Kodėl keičiasi dokumentų pasirašymas?

Nuo 2025 m. liepos 1 d. dokumentų pasirašymas keičiasi – GoSign platforma nebeleis naudotis Mobile-ID. Vietoje to siūloma naudotis LT ID programa, tačiau tiems, kurie jau įpratę prie ankstesnio pasirašymo būdo, pokytis gali kelti klausimų.

Ką tai reiškia jums?

• Jeigu iki šiol pasirašydavote dokumentus per GoSign su Mobile-ID, tai daryti nebegalėsite.

• Turėsite pasirinkti kitą platformą, kuri palaiko Mobile-ID paslaugą.

Kokius el. parašo sprendimus siūlo Elpako?

Elpako palaiko visas pagrindines elektroninio parašo priemones – Mobile-ID (taip pat ir po liepos 1 d.), Smart-ID ir USB parašą – todėl dokumentų pasirašymas vartotojams nesukels jokių problemų. Platforma tinka tiek fiziniams, tiek juridiniams asmenims, išlieka paprasta ir prieinama.

Visi pasirašymo būdai atitinka kvalifikuoto elektroninio parašo reikalavimus pagal eIDAS reglamentą, tad Elpako yra patikimas pasirinkimas vartotojams kuriems svarbus patogus ir saugus elektroninis pasirašymas.

Kaip pasirašyti el. parašu per Elpako?

Pasirašyti per Elpako labai paprasta, kadangi veikia naršyklėje – nereikia nieko diegti.

1. Atsidarykite Elpako svetainę: www.elpako.lt

2. Prisijunkite su norima tapatybės identifikavimo priemone:

Mobile-ID, Smart-ID ar USB parašu. Toliau aptarsime pasirašymą naudojantis Mobile-ID būdu. Prisijungimas vyksta taip pat kaip jungiantis prie internetinio banko:

• Įveskite savo asmens kodą (ir/arba prisijungimo kodą).
• Patvirtinkite prisijungimą savo telefone su PIN1.

3. Įkelkite dokumentą, kurį norite pasirašyti:

• Paprasčiausias būdas – tiesiog įkelkite PDF failą (greičiausias ir lengviausias sprendimas asmeniniam naudojimui). Tai gali būti sutartis, prašymas, sutikimas ar bet koks kitas dokumentas.
• Ar galima įkelti Word dokumentą (.docx)?
  Taip, bet prieš pasirašant reikės užpildyti meta duomenis – tai papildoma informacija apie dokumentą (pavadinimas, data, vardas, pavardė ir kt.). Šie duomenys būtini, jei dokumentas skirtas institucijoms, nes jie tampa pasirašytos bylos dalimi.

4. Nurodykite, kas pasirašys dokumentą:

• Jei pasirašote pats, atsakykite „Taip“ į klausimą „Ar pasirašinėsite šį dokumentą?“ ir spauskite „Pereiti į dokumento pasirašymą“.
• Jei norite pakviesti ir kitus pasirašyti, spauskite „Pridėti dalyvį“ ir tęskite.

5. Pasirinkite el. parašo priemonę:
Mobile-ID ir spauskite „Pasirašyti dokumentą“ patvirtinkite parašą telefone su PIN2.

6. Atsisiųskite pasirašytą dokumentą.

El. pasirašymas nemokamai

Kiekvienas Elpako vartotojas gauna:

• 6 nemokamus dokumentų pasirašymus per mėnesį
• 6 nemokamus dokumentų tikrinimus per mėnesį

Tai idealus sprendimas tiems, kurie dokumentus pasirašo retai, bet tai nori padaryti teisėtai, patogiai ir nemokamai.

Išbandykite Elpako – sprendimą visiems dokumentų pasirašymo poreikiams

Nepriklausomai nuo to, ar pasirašote pirmą kartą, ar ieškote alternatyvos po Mobile-ID paslaugos nutraukimo GoSign platformoje – Elpako yra patikimas sprendimas, leidžiantis pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu greitai ir saugiai.

Jei pasirašote dažniau arba dokumentų valdymas svarbus jūsų veiklai, Elpako siūlo ir mokamą planą su išplėstinėmis galimybėmis. Jame siūloma daugiau parašų per mėnesį, neribotos dokumentų patikros, dokumentų archyvavimas, kontaktų valdymas ir API integracija verslui: www.elpako.lt/subscriptions

Prisijunkite ir pasirašykite čia: www.elpako.lt

Grįžusi iš parodos, Justina dalijasi įžvalgomis apie skaitmenizacijos realybę Europoje. Vokietijoje 2025 m. gegužę įsteigta pirmoji Skaitmenizavimo ir valstybės modernizavimo ministerija, kurios tikslas – centralizuoti ir stiprinti skaitmeninius procesus. Tačiau, kaip pastebi Elpako komanda, praktinis šios vizijos įgyvendinimas vis dar susiduria su dideliais iššūkiais.

Dėl federalinės šalies struktūros skaitmenizacijos lygis labai skiriasi tarp institucijų. Kai kurios viešosios įstaigos diegia modernius sprendimus, bet daugelyje dokumentų valdymas vis dar grindžiamas pasenusiais metodais. Apie 80–90 proc. dokumentų vis dar perduodama faksu. Tuo pat metu Vokietijoje vienas pažangiausių sektorių yra atliekų surinkimas – jame jau naudojamos išmaniosios kameros ir dirbtinis intelektas, siekiant analizuoti rūšiavimo kokybę.

„Tai puikiai iliustruoja, kad skaitmenizacija nėra vienodas reiškinys – technologijos jau taikomos labai pažangiai kai kuriose srityse, bet tokie baziniai procesai kaip dokumentų tvarkymas lieka nuošalyje“, – pažymi Justina.

Tokioje situacijoje, Elpako komandos teigimu, didžiausia vertė slypi ne naujausių technologijų demonstravime, o jų pritaikyme ten, kur jos sprendžia tikrą vartotojo problemą. Elektroninis parašas tampa vienu kertinių elementų skaitmeninėje transformacijoje. Jis leidžia užtikrinti sklandų, saugų ir teisiškai pagrįstą procesą tiek viešajame, tiek privačiame sektoriuje.

„Mūsų tikslas – pasiūlyti sprendimus, kurie keičia kasdienybę. Ne futuristinėmis idėjomis, o konkrečiais rezultatais. Pasirašymas turi būti greitas, aiškus ir užtikrintas“, – pabrėžia Elpako produkto vadovė.

Technologijos įkvepia – bet vertę sukuria ten, kur jos veikia šiandien

Gitex Europe parodoje dominavo aukštųjų technologijų temos – nuo kvantinio skaičiavimo proveržių iki naujausių finansinių inovacijų. Vienas įspūdingiausių eksponatų – „IBM Quantum System Two“: naujos kartos kvantinė sistema, žyminti pažangą dirbtinio intelekto ir superkompiuterijos srityse.

Tuo metu kitame parodos krašte šurmuliavo diskusijos apie skaitmenines pinigines ir klientų tapatybės atpažinimą. Fintech sektorius čia pristatė ne tik techninius sprendimus, bet ir naują požiūrį į tai, kaip galima padaryti skaitmeninius mokėjimus patikimesnius, greitesnius ir patogesnius. Daugelis dalyvių kalbėjo apie tai, kad paslaugų tiekėjai vis aktyviau ieško būdų, kaip klientą atpažinti be trukdžių – pasitelkiant biometrinius duomenis ar skaitmenines ID pinigines. Tai nebe tik technologijų pažanga, bet ir pasitikėjimo santykių kūrimo priemonė.

Tačiau tarp visų progreso signalų skambėjo ir rimti įspėjimai. Dirbtinis intelektas ne tik dominavo parodos stenduose, bet ir buvo viena dažniausiai nagrinėtų temų. Kibernetinio saugumo elgsenos ekspertas Mark T. Hofmann savo pranešime atskleidė vadinamąją „tamsiąją AI pusę“, parodydamas, kaip nusikaltėliai išnaudoja generatyvinius modelius – „ChatGPT“, „WormGPT“, „deepfake“ technologijas – manipuliuodami jomis per „prompt engineering“ ir „jailbreaking“. Jo žinutė buvo aiški: kuo galingesnės tampa technologijos, tuo atsakingesnis turi būti jų naudojimas.

„Inovacijos neturi būti atitrūkusios nuo realybės. Technologijų kūrėjai turi galvoti ne tik apie galimybes, bet ir apie tai, kaip jos veikia žmonių kasdienybėje“, – pažymi Elpako produkto vadovė.

Elpako vizija – spręsti ten, kur skauda

Elpako biometrinio parašo platforma yra sprendimas, sukurtas ne demonstracijoms, o realiam naudojimui. Ji leidžia greitai ir patikimai pasirašyti dokumentus planšetėje, naudoti šablonus, dirbti asistavimo režimu bei lengvai integruoti sprendimą per API į esamas sistemas. Platforma visiškai atitinka eIDAS reglamentą ir yra tinkama tiek viešajam, tiek privačiam sektoriui.

„Kai procesas veikia – sutaupomas laikas, išvengiama klaidų, stiprėja pasitikėjimas tarp kliento ir organizacijos. Tokia ir turi būti tikroji skaitmenizacijos vertė“, – akcentuoja Justina.

Tikslingos partnerystės – sąmoningai plėtrai

Parodos metu Elpako komanda susitiko su Ferrari Electronic AG – įmone, kuriančia saugias ir efektyvias komunikacijos sistemas. Bendrovės patirtis tiek viešajame, tiek privačiame sektoriuje padeda kurti skaitmeninius sprendimus, kurie atitinka aukštus teisinius reikalavimus ir vartotojo lūkesčius.

„Bendradarbiavimas su tokiais partneriais leidžia mums kurti ne tik produktą, bet ir prisidėti prie sisteminių skaitmenizacijos procesų. Tai ne vien plėtra – tai atsakomybė“, – dalijasi Justina.

Tokios situacijos dažnos – ne todėl, kad trūksta noro dirbti efektyviai, o todėl, kad įrankiai neatitinka realaus darbo tempo. Autoserviso meistras su klientu apžiūri automobilį, bet dokumentus vis tiek reikia pildyti registratūroje. Logistikos centro specialistai nešiojasi dokumentų segtuvus, nes nuolat vaikščiodami neturi galimybės grįžti prie kompiuterio. NT brokeriai po objekto apžiūros grįžta į biurą vien tam, kad išsiųstų dokumentus el. paštu – šie trikdžiai stabdo darbą, didina klaidų riziką ir kenkia verslo tempui.

Ką reiškia tikrasis mobilumas versle?

Verslas šiandien turi būti ten, kur jo klientai – mobilus, lankstus, greitas. Tačiau mobilumas reikalauja daugiau nei tiesiog nešiojamo kompiuterio ar išmaniojo įrenginio. Jis reikalauja iš esmės kitokios logikos: nepertraukiamos informacijos tėkmės ir sprendimų priėmimo ten, kur jie reikalingi – realiu laiku, realioje vietoje. Tradiciniai dokumentų tvarkymo būdai – biuras, popieriai, spausdintuvas, kelios nesusikalbančios sistemos – įveda trintį į procesus, kurie turėtų būti skaidrūs ir greiti.

Skaitmeninis mobilumas – tai ne tik patogumas. Tai verslo kultūros pasikeitimas: mažiau formalumo, daugiau pasitikėjimo tarp darbuotojo ir kliento, mažiau laukimo, daugiau įsitraukimo. Tokia darbo aplinka kuria ne tik našumą, bet ir emocinę kokybę – kai procesai netrukdo, o padeda. Elpako Biometrinio parašo platforma būtent tai ir įgalina – darbą be stabdžių, bet su visais saugumo ir teisinio galiojimo garantais.

Kaip atrodo tikrasis mobilumas?

Elpako sprendimas reiškia ne tik elektroninį parašą – tai visa dokumentų tvarkymo logika, vykdoma vienu įrenginiu, viena sistema, be papildomų žingsnių:

• Šablonų kūrimas iš anksto – jokių dokumentų formavimo ir laiko gaišimo vietoje.
• Formos užpildymas ir pasirašymas biometriniu parašu iš karto objekte.
• Elpako sistema leidžia akimirksniu išsiųsti dokumentą klientui arba perduoti jį kitam specialistui, o tuo pačiu jis automatiškai sinchronizuojamas su įmonės dokumentų valdymo sistema.

Keturi realūs scenarijai iš kasdienio verslo gyvenimo:

Autoservisas: meistras vietoje su klientu aptaria reikalingus taisymo darbus. Jie iškart fiksuojami pildomame dokumente, automobilis fotografuojamas, nuotraukos iš karto pridedamos, forma ar įrašas pasirašomas biometriniu parašu planšetėje ir išsiunčiamas klientui el. paštu – visa informacija aiški, o veiksmai – dokumentuoti be papildomo administracinio krūvio. Tai ne tik taupo laiką, bet ir išsklaido bet kokias abejones – klientas mato, kas atliekama, ir turi dokumentuotą įrodymą.

Meistrų komandos: meistras, atvykęs pas klientą dėl vamzdžio trūkimo, iš karto užfiksuoja atliktus darbus: surašo, ką pakeitė, prideda nuotraukas, pasirašo dokumentą biometriniu parašu planšetėje. Dokumentas automatiškai išsiunčiamas klientui ir administracijai – nereikia nieko spausdinti ar derinti telefonu. Klientas iškart turi patvirtinimą, o įmonė – tikslų darbų įrašą.

Įrangos nuoma: specialistas klientui pristato nuomojamą statybinę techniką į objektą. Planšetėje užpildo perdavimo aktą, pažymi įrangos būklę, prisega nuotraukas, abi pusės pasirašo biometriniu parašu. Dokumentas iškart pasiekia administraciją. Visa informacija saugoma ten, kur jos reikia, ir pasiekiama tada, kai jos prireikia. Tai itin svarbu, kai technika cirkuliuoja tarp kelių objektų per vieną dieną.

Draudimo žalų vertintojas: vertintojas atvyksta į kliento namus po įvykusios nelaimės. Vietoje fiksuoja žalą, užpildo reikalingas formas, prideda nuotraukas, pasirašo dokumentą biometriniu parašu ir siunčia ataskaitą tiesiai į draudimo sistemą. Klientui nebereikia važiuoti į skyrių, o draudimo procesas gali būti pradėtas per kelias minutes – tai pagreitina žalų nagrinėjimą ir mažina klientui stresą, kurio ir taip daug.

Kodėl tai svarbu būtent jums?

Galbūt jūsų įmonėje viskas formaliai „sutvarkoma“ – bet kiek tam iš tikrųjų prireikia laiko? Popierinių dokumentų pildymas vietoje, jų perkėlimas, siuntimas, derinimas – visa tai reikalauja nemažai darbo valandų. Darbuotojai neretai grįžta prie to paties kliento vien tam, kad „užbaigtų“ procesą, o klientas lieka nežinodamas, ar viskas tikrai atlikta.

Sklandus dokumentų valdymas – tai ne priedas, o pamatas. Kai sistema veikia be trukdžių, klientas jaučia pasitikėjimą, o darbuotojas – kontrolę. Tai ne tik apie taupymą. Tai apie ramybę, greitį ir pagarbą žmogaus laikui.

Verslai, kurie įdiegė mobilius pasirašymo sprendimus, dažnai pastebi, kad vieno vizito metu užbaigiamų paslaugų skaičius padidėja 15–30 %. Tai reiškia ne tik daugiau patenkintų klientų, bet ir realų finansinį efektą – mažiau pakartotinių vizitų, mažiau prarasto laiko, daugiau pajamų iš vienos darbo valandos.

Jei jūsų darbuotojai vis dar laukia prie kompiuterio, kad „sutvarkytų dokumentus“, tai reiškia viena – jūs kiekvieną dieną prarandate galimybę dirbti efektyviau.

Mobilumo principai, keičiantys aptarnavimą:

• Greitis: mažiau laukimo, daugiau veiksmų.
• Tikslumas: duomenys suvedami ten pat – pas klientą ar objekte – sumažėja rizika ką nors pamiršti ar supainioti grįžus į biurą.
• Pasitikėjimas: klientas dalyvauja procese ir supranta kiekvieną žingsnį.
• Efektyvumas: vienas vizitas = užbaigtas aptarnavimas.

Mobilumas nėra ateitis – tai dabartis, kurioje laimi greitieji.

Kol vieni vis dar derina grafikus su registratūra ir svarsto, kaip suderinti dokumentų pildymą su realiu darbu, kiti – viską atlieka vietoje, per kelias minutes. Vieni laukia, kiti veikia. Kiekvienas uždelstas žingsnis – tai prarasta galimybė veikti laiku.

Skaitmenizacija – tai ne tik technologinis žingsnis. Tai būdas atlaisvinti laiką, sumažinti stresą ir leisti darbuotojams daryti tai, ką jie moka geriausiai – dirbti su klientais, ne su dokumentais. Kai visa dokumentų eiga tampa nematoma, verslas tampa skaidresnis, greitesnis, malonesnis tiek darbuotojui, tiek klientui.

Kuo mažiau žmogus jaučia, kad jis „tvarko dokumentus“, tuo efektyviau veikia visa organizacija. Ne todėl, kad dokumentai nereikalingi, o todėl, kad jie netrukdo – veikia foniniu režimu. Kai informacija juda sklandžiai, verslas juda kryptingai ir greitai.

Pradėkite dirbti greičiau, paprasčiau ir šiuolaikiškai – kartu su Elpako Biometrinio parašo platforma.

Daugiau informacijos apie Elpako platformą galite sužinoti susisiekę su plėtros vadybininku Roku Jašinsku telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected].

Įvairūs naujausi sprendimai atskleidė, kaip technologijos formuoja mūsų ateitį ir daro įtaką kasdieniams procesams. Išmanieji įrenginiai su dirbtiniu intelektu, papildytosios realybės sprendimai realiame pasaulyje bei 5G technologijos kūrė naujas galimybes įvairiose pramonės šakose. Taip pat buvo akcentuojami sulankstomi ekranai, humanoidiniai robotai ir pažangios kameros mobiliesiems įrenginiams, parodant, kaip inovacijos keičia mūsų sąveiką su technologijomis. 

Pagrindinė MWC25 žinutė buvo aiški – technologijos ne tik keičia, bet ir optimizuoja mūsų kasdienybę. Nors 5G ir dirbtinis intelektas (AI) buvo esminiai diskusijų objektai, didelį dėmesį atkreipė ir skaitmeninės identifikacijos sprendimai. 

Skaitmeninė identifikacijos pokyčiai 

eIDAS 2.0, įsigaliojęs 2024 m. gegužės 20 d., atveria naujas galimybes skaitmeninei identifikacijai. Iki 2026 m. pabaigos visos ES šalys turės įdiegti skaitmeninės tapatybės pinigines, kurios suteiks gyventojams galimybę saugiai patvirtinti savo tapatybę ir pasirašyti dokumentus. 

Šios skaitmeninės piniginės yra reikšmingas žingsnis skaitmenizacijos link, tačiau kyla iššūkių dėl infrastruktūros suderinamumo ir vartotojų pasirengimo. Organizacijoms teks prisitaikyti ir investuoti į lanksčius, saugius pasirašymo sprendimus. 

Nepakeičiamas sprendimas fizinės situacijose

Nepaisant eIDAS 2.0 skatinamos skaitmeninių piniginių plėtros, biometrinis parašas išlieka nepakeičiamu sprendimu situacijose, kur būtinas fizinis identifikavimas. 

Kodėl biometrinis parašas yra būtinas? 

• 70 % viešųjų paslaugų vis dar teikiamos gyvai – pilnas perėjimas prie skaitmeninio pasirašymo internetu užtruks. 

• Ne visi vartotojai turės ar naudosis skaitmeninėmis piniginėmis, todėl reikia patikimų alternatyvų. 

• Sveikatos apsaugos, teisinės ir valstybinės institucijos išliks sritys, kuriose reikės fizinio identifikavimo. 

Kol visuomenė taps 100 % skaitmenizuota, biometrinis parašas bus ne tik patogus bet ir saugus sprendimas. Jis suteikia galimybę greitai ir patikimai pasirašyti dokumentus, o duomenys saugiai nugula į organizacijų skaitmenines sistemas. 

Kas laukia ateityje? 

MWC25 aiškiai parodė, kad technologijų transformacija yra neišvengiama. Įmonės, gebančios prisitaikyti prie AI, 5G ir skaitmeninės identifikacijos pokyčių, įgis aiškų konkurencinį pranašumą. 

Biometrinis parašas išlieka strategine technologija, kuri ne tik papildo, bet ir sustiprina skaitmeninės tapatybės sistemą. Mūsų tikslas – užitikrinti, kad šios inovacijos taptų realiais įrankiais, padedančiais verslui ir viešajam sektoriui judėti į priekį. 

P.S. Norisi pasidžiaugti, kad dalyvavome Pitch2Pitch konkurse – renginyje, kuris suteikia galimybę pristatyti inovatyvius sprendimus „Mobile World Live TV“ eteryje ir išsikovoti matomumą tarptautinėje rinkoje. Iš daugybės dalyvių patekome tarp keturių finalistų, o tai dar kartą patvirtina, kad mūsų sprendimai turi didelį potencialą globalioje rinkoje.

Rokas Jašinskas
Elpako eksporto plėtros vadybininkas.

Vokietijos IT infrastruktūros iššūkiai

Renginio metu buvo nuolat diskutuojama apie Vokietijos IT struktūrą, kuri laikoma per daug sudėtinga ir fragmentuota dėl decentralizuoto valdymo. Šalis yra padalinta į žemių ir savivaldybių valdymo vienetus, kuriuose skirtingos institucijos ir sistemos veikia nepriklausomai. „Vieningos nacionalinės asmens tapatybės sistemos nebuvimas apsunkina duomenų mainus ir kelia sunkumų siekiant sklandaus bendradarbiavimo tarp institucijų“, – pastebėjo Rokas Jašinskas.

Skaitmeninio parašo galimybės ir poreikis konkurencijai

Įdomu tai, kad Vokietijoje vis dar juntamas stiprus poreikis didesnei konkurencijai skaitmeninių parašų srityje. „Valstybiniai pareigūnai pabrėžia, kad reikia daugiau pasirinkimo ir lankstumo skaitmeninio parašo sprendimams, kad būtų skatinama inovacija ir efektyvumas,“ – pridūrė jis. Šią mintį palaikė ir Lietuvos sveikatos viceministras Olegas Niakšu, kuris pabrėžė, kad konkurencija skaitmeninio parašo srityje turėtų didėti ir Lietuvoje, kad vartotojai galėtų rinktis iš daugiau sprendimų. Lietuvoje ši technologija, tokia kaip Elpako Biometrinis parašas planšetėje, tampa vis labiau naudojama ir vertinama, nes padeda užtikrinti sklandų ir efektyvų pasirašymo procesą įvairiose viešojo sektoriaus įstaigose.

Vokietija ir BDAR reglamentas

Vokietija, sukūrusi Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR), dažnai vertina jį kaip aukščiausią duomenų apsaugos standartą, manydama, kad jis viršija kitų Europos šalių reglamentus. Tačiau iš tikrųjų BDAR yra Europos mastu taikomas reglamentas, privalomas visoms valstybėms narėms, todėl Vokietijos požiūris nėra viršesnis ar griežtesnis už platesnę Europos sistemą. „Nors Vokietija griežtai laikosi BDAR, svarbu nepamiršti, kad reglamentas užtikrina vienodus duomenų apsaugos standartus visose ES šalyse,“ – teigė verslo plėtros vadybininkas, pabrėždamas, kad tokia praktika leidžia visoms valstybėms efektyviai bendradarbiauti ir diegti skaitmenines paslaugas be papildomų barjerų.

SAP ir debesijos paslaugos

Vokietija tvirtai laikosi SAP sistemos, nors daugelis viešojo sektoriaus atstovų kritikavo jos sudėtingumą ir dideles išlaidas. Renginio metu buvo diskutuojama apie poreikį paprastesnėms ir lankstesnėms platformoms, ypač debesijos sprendimams. „IONOS“ ir „Schwarz Digits“ buvo minimi kaip dominuojančios debesijos paslaugų teikėjos, tačiau šioje srityje būtinas didesnis technologinis paprastumas, siekiant užtikrinti paslaugų prieinamumą net mažiau patyrusiems naudotojams.

Vartotojui draugiškų sprendimų paklausa ir Baltijos šalių lyderystė

Latvija buvo parodos partnerių šalis, ir tai pabrėžė Baltijos šalių, tarp jų ir Lietuvos, pripažinimą kaip skaitmenizacijos lyderes. Pasak Roko, Lietuvos IT įmonių intuityvūs ir vartotojams patogūs sprendimai yra vertinami Vokietijoje dėl savo galimybių padėti spręsti IT specialistų trūkumo problemą. Vokietijai, kuriai vis labiau trūksta IT specialistų, ypatingai vertinga kitų šalių pagalba, o Baltijos šalių įmonės, siūlančios kokybiškus ir pigesnius sprendimus, ne tik padeda užpildyti spragas, bet ir prisideda prie infrastruktūros atvėrimo užsienio inovacijoms.

Išmanieji miestai ir naujos galimybės

Išmanieji miestai tapo vienu pagrindinių renginio akcentų, o finansavimo galimybės skatina didesnį dėmesį šiai sričiai. Projektai, tokie kaip atviros prieigos „Heidi“, pasiekė įspūdingų rezultatų, ir buvo akivaizdu, kad ateities viešasis sektorius remsis ne tik sudėtingomis IT architektūromis, bet ir paprastesniais, kasdienybėje įgyvendinamais sprendimais.

Maži žingsniai – dideli pokyčiai

Nors dažnai skaitmenizacija asocijuojasi su sudėtingais procesais, renginyje buvo akivaizdu, kad paprasti sprendimai, tokie kaip skaitmeninės piliečių paslaugos ar 5G apšvietimo stulpai, gali reikšmingai pakeisti viešojo sektoriaus darbą. Elpako verslo vadybininko įžvalgomis, tokie nedideli inovatyvūs žingsniai atveria naujas galimybes dideliems pokyčiams: „Biometrinis parašas planšetėje yra tik viena iš galimybių, kur Elpako gali padėti viešojo sektoriaus modernizavimui. Kuo paprastesnė inovacija, tuo greičiau ji gali tapti kasdienybe ir sukurti didelį poveikį.“

Informuotumo stoka ir pasitikėjimo svarba

Rokas taip pat išskyrė, kad nors skaitmeninio parašo sprendimai egzistuoja, informuotumo stoka išlieka problema, nes daugelis organizacijų ir piliečių vis dar renkasi tradicines, akis į akį teikiamas paslaugas. „Skaitmeninis parašas yra vertingas viešajam sektoriui dėl savo efektyvumo ir saugumo, tačiau tam reikia daugiau švietimo ir skatinimo viešosiose institucijose“, – pridūrė verslo plėtros vadybininkas, kad Elpako misija yra padėti viešojo sektoriaus atstovams šį įrankį pritaikyti kuo efektyviau.

Tvarios skaitmenizacijos kryptys ir DI sprendimai

Galiausiai SCCON renginyje didelis dėmesys buvo skirtas tvariai skaitmenizacijai ir dirbtinio intelekto (DI) sprendimams, ypač pokalbių robotams, kurie galėtų padėti nevokiškai kalbantiems piliečiams užpildyti dokumentus vokiečių kalba. Ši kryptis yra būtina tiek Vokietijai, tiek Lietuvai. Skaitmenizacija turi būti ilgalaikė, efektyvi, o DI sprendimai gali padėti sukurti prieinamesnę ir draugiškesnę viešojo sektoriaus aplinką visiems piliečiams.

Ateities įžvalgos ir bendradarbiavimo galimybės

Roko Jašinsko įžvalgos iš „Smart Country Convention“ parodo, kad skaitmenizacijos ateitis priklauso paprastoms ir intuityvioms inovacijoms, kurios padeda efektyviau aptarnauti vartotojus ir lengviau integruotis į viešąjį sektorių. Tokie sprendimai, kaip Biometrinis parašas planšetėje, ne tik pagerina kasdienes procedūras, bet ir prisideda prie tvaraus skaitmenizavimo, kuris atitinka vartotojų ir organizacijų poreikius. Elpako požiūris į skaitmenizaciją remiasi tikslu kurti sistemas, kurios taptų esmine viešojo sektoriaus dalimi – paprastos, intuityvios ir naudingos, padedančios formuoti šiuolaikišką, prieinamą ir efektyvią skaitmenizacijos aplinką visiems.

Pavyzdžiui, atėjus į gydymo įstaigą, paciento informacija yra tvarkoma skaitmeninėse ligos kortelėse, tačiau sutikimai dėl operacijų ar procedūrų apmokėjimo dokumentai vis dar pasirašomi ranka. Dėl šios priežasties Biometrinis parašas tampa ypatingai svarbia technologija, leidžiančia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir užtikrinti, kad visi procesai vyktų skaitmeninėje erdvėje.

Biometrinio parašo panaudojimas

Elpako Biometrinis parašas skirtas gyvam klientų aptarnavimui, suteikiant galimybę pasirašyti dokumentus ant planšečių. Ši platforma ne tik užtikrina aukštą teisinę apsaugą, bet ir gerokai pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Klientai gali patogiai ir greitai pasirašyti dokumentus bet kurioje vietoje, nesvarbu ar tai būtų viešoji įstaiga su klientų aptarnavimo skyriumi, draudimo brokerio kabinetas ar pasirašomas saulės elektrinių sumontavimo pridavimo aktas. Naudodami Elpako Biometrinį parašą, galite visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir pereiti prie skaitmeninių procesų.

Technologijos savybės ir privalumai

Biometrinis parašas – tai skaitmeninis dokumentų pasirašymo būdas, kurio metu naudojama planšetė ir jos rašiklis. Pasirašymo metu surenkami unikalūs asmens rašymo judesių duomenys, kurie apima rašiklio palinkimo kampus, spaudimo jėgą ir pagreičius, kurie yra užšifruojami ir saugomi dokumente. Tokiu būdu užtikrinamas aukštas saugumo lygis ir teisinė apsauga​. Elpako Biometrinis parašas atitinka ISO/IEC 19794-7:2021 ir eIDAS reglamento reikalavimus, o tai garantuoja patikimumą ir teisėtumą visoje Europos Sąjungoje.

Svarbu suprasti, kad Lietuvoje dažnai pasitaiko atvejų, kai elektroninio pasirašymo būdas tėra tik parašo paveikslėlio įkėlimas, o ne tikras elektroninis parašas. Toks parašo paveikslėlis negali būti autentifikuotas kaip priklausantis konkrečiam asmeniui ir neturi jokios teisinės galios. Tuo tarpu Elpako Biometrinis parašas užtikrina aukštą saugumo lygį, nes pasirašymo metu surenkami grafometriniai asmens duomenys. Kilus abejonėms dėl klastojimo ar ginčui, teismo ekspertizės centras gali atlikti grafometrinę ekspertizę ir įvertinti parašo validumą. Toks pasirašymo būdas yra teisiškai galiojantis ir yra vertinamas kaip ranka pasirašytas parašas.

Daugiau nei parašas

Elpako komanda sukūrė itin kruopščiai apgalvotą platformą, kuri ne tik leidžia rinkti Biometrinius parašus, bet ir užtikrina aukščiausios kokybės aptarnavimą jūsų klientams. Šis sprendimas yra sukurtas atsižvelgiant į realius kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria įmonės klientų aptarnavimo procesuose, todėl platforma siūlo patogias ir reikalingas funkcijas. Jos padeda optimizuoti darbo procesus, palengvina dokumentų valdymą ir pagerina klientų patirtį kiekviename sąlytyje su įmone.

Papildomos funkcijos:

Dokumentų šablonų kūrimas
Elpako platforma leidžia lengvai ir greitai kurti dokumentų šablonus, kuriuose galite integruoti pildomus laukus, turinčius skirtingas reikšmes ir kuriuos galima individualiai konfigūruoti. Šie laukai į dokumentą įterpiami vilkimo būdu, suteikiant galimybę juos lengvai pritaikyti pagal  poreikius. Tai reiškia, kad kiekvienas dokumento šablonas gali būti pritaikytas konkretiems atvejams, užtikrinant maksimalų patogumą​.

Asistavimo režimas
Asistavimo režimas apima galimybę dirbti su vienu dokumentu, kuris rodomas dviejuose nepriklausomuose ekranuose. Tai leidžia tiesiogiai pildyti duomenis administratoriui ir klientui, užtikrinant sklandų ir efektyvų bendradarbiavimą. Dokumento pildymo procesą lydi vedlio animacija, kuri padeda klientui suprasti pildymo etapus ir užtikrina sklandų informacijos įvedimą. Šios funkcijos užtikrina, kad klientai visada būtų informuoti apie kiekvieną žingsnį ir galėtų lengvai pildyti dokumentus​.

Veikia visose planšetėse
Elpako Biometrinio parašo platforma veikia tiek bet kuriame planšetiniame kompiuteryje su elektroniniu rašikliu, tiek išmaniuosiuose telefonuose ir reikalauja tik interneto ryšio. Platforma palaiko operacines sistemas Android, Windows, iOS ir Linux, todėl ji yra suderinama su įvairiais įrenginiais, nepriklausomai nuo gamintojo ar techninių parametrų. Be to, yra galimybė keisti planšetės užsklandos foną, kad jis atitiktų organizacijos vizualinį stilių, užtikrinant profesionalų ir patrauklų aptarnavimo centrų įvaizdį kiekviename klientų aptarnavimo žingsnyje.

Dokumentų saugykla
Suformuotas dokumentas saugomas Elpako duomenų saugykloje, kuri užtikrina saugų ir patikimą dokumentų saugojimą. Naudodami dirbtinį intelektą (DI), galite lengvai atlikti duomenų paiešką, taip pat integruoti saugojimo sprendimus su tokiais populiariais įrankiais kaip Google Drive, Dropbox, SharePoint ir kitomis sistemomis. Ši funkcija leidžia turėti visus reikalingus dokumentus vienoje vietoje ir greitai pasiekti juos bet kuriuo metu​.

API integracijos
Elpako suteikia plačias integracijos galimybes su kitomis sistemomis per API sąsają, leidžiančią efektyviai perduoti dokumentus ir duomenis. Galite lengvai integruoti Elpako Biometrinio parašo sprendimą su jau naudojamomis platformomis ir įrankiais, pavyzdžiui, su įvairiomis CRM sistemomis, dokumentų valdymo ar kitomis specializuotomis platformomis. Integracijos galimybės suteikia jums lankstumo ir efektyvumo, leisdamos optimizuoti darbo procesus ir padidinti veiklos našumą.

Elpako Biometrinio parašo platforma siūlo platų papildomų funkcijų spektrą, įskaitant:

• Skirtingi pasirašymo būdai: galimybė pasirašyti rašikliu, pirštu ar kompiuterio pele, taip pat naudoti įvairius specializuotus pasirašymo įrenginius.
• Kelių parašų palaikymas: kelių asmenų parašai ant vieno dokumento, įskaitant kvalifikuotus, pažangius ir Biometrinius parašus.
• Vartotojų ir rolių valdymas: galimybė priskirti skirtingas teises ir funkcijas skirtingiems vartotojams.
• Pasirašymo sesijų stebėjimas ir peržiūra: leidžia sekti pasirašymo procesus realiu laiku.
• Dokumentų archyvavimas: saugus ir patogus dokumentų archyvavimas.
• Dokumentų papildymas: galimybė tiesiogiai klientui pridėti nuotraukas ar papildomus dokumentus.
• Paslaugų pasirinkimas: klientai gali patogiai pasirinkti norimą paslaugą ar dokumentą tiesiogiai iš planšetės.
• PDF redagavimas: automatinis Adobe PDF pildomų laukų atpažinimas ir redagavimas.
• Antspaudavimas skaitmeniniu parašu ir laiko žymomis: užtikrina dokumentų autentiškumą ir nekintamumą.
• Geografinės vietos žymėjimas: padidina pasirašymo saugumą nurodant geografinę vietą.
• Audito įrašai ir ataskaitos: išsamūs audito įrašai ir ataskaitos, užtikrinantys atitiktį ir skaidrumą.
• Platformos pritaikymas: dizaino ir šrifto pritaikymas pagal organizacijos stilius, galimybė naudotis platforma įvairiomis kalbomis.
• Pritaikymas žmonėms su negalia: užtikrina, kad platforma būtų pasiekiama visiems vartotojams.
• Galimos kitos biometrinės integracijos: apima kitų biometrinių savybių, kaip balsas ar pirštų antspaudai, integracijos.

Elpako Biometrinis parašas yra inovatyvus sprendimas, padedantis organizacijoms žengti į toliau skaitmeninėje eroje. Suteikdamas aukštą saugumo užtikrinimą ir efektyvų dokumentų valdymą. Šis sprendimas ne tik padeda sumažinti sąnaudas, bet ir pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Integracija su įvairiomis sistemomis ir plačiomis pritaikymo galimybėmis daro Elpako Biometrinį parašą idealiu pasirinkimu bet kuriai organizacijai, siekiančiai skaitmenizuoti savo veiklą.

Kviečiame išbandyti demo versiją

Jei norite sužinoti daugiau apie Elpako Biometrinio parašo platformą, mūsų ekspertas Rokas ne tik atsakys į visus jūsų klausimus, bet ir supažindins jus su platformomis galimybėmis bei pateiks detalią informaciją apie kainodarą.

Be to, siūlome galimybę nemokamai išbandyti Elpako Biometrinio parašo platformą per 7 dienų demo laikotarpį. Tai puiki proga pamatyti, kaip platforma veikia realiomis sąlygomis ir kaip gali tobulinti darbo procesų bei klientų patirtį.

Norėdami susisiekti ir užsiregistruoti demo versijai, kreipkitės į eksporto plėtros vadybininką
Roką Jašinską, telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected]

Darbuotojams lankstumas – viena iš pagrindinių 2024 m. tendencijų. Jai patenkinti reikalingi tinkami instrumentai. Organizacijos veiklai skaitmenizuoti ir automatizuoti skirtas savitarnos portalas „ZebraDoc“ – lankstus ir patogus įrankis darbuotojui susikurti darbo proceso dokumentų skaitmenizavimą be programavimo.

Neseniai atlikti JAV technologinių tyrimų ir konsultacijų įmonės „Gartner“ tyrimai rodo, kad nors darbuotojai yra sistemingai skatinami grįžti dirbti į biurus, tik 26% apklaustų organizacijų pripažino, kad jų darbuotojai visiškai laikosi šio nurodymo. Ši situacija atskleidžia, kad reikalingos ne tik patrauklios darbo sąlygos, bet ir darbuotojų lūkesčius atitinkantys veiksmingi įrankiai.

Darbuotojai nori lankstumo

Tyrimai rodo, kad darbuotojai jaučia poreikį valdyti savo darbo grafiką taip, kad jis atitiktų jų individualius poreikius ir gyvenimo ritmą. Galimybė dirbti iš namų, turėti pasirinkimą dėl darbo valandų, darbo vietos tampa ne tik pageidautina, bet svarbia dedamąja ir darbuotojams, ir darbdaviams, norintiems pritraukti talentų.

„Taip pat vertinama pusiausvyra tarp darbo ir gyvenimo. Darbuotojai nori turėti laiko asmeniniam gyvenimui, šeimai, pomėgiams ar atsipalaidavimui. Pusiausvyra tarp darbo ir laisvalaikio tampa ne tik norimu, bet ir būtinu elementu siekiant išlaikyti emocinę sveikatą ir gerovę, – teigia „ZebraDoc“ produktų vystymo vadovas. – Įmonės, kurios pasitelkdamos skaitmeninius įrankius suteikia lankstumo ir skatina pusiausvyrą, pritraukia talentingus darbuotojus ir išlaiko esamus, pagerinti darbo efektyvumą, didina darbuotojų pasitenkinimą ir motyvaciją. Taigi, jos tampa konkurencingesnės darbo rinkoje ir pasižymi didesniu darbuotojų lojalumu bei produktyvumu.“

R. Laukio mintis patvirtina tyrimus atliekanti ir įžvalgomis apie lyderystę bei nuotolinį darbą besidalinanti tarptautinė bendrovė „Gitnux“. Jos tyrimai atskleidė, kad 80% darbuotojų, vertindami darbo pasiūlymus, lanksčią darbo tvarką laiko lemiamu veiksniu, o net 61% darbuotojų paliko arba svarstė išeiti iš darbo dėl lankstumo stokos. Nuotoliu dirbančiųjų pasitenkinimas darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra vertinamas 7,6 balo iš 10, o 40% žmonių mano, kad didžiausia nuotolinio darbo nauda – lankstus grafikas. 77% tūkstantmečio arba Z kartos žmonių teigia, kad lanksčios darbo valandos prisideda prie didesnio našumo.

Į iššūkius atsako „ZebraDoc“

„ZebraDoc“ savitarnos portalas yra atsakas į šiuos iššūkius, suteikia inovatyvų sprendimą, kuris iš esmės palengvina darbuotojų ir organizacijos dokumentų valdymo procesus. Šis organizacijos darbuotojų vidinių dokumentų skaitmenizavimui skirtas portalas ne tik leidžia darbuotojams patogiai teikti įvairius prašymus, skundus, atsiliepimus, darbo sutarčių pakeitimus, atostogų prašymus, bet ir užtikrina greitą ryšį su darbuotoju bei aktualios informacijos srautą. Tai ypač svarbu, nes daugumą personalo valdymo dokumentų galima pasirašyti e. būdu, taip sumažinant biurokratiją, popierinių dokumentų kiekį ir, ypač svarbu, – laiko švaistymą“, – atkreipia dėmesį „ZebraDoc“ produkto vystymo vadovas.

„ZebraDoc“ portalas neapsiriboja vien darbuotojų asmeninės informacijos valdymu, bet skaitmeniniu būdu suteikia vadovams galimybę efektyviai tvarkyti darbuotojų užklausas, susipažinimo dokumentus, atostogas, kurti apklausas, naujienas bei reaguoti į pokyčius. Procesų automatizavimas be programavimo yra vienas iš didžiausių šio portalo privalumų, leidžiantis organizacijoms sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir leisti personalui dėmesį sutelkti į jų strateginius uždavinius.

Be to, „ZebraDoc“ portalas atitinka darbuotojų lūkesčius dėl lankstumo, leisdamas pateikti prašymus ir gauti patvirtinimus naudojant bet kokį mobilųjį įrenginį, dokumentus patvirtinti saugiais ir patikimais e. parašu, biometriniu parašu, naudojant „Smart-ID“ ar asmens tapatybės kortelę. Tai leidžia įtraukti į sistemą net tuos darbuotojus, kurie neprisijungę prie kompiuterio, dirba gamybos linijose ar, pvz., vairuotojais.

Privalumas – kūrimas be programavimo

E. sistemos, kaip „ZebraDoc“, kurias galima pritaikyti pagal savo poreikius be jokio programavimo, pristato neįkainojamą sprendimą siekiant efektyviai valdyti dokumentus. Jos suteikia galimybę ne tik sutaupyti laiko ir išteklių, bet ir sukurti individualius įmonės poreikius atitinkančius procesus. Tai personalo specialistams leidžia pritaikyti ir koreguoti sistemą be didelių iššūkių ar technologinių barjerų.

„Šis savitarnos portalas ne tik suteikia techninį sprendimą, bet ir skatina geresnį bendravimą bei bendradarbiavimą organizacijoje, stiprina ryšį tarp darbuotojų, personalo skyriaus ir vadovų. Jis taip pat pagerina užklausų valdymą, padeda kurti bendradarbiavimo kultūrą, didina produktyvumą ir lojalumą organizacijai, – aiškina R. Laukys. – Tokios sistemos ypač naudingos dėl savo lankstumo. Jos leidžia formuoti personalo valdymo procesus taip, kaip reikia konkrečiai įmonei atsižvelgiant į jos specifiką ir poreikius. Be to, šios sistemos paprastai būna intuityvios ir lengvai valdomos, tad net ir be giliojo programavimo supratimo jas gali efektyviai naudoti personalo specialistai.“

Anot „ZebraDoc“ projekto vadovo, dar vienas svarbus pranašumas – galimybė lengvai keisti sistemos konfigūraciją ir parametrus atsižvelgiant į besikeičiančius reikalavimus ar procedūras. Tokios lankstumo ir pritaikomumo savybės e. sistemose suteikia personalo specialistams galimybę tapti procesų architektais, lanksčiai formuojant ir valdant dokumentų tvarkymo būdus, kurie atitinka įmonės tikslus ir užtikrina efektyvų personalo valdymą.

Pilną straipsnį galite skaityti dienraštyje „Verslo žinios“: Lankstumas ir efektyvumas: kaip šiuolaikinės technologijos keičia darbo rinką

„Diegdami e. parašo sistemą susidūrėme su tam tikromis pradžios problemomis, – prisimena A. Andrijauskienė. – Vienos iš didžiausių problemų buvo supažindinti darbuotojus su e. parašo nauda, persitvarkyti darbų vykdymo eigą ir apmokyti darbuotojus naudotis nauja technologija, užtikrinant saugų e. parašo naudojimą. Tačiau, atsiradus daugiau patirties, šios problemos buvo įveiktos. Dabar galime pasidalinti savo patirtimi su kitomis savivaldybėmis ir padėti joms pradėti naudoti e. parašą sklandžiau.“

Ji teigia, kad ėmus naudoti e. parašą savivaldybės procesuose įvyko daug pasikeitimų. Dabar visi rengiami dokumentai gali būti greičiau ir efektyviau tvarkomi elektroniniu būdu, o tai leidžia paspartinti administracines procedūras. E. parašas taip pat leidžia mažinti išlaidas spausdinimui ir dokumentų perdavimui, pašto išlaidoms, taupomas darbuotojų laikas, kurį jie gali skirti svarbesnėms užduotims vietoje to, kad ruoštų dokumentus, juos spausdintų, skenuotų, siųstų ir pan. Šiandien taip pat aktualu, kad darbuotojui, esant poreikiui, sudaroma galimybė dirbti iš namų ar kitos vietos.

„Be to, piliečiai, įstaigų ir verslo atstovai taip pat gali pateikti dokumentus elektroniniu būdu neišeidami iš namų ar biurų ir taupyti savo laiką, – e. parašo teikiamas naudas toliau vardija Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja. – Naudodami e. parašą mes suteikiame galimybę interesantams greičiau ir patogiau pateikti dokumentus bei prašymus. Taip taupomas jų laikas, nes nebūtina lankytis savivaldybėje. Be to, e. parašo naudojimas padidina dokumentų saugumą ir mažina sukčiavimo galimybę. Tai naudinga ne tik mums, bet ir mūsų klientams, kurie gali būti tikri, kad jų duomenys yra saugūs.“

Andrijauskienė taip pat akcentuoja, kad e. parašas yra labai naudingas ir Visagino mokinių registravimo sistemoje.

„Mūsų patirtis su nauja Visagino mokinių registravimo sistema naudojant e. parašą yra labai teigiama. Jis leidžia mums efektyviai ir saugiai tvarkyti mokinių registracijos dokumentus bei prašymus. Tai supaprastino procesą, leido greičiau atlikti reikiamus veiksmus ir sumažino biurokratinę naštą tiek mūsų darbuotojams, tiek mokinių tėvams. Be to, e. parašo naudojimas padidina duomenų saugumą, todėl mes ir mūsų klientai jaučiamės saugiau. Tai tikrai buvo mums naudinga ir tikimės, kad toks sprendimas ateityje bus dar plačiau taikomas kituose savivaldybės procesuose“, – neabejoja Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja.

Anot jos, e. parašo ir tuo pačiu e. dokumentų rengimas leido pasinaudoti vienu didžiausių privalumų – sukurti raštinių sistemą, kurią savivaldybė turi galimybę naudotis bendrai su savivaldybės biudžetinėmis ir viešosiomis įstaigomis. Šiuo būdu keitimasis e. dokumentais yra didelė nauda, nes didina dokumentų sudarymo saugumą.

Paulius Jonikas, e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas, primena, kad e. parašas yra skaitmeninis būdas patvirtinti asmens tapatybę ar sutikimą su tam tikru dokumentu ar informacija. Savivaldybės, švietimo ir kitos įstaigos gali naudoti e. parašą tam, kad efektyviau ir patogiau tvarkytų dokumentus bei procesus.

Pavyzdžiui, e. parašas leidžia greičiau patvirtinti arba pasirašyti dokumentus, nereikalingas fizinis dokumentų perkėlimas ir laukimas. Taip pasirašytus dokumentus paprasčiau administruoti, mažėja biurokratinių procesų, nes nereikia jų spausdinti, skenuoti ar pasirašinėti ranka. Taip pat aktualu, kad taupomas laikas ir resursai, nes naudojant e. parašą išvengiama gaišaties dokumentams pervežti ar persiųsti.

„Šiandien ypač svarbu akcentuoti ir saugumą bei patikimumą: e. parašai gali būti užtikrinti šifravimu ir kitais saugumo mechanizmais, kad dokumentai būtų saugūs ir neklastoti. Taip pat naudinga, kad taip pasirašyti dokumentai lengvai prieinami ir turi nuolatinę prieigos kontrolės galimybę: elektroninę informaciją ir dokumentus galima lengvai pasiekti ir tvarkyti elektroniniu būdu bet kada ir iš bet kur, turint tinkamą įrangą ir prieigą prie tinklo, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas. – Ne paskutinėje vietoje ir aplinkosauga – e. parašas prisideda prie tvarios praktikos, nes nebereikia spausdinti ir naudoti popieriaus dokumentams pasirašyti. Taigi, e. parašas gali pagerinti efektyvumą, saugumą, aplinkos tvarumą ir prieinamumą švietimo ir kitose įstaigose bei prisidėti prie sklandesnio administravimo ir procesų optimizavimo.“

Jonikas atskleidžia, kad yra daugybė dokumentų, kuriuos, naudodamos e. parašą, švietimo įstaigos teikia arba gali teikti elektroniniu būdu ir pasirašyti e. parašu. Tai, pavyzdžiui, priėmimas į mokykla ar darželį, kompensacija už darželius, mokinių atleidimas nuo pamokų, mokymosi dienų pateisinimas dėl ligos, pažyma dėl pamokų pateisinimo, maitinimo, socialinės paramos skyrimas, įvairių nuostatų patvirtinimas, mokinio charakteristikos pateikimas. Naudodamos e. parašą įstaigos taip pat tvarko vidinius dokumentus, pavyzdžiui, projektus, šildymo ir kitų komunalinių paslaugų sutarčių sudarymą, mokinių pavežėjimo sutartis, darbuotojų įdarbinimą, specialistų atestacijas, metodinės veiklos patvirtinimą, komandiruočių išlaidas, viešuosius pirkimus, tvarkos aprašus, bendradarbiavimo sutartis.

E. parašas gali būti naudojamas ir masiniam pasirašinėjimui.

„E. parašo masiniai veiksmai arba masiniai e. parašai yra būdas pasirašyti daugybę elektroninių dokumentų arba transakcijų tuo pačiu metu naudojant vieną ar kelias bendras e. parašo raktų poras. Tai yra naudinga, kai organizacijos arba verslo subjektai turi tvirtinti didelį skaičių dokumentų, pavyzdžiui, sutartis, sąskaitas, susitarimus ar kitus e. įrašus, be to, reikalingas jų teisinis pripažinimas ir saugumas“, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas.

Jis primena, kad dokumento autentiškumui ir kilmei įrodyti taip pat naudojamas ir e. spaudas. Tai tik juridiniams asmenims išduodama elektroninių dokumentų patikimumo užtikrinimo priemonė. E. spaudą galima laikyti įprasto įmonės antspaudo elektronine atmaina, nors šios technologijos panaudojimo galimybės yra gerokai platesnės, o viena vertingiausių – galimybė automatizuoti ir efektyvinti procesus. Pavyzdžiui, siunčiant pranešimus klientams, pasirašant posėdžių ar susitikimų protokolus, sutartis, teikiant komercinius pasiūlymus ar išankstinio apmokėjimo sąskaitas, pildant deklaracijas valstybės institucijoms, skaitmenizuojant popierinius dokumentus ir kt. Beje, e. spaudas leidžia siųsti ir apdoroti dokumentus automatizuotai – technologija pilnai integruojama į verslo informacines sistemas ir leidžia saugiai pasirašyti didelius e. dokumentų kiekius, todėl taupo ir laiką, ir lėšas.

Žinotina, kad kvalifikuoti e. parašai ir e. spaudai turi juridinę teisinę galią, jų negalima atsisakyti pripažinti, jie tinka naudoti kaip įrodymas teismo procese, pripažįstami kitose valstybėse.

Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”