darbo procesus. Su ja organizacijos darbuotojai gali patys savarankiškai konstruoti paslaugų užsakymus, surinkti ir apdoroti informaciją, tvarkyti dokumentus, pasirašyti juos e. parašu ir gauti mokėjimus“, – pasakoja Redas Laukys, „ZebraDoc“ projekto vadovas.

Jis akcentuoja, kad, pavyzdžiui, „ZebraDoc“ e. paslaugų platforma leidžia vienoje vietoje pateikti informaciją apie visas savivaldybės teikiamas paslaugas ir gyventojams, ir verslui, ir svečiams. Šioje platformoje galima patogiai integruoti visų rūšių savivaldybės e. paslaugas. Tai reiškia, kad pasitelkus „ZebraDoc“ savivaldybė savo gyventojams, o verslas – savo klientams suteiks daugiau laisvės ir galimybių naudotis paslaugomis iš bet kur ir bet kada.

Anot jo, pavyzdžiui, savivaldybės, kurių teikiamos paslaugos iš tiesų aktualios visiems gyventojams, gali gauti naudos iš skaitmeninės transformacijos tapdamos išradingesnės, efektyvesnės ir gebančios geriau reaguoti į besikeičiančias gyvenimo sąlygas bei gyventojų poreikius.

Integruojasi su savivaldybių turima sistema

„Pasitelkę „ZebraDoc“ e. paslaugų platformą savivaldybės užtikrina efektyvų paslaugų teikimą savo gyventojams, verslui ir svečiams, didina paslaugų prieinamumą ir skaidrumą“, – tikina R. Laukys.

Valstybės ir savivaldybės įstaigose teikiamų e. paslaugų statistika rodo, kad 2022 m. pradžioje 76,4% įstaigų sudarė galimybę parsisiųsti įvairias dokumentų formas, 49,1% – grąžinti jas užpildytas. 59,1% įstaigų nurodė, kad dalį paslaugų teikia elektroniniu būdu (2020 m. pradžioje atitinkamai – 71,4, 47,3, 47,3%). Beje, didelė tikimybė, kad prašymų formų atsisiuntimas, pildymas ir pateikimas vyksta e. paštu, pildant „Word“ dokumentą. O tai piliečiui yra ne itin patogu, reikalauja daug veiksmų, kelia stresą ir klaidų tikimybę palyginti su sprendimu, jei formos būtų pildomos internete specialioje platformoje, kuri gali iš karto tikrinti, ar pildoma teisingai.

„Su „ZebraDoc“ visas formas galima pateikti internetu ir visas jas iš karto grąžinti užpildytas e. būdu, – teigia R. Laukys. – „ZebraDoc“ integruojasi su organizacijų turimomis dokumentų valdymo, personalo ir kitomis veiklos valdymo informacinėmis sistemomis, todėl labai patogu surinktus dokumentus naudoti organizacijos procesuose arba perduoti juos vykdymui ar saugojimui vienoje vietoje kartu su kitais dokumentais.“

Skaitmenizavimas be programavimo

Jis taip pat atkreipia dėmesį, jog kurdami „ZebraDoc“ siekė pasiūlyti galimybę, kad jos naudotojai be programavimo galėtų skaitmenizuoti ir automatizuoti savo organizacijos ar įmonės veiklos procesus.

Su „ZebraDoc“ galima lanksčiai ir lengvai kurti visas e. paslaugas tiek organizacijų klientams, tiek jų darbuotojams. Pavyzdžiui, su Paslaugų portalo konstruktoriumi galima kurti e. paslaugas, jų katalogus ir vykdymo procesus, pridėti mokėjimus, autentifikavimą ir e. parašą, stebėti ir valdyti paslaugų užsakymus. Darbuotojų Savitarnos portalo konstruktorius įgalina kurti darbuotojų teikiamų prašymų ir gaunamų administracinių užduočių e. formas, konstruoti organizacijos savitarnos procesų eigą, stebėti ir analizuoti darbuotojų savitarnos procesus.

Organizacijoms, norinčioms pagerinti savo darbuotojų pasitenkinimą, supaprastinti administracinius vidaus procesus bei komunikaciją, sukurtas „ZebraDoc“ Darbuotojų savitarnos konstruktorius. Tai verslo įmonių ypač vertinamas įrankis, skirtas įgalinti įmonės darbuotojus savarankiškai valdyti ir gauti savo individualią informaciją, prašymus, laiką ir užduotis. Darbuotojų Savitarnos portalas padeda taupyti darbuotojų laiką, mažinti klaidų kiekį ir užtikrinti administracinių dokumentų bei procesų tvarkymą laiku.

Patogu ir tai, kad „ZebraDoc“ paslauga pasiekiama e. būdu bet kuriuo laiku, ja iš bet kur ir bet kada patogu naudotis kompiuteryje, planšetėje ar telefone, ji skaitmenizuoja dokumentus ir automatizuoja procesus, darbuotojas viską randa vienoje vietoje, o tai efektyvina darbus ir mažina klaidų tikimybę. Ypač svarbu, kad „ZebraDoc“ technologijos užtikrina kibernetinį saugumą, garantuoja duomenų apsaugą pagal BDAR reikalavimus ir atitikimą tarptautiniams ISO standartams, naudoja patikimas autentifikavimo priemones. „ZebraDoc“ e. dokumentams pasirašyti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas ir tikrinimo paslauga „Elpako“.

Ir specializuoti sprendimai

Veiklos procesams skaitmenizuoti ir automatizuoti be programavimo sukurtas „ZebraDoc“ siūlo ir specializuotus sprendimus organizacijoms bei įmonėms pagal jų veiklos pobūdį, o taip pat pagal profesijas ar naudojimo atvejus. Galima rasti specializuotų sprendimų savivaldybėms, kolegijoms ir universitetams, logistikos įmonėms, o taip pat advokatams, buhalteriams ir auditoriams ar vertimų specialistams, specialiai paslaugų užsakymo ar informacijos surinkimo e. dokumentams rengti.

Beje, integruotas Elektroninių paslaugų platformas (EPS) turi tik aštuonios šalies savivaldybės. Savo paslaugų platformas sukūrė ir vysto Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ir Šiaulių miestų savivaldybės, o „ZebraDoc“ pagrindu sukurtomis platformomis jau naudojasi Jonavos, Klaipėdos, Marijampolės ir Utenos raj. savivaldybės.

Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”

Daugiau informacijos apie produktą galite sužinoti apsilankę www.zebradoc.lt

Ir Lietuvos, ir kitų šalių gyventojų požiūris į e. parašą per pastaruosius keletą metų gerokai keitėsi. Ryšių reguliavimo tarnyba karantino metu Lietuvoje stebėjo labai išaugusį e. parašo naudojimą įvairiose sistemose, skirtose pasirašyti e. dokumentus kvalifikuotu e. parašu. Nuo 2020 m. e. parašu pasirašomų dokumentų skaičius, palyginti su įprastu per savaitę pasirašomų dokumentų skaičiumi, vidutiniškai išaugo 70%, o kai kuriose sistemose – net 120%.

„Šiandien e. parašai yra svarbi mūsų kasdienybės dalis. Apie 32% šalies gyventojų jau naudojasi e. parašais, tačiau nemažai žmonių dar nesusipažinę su šia technologija ir mano, kad ji sudėtinga bei nepasinaudoja jos teikiamais privalumais“, – teigia Paulius Jonikas, „Elpako“ vadovas.

Kasdienėms asmeninėms ir verslo paslaugoms

Pirmiausia jis atkreipia dėmesį, kad naudodamiesi e. parašu galime atlikti kone visus kasdienius reikalus ir asmeniniame gyvenime, ir darbe.

Pvz., prisijungę prie savo e. bankininkystės sistemos e. parašu galime patvirtinti atliekamas pinigines operacijas. E. parašas taip pat naudojamas prisijungti prie įvairių valstybės įstaigų sistemų ir daugumą paslaugų gauti greitai bei patogiai, pvz., Valstybinės mokesčių inspekcijos, „Sodros“, Registrų centro, E. sveikatos ir kt. Šiandien už komunalines paslaugas taip pat greitai ir patogiai dauguma mokame prisijungę prie įvairių paslaugų teikėjų savitarnos sistemų. Nepamainomu įrankiu ir šioje situacijoje tampa e. parašas.

„Tai labai svarbu žinant, kokios eilės įprastai būna minėtų įstaigų fiziniuose padaliniuose“, – atkreipia dėmesį „Elpako“ vadovas.

Atvėrė dideles galimybes

Valstybės institucijos ir organizacijos Lietuvoje jau daugelį metų naudoja e. parašą, ypač administracinių procesų optimizavimui ir efektyvesniam dokumentų tvarkymui. E. parašas yra naudojamas teikiant ir gaunant viešąsias paslaugas, taip pat valstybiniuose pirkimuose ir kitose svarbiose viešose procedūrose.

E. parašo teisinis reglamentavimas Lietuvoje atvėrė dideles jo taikymo galimybes viešojo ir privataus sektoriaus veikloje – tai galimybė fiziniams ir juridiniams asmenims bendrauti su viešojo sektoriaus įstaigomis e. būdu: pateikti prašymą, skundą, paklausimą ir kt.

E. parašas gali būti naudojamas ne tik e. dokumentams pasirašyti, bet ir pritaikytas e. paslaugų teikimui bei gavimui. Pvz., su e. parašu elektroniniu būdu galima registruoti individualią įmonę ir uždarąją akcinę bendrovę, asociaciją ir viešąją įstaigą, juridinio asmens duomenų ir dokumentų pakeitimus Registrų centro e. paslaugų sistemose, o Viešųjų pirkimų tarnyba naudodama Centrinę viešųjų pirkimų informacinę sistemą užtikrina galimybę teikti e. pasiūlymus, pasirašytus saugiu e. parašu.

„Kaip vieną svarbesnių e. parašo taikymo pavyzdžių reikėtų paminėti 2011 m. ministro pirmininko tarnybos sprendimą visus teisės aktus bei kitus dokumentus pasirašinėti e. parašu. Tai reiškia, kad aukščiausios valdžios institucijos sutinka, jog e. parašo taikymas užtikrina ir greitesnį procesų vykdymą, ir duomenų saugumą“, – e. parašo istoriją primena „Elpako“ vadovas.

Dabar e. parašą savo veikloje jau naudoja svarbiausios valdžios institucijos: Seimo kanceliarija, Vyriausybė, Generalinė prokuratūra, teismai, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir kt.

Ar valstybiniame lygmenyje e. parašas patikimas?

E. pasirašymo paslaugų ekspertas atkreipia dėmesį, kad valstybės institucijos dažnai naudoja e. parašą dėl to, kad jis suteikia teisinės galios ir saugumo duomenų apdorojimo procesams. E. parašas yra saugus būdas identifikuoti ir patvirtinti dokumentų autentiškumą ir autorystę, taip pat užtikrinti dokumentų vientisumą ir jų saugumą.

Be to, valstybės institucijos dažnai naudoja patikrintas e. paslaugas, kurios yra susijusios su kvalifikuotu e. parašu. Jis užtikrina, kad dokumentai yra saugūs ir autentiški, o procesas yra patikimas ir skaidrus. Tai svarbu valstybės institucijoms, nes jos dažnai tvarko svarbius dokumentus, kurie yra susiję su viešuoju interesu ir teisių apsauga.

„Taigi, valstybės institucijos naudoja e. parašą kaip patikimą būdą užtikrinti teisinę galiojimą, saugumą ir patikimumą, o kvalifikuotas e. parašas yra pagrindinis saugumo elementas, užtikrinantis dokumentų autentiškumą ir autorystę“, – konstatuoja P. Jonikas.