Pavyzdžiui, atėjus į gydymo įstaigą, paciento informacija yra tvarkoma skaitmeninėse ligos kortelėse, tačiau sutikimai dėl operacijų ar procedūrų apmokėjimo dokumentai vis dar pasirašomi ranka. Dėl šios priežasties biometrinis parašas tampa ypatingai svarbia technologija, leidžiančia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir užtikrinti, kad visi procesai vyktų skaitmeninėje erdvėje.

Biometrinio parašo panaudojimas

Elpako biometrinis parašas skirtas gyvam klientų aptarnavimui, suteikiant galimybę pasirašyti dokumentus ant planšečių. Ši platforma ne tik užtikrina aukštą teisinę apsaugą, bet ir gerokai pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Klientai gali patogiai ir greitai pasirašyti dokumentus bet kurioje vietoje, nesvarbu ar tai būtų viešoji įstaiga su klientų aptarnavimo skyriumi, draudimo brokerio kabinetas ar pasirašomas saulės elektrinių sumontavimo pridavimo aktas. Naudodami Elpako biometrinį parašą, galite visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir pereiti prie skaitmeninių procesų.

Technologijos savybės ir privalumai

Biometrinis parašas – tai skaitmeninis dokumentų pasirašymo būdas, kurio metu naudojama planšetė ir jos rašiklis. Pasirašymo metu surenkami unikalūs asmens rašymo judesių duomenys, kurie apima rašiklio palinkimo kampus, spaudimo jėgą ir pagreičius, kurie yra užšifruojami ir saugomi dokumente. Tokiu būdu užtikrinamas aukštas saugumo lygis ir teisinė apsauga​. Elpako biometrinis parašas atitinka ISO/IEC 19794-7:2021 ir eIDAS reglamento reikalavimus, o tai garantuoja patikimumą ir teisėtumą visoje Europos Sąjungoje.

Svarbu suprasti, kad Lietuvoje dažnai pasitaiko atvejų, kai elektroninio pasirašymo būdas tėra tik parašo paveikslėlio įkėlimas, o ne tikras elektroninis parašas. Toks parašo paveikslėlis negali būti autentifikuotas kaip priklausantis konkrečiam asmeniui ir neturi jokios teisinės galios. Tuo tarpu Elpako biometrinis parašas užtikrina aukštą saugumo lygį, nes pasirašymo metu surenkami grafometriniai asmens duomenys. Kilus abejonėms dėl klastojimo ar ginčui, teismo ekspertizės centras gali atlikti grafometrinę ekspertizę ir įvertinti parašo validumą. Toks pasirašymo būdas yra teisiškai galiojantis ir yra vertinamas kaip ranka pasirašytas parašas.

Daugiau nei parašas

Elpako komanda sukūrė itin kruopščiai apgalvotą platformą, kuri ne tik leidžia rinkti biometrinius parašus, bet ir užtikrina aukščiausios kokybės aptarnavimą jūsų klientams. Šis sprendimas yra sukurtas atsižvelgiant į realius kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria įmonės klientų aptarnavimo procesuose, todėl platforma siūlo patogias ir reikalingas funkcijas. Jos padeda optimizuoti darbo procesus, palengvina dokumentų valdymą ir pagerina klientų patirtį kiekviename sąlytyje su įmone.

Papildomos funkcijos:

Dokumentų šablonų kūrimas
Elpako platforma leidžia lengvai ir greitai kurti dokumentų šablonus, kuriuose galite integruoti pildomus laukus, turinčius skirtingas reikšmes ir kuriuos galima individualiai konfigūruoti. Šie laukai į dokumentą įterpiami vilkimo būdu, suteikiant galimybę juos lengvai pritaikyti pagal  poreikius. Tai reiškia, kad kiekvienas dokumento šablonas gali būti pritaikytas konkretiems atvejams, užtikrinant maksimalų patogumą​.

Asistavimo funkcijos
Asistavimo funkcijos apima galimybę dirbti su vienu dokumentu, kuris rodomas dviejuose nepriklausomuose ekranuose. Tai leidžia tiesiogiai pildyti duomenis administratoriui ir klientui, užtikrinant sklandų ir efektyvų bendradarbiavimą. Dokumento pildymo procesą lydi vedlio animacija, kuri padeda klientui suprasti pildymo etapus ir užtikrina sklandų informacijos įvedimą. Šios funkcijos užtikrina, kad klientai visada būtų informuoti apie kiekvieną žingsnį ir galėtų lengvai pildyti dokumentus​.

Veikia visose planšetėse
Elpako biometrinio parašo platforma veikia tiek bet kuriame planšetiniame kompiuteryje su elektroniniu rašikliu, tiek išmaniuosiuose telefonuose ir reikalauja tik interneto ryšio. Platforma palaiko operacines sistemas Android, Windows, iOS ir Linux, todėl ji yra suderinama su įvairiais įrenginiais, nepriklausomai nuo gamintojo ar techninių parametrų. Be to, yra galimybė keisti planšetės užsklandos foną, kad jis atitiktų organizacijos vizualinį stilių, užtikrinant profesionalų ir patrauklų aptarnavimo centrų įvaizdį kiekviename klientų aptarnavimo žingsnyje.

Dokumentų saugykla
Suformuotas dokumentas saugomas Elpako duomenų saugykloje, kuri užtikrina saugų ir patikimą dokumentų saugojimą. Naudodami dirbtinį intelektą (DI), galite lengvai atlikti duomenų paiešką, taip pat integruoti saugojimo sprendimus su tokiais populiariais įrankiais kaip Google Drive, Dropbox, SharePoint ir kitomis sistemomis. Ši funkcija leidžia turėti visus reikalingus dokumentus vienoje vietoje ir greitai pasiekti juos bet kuriuo metu​.

API integracijos
Elpako suteikia plačias integracijos galimybes su kitomis sistemomis per API sąsają, leidžiančią efektyviai perduoti dokumentus ir duomenis. Galite lengvai integruoti Elpako biometrinio parašo sprendimą su jau naudojamomis platformomis ir įrankiais, pavyzdžiui, su įvairiomis CRM sistemomis, dokumentų valdymo ar kitomis specializuotomis platformomis. Integracijos galimybės suteikia jums lankstumo ir efektyvumo, leisdamos optimizuoti darbo procesus ir padidinti veiklos našumą.

Elpako biometrinio parašo platforma siūlo platų papildomų funkcijų spektrą, įskaitant:

• Skirtingi pasirašymo būdai: galimybė pasirašyti rašikliu, pirštu ar kompiuterio pele, taip pat naudoti įvairius specializuotus pasirašymo įrenginius.
• Kelių parašų palaikymas: kelių asmenų parašai ant vieno dokumento, įskaitant kvalifikuotus, pažangius ir biometrinius parašus.
• Vartotojų ir rolių valdymas: galimybė priskirti skirtingas teises ir funkcijas skirtingiems vartotojams.
• Pasirašymo sesijų stebėjimas ir peržiūra: leidžia sekti pasirašymo procesus realiu laiku.
• Dokumentų archyvavimas: saugus ir patogus dokumentų archyvavimas.
• Dokumentų papildymas: galimybė tiesiogiai klientui pridėti nuotraukas ar papildomus dokumentus.
• Paslaugų pasirinkimas: klientai gali patogiai pasirinkti norimą paslaugą ar dokumentą tiesiogiai iš planšetės.
• PDF redagavimas: automatinis Adobe PDF pildomų laukų atpažinimas ir redagavimas.
• Antspaudavimas skaitmeniniu parašu ir laiko žymomis: užtikrina dokumentų autentiškumą ir nekintamumą.
• Geografinės vietos žymėjimas: padidina pasirašymo saugumą nurodant geografinę vietą.
• Audito įrašai ir ataskaitos: išsamūs audito įrašai ir ataskaitos, užtikrinantys atitiktį ir skaidrumą.
• Platformos pritaikymas: dizaino ir šrifto pritaikymas pagal organizacijos stilius, galimybė naudotis platforma įvairiomis kalbomis.
• Pritaikymas žmonėms su negalia: užtikrina, kad platforma būtų pasiekiama visiems vartotojams.
• Galimos kitos biometrinės integracijos: apima kitų biometrinių savybių, kaip balsas ar pirštų antspaudai, integracijos.

Elpako biometrinis parašas yra inovatyvus sprendimas, padedantis organizacijoms žengti į toliau skaitmeninėje eroje. Suteikdamas aukštą saugumo užtikrinimą ir efektyvų dokumentų valdymą. Šis sprendimas ne tik padeda sumažinti sąnaudas, bet ir pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Integracija su įvairiomis sistemomis ir plačiomis pritaikymo galimybėmis daro Elpako biometrinį parašą idealiu pasirinkimu bet kuriai organizacijai, siekiančiai skaitmenizuoti savo veiklą.

Kviečiame išbandyti demo versiją

Jei norite sužinoti daugiau apie Elpako biometrinio parašo platformą, mūsų ekspertas Rokas ne tik atsakys į visus jūsų klausimus, bet ir supažindins jus su platformomis galimybėmis bei pateiks detalią informaciją apie kainodarą.

Be to, siūlome galimybę nemokamai išbandyti Elpako biometrinio parašo platformą per 7 dienų demo laikotarpį. Tai puiki proga pamatyti, kaip platforma veikia realiomis sąlygomis ir kaip gali tobulinti darbo procesų bei klientų patirtį.

Norėdami susisiekti ir užsiregistruoti demo versijai, kreipkitės į eksporto plėtros vadybininką
Roką Jašinską, telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected]

Darbuotojams lankstumas – viena iš pagrindinių 2024 m. tendencijų. Jai patenkinti reikalingi tinkami instrumentai. Organizacijos veiklai skaitmenizuoti ir automatizuoti skirtas savitarnos portalas „ZebraDoc“ – lankstus ir patogus įrankis darbuotojui susikurti darbo proceso dokumentų skaitmenizavimą be programavimo.

Neseniai atlikti JAV technologinių tyrimų ir konsultacijų įmonės „Gartner“ tyrimai rodo, kad nors darbuotojai yra sistemingai skatinami grįžti dirbti į biurus, tik 26% apklaustų organizacijų pripažino, kad jų darbuotojai visiškai laikosi šio nurodymo. Ši situacija atskleidžia, kad reikalingos ne tik patrauklios darbo sąlygos, bet ir darbuotojų lūkesčius atitinkantys veiksmingi įrankiai.

Darbuotojai nori lankstumo

Tyrimai rodo, kad darbuotojai jaučia poreikį valdyti savo darbo grafiką taip, kad jis atitiktų jų individualius poreikius ir gyvenimo ritmą. Galimybė dirbti iš namų, turėti pasirinkimą dėl darbo valandų, darbo vietos tampa ne tik pageidautina, bet svarbia dedamąja ir darbuotojams, ir darbdaviams, norintiems pritraukti talentų.

„Taip pat vertinama pusiausvyra tarp darbo ir gyvenimo. Darbuotojai nori turėti laiko asmeniniam gyvenimui, šeimai, pomėgiams ar atsipalaidavimui. Pusiausvyra tarp darbo ir laisvalaikio tampa ne tik norimu, bet ir būtinu elementu siekiant išlaikyti emocinę sveikatą ir gerovę, – teigia „ZebraDoc“ produktų vystymo vadovas. – Įmonės, kurios pasitelkdamos skaitmeninius įrankius suteikia lankstumo ir skatina pusiausvyrą, pritraukia talentingus darbuotojus ir išlaiko esamus, pagerinti darbo efektyvumą, didina darbuotojų pasitenkinimą ir motyvaciją. Taigi, jos tampa konkurencingesnės darbo rinkoje ir pasižymi didesniu darbuotojų lojalumu bei produktyvumu.“

R. Laukio mintis patvirtina tyrimus atliekanti ir įžvalgomis apie lyderystę bei nuotolinį darbą besidalinanti tarptautinė bendrovė „Gitnux“. Jos tyrimai atskleidė, kad 80% darbuotojų, vertindami darbo pasiūlymus, lanksčią darbo tvarką laiko lemiamu veiksniu, o net 61% darbuotojų paliko arba svarstė išeiti iš darbo dėl lankstumo stokos. Nuotoliu dirbančiųjų pasitenkinimas darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra vertinamas 7,6 balo iš 10, o 40% žmonių mano, kad didžiausia nuotolinio darbo nauda – lankstus grafikas. 77% tūkstantmečio arba Z kartos žmonių teigia, kad lanksčios darbo valandos prisideda prie didesnio našumo.

Į iššūkius atsako „ZebraDoc“

„ZebraDoc“ savitarnos portalas yra atsakas į šiuos iššūkius, suteikia inovatyvų sprendimą, kuris iš esmės palengvina darbuotojų ir organizacijos dokumentų valdymo procesus. Šis organizacijos darbuotojų vidinių dokumentų skaitmenizavimui skirtas portalas ne tik leidžia darbuotojams patogiai teikti įvairius prašymus, skundus, atsiliepimus, darbo sutarčių pakeitimus, atostogų prašymus, bet ir užtikrina greitą ryšį su darbuotoju bei aktualios informacijos srautą. Tai ypač svarbu, nes daugumą personalo valdymo dokumentų galima pasirašyti e. būdu, taip sumažinant biurokratiją, popierinių dokumentų kiekį ir, ypač svarbu, – laiko švaistymą“, – atkreipia dėmesį „ZebraDoc“ produkto vystymo vadovas.

„ZebraDoc“ portalas neapsiriboja vien darbuotojų asmeninės informacijos valdymu, bet skaitmeniniu būdu suteikia vadovams galimybę efektyviai tvarkyti darbuotojų užklausas, susipažinimo dokumentus, atostogas, kurti apklausas, naujienas bei reaguoti į pokyčius. Procesų automatizavimas be programavimo yra vienas iš didžiausių šio portalo privalumų, leidžiantis organizacijoms sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir leisti personalui dėmesį sutelkti į jų strateginius uždavinius.

Be to, „ZebraDoc“ portalas atitinka darbuotojų lūkesčius dėl lankstumo, leisdamas pateikti prašymus ir gauti patvirtinimus naudojant bet kokį mobilųjį įrenginį, dokumentus patvirtinti saugiais ir patikimais e. parašu, biometriniu parašu, naudojant „Smart-ID“ ar asmens tapatybės kortelę. Tai leidžia įtraukti į sistemą net tuos darbuotojus, kurie neprisijungę prie kompiuterio, dirba gamybos linijose ar, pvz., vairuotojais.

Privalumas – kūrimas be programavimo

E. sistemos, kaip „ZebraDoc“, kurias galima pritaikyti pagal savo poreikius be jokio programavimo, pristato neįkainojamą sprendimą siekiant efektyviai valdyti dokumentus. Jos suteikia galimybę ne tik sutaupyti laiko ir išteklių, bet ir sukurti individualius įmonės poreikius atitinkančius procesus. Tai personalo specialistams leidžia pritaikyti ir koreguoti sistemą be didelių iššūkių ar technologinių barjerų.

„Šis savitarnos portalas ne tik suteikia techninį sprendimą, bet ir skatina geresnį bendravimą bei bendradarbiavimą organizacijoje, stiprina ryšį tarp darbuotojų, personalo skyriaus ir vadovų. Jis taip pat pagerina užklausų valdymą, padeda kurti bendradarbiavimo kultūrą, didina produktyvumą ir lojalumą organizacijai, – aiškina R. Laukys. – Tokios sistemos ypač naudingos dėl savo lankstumo. Jos leidžia formuoti personalo valdymo procesus taip, kaip reikia konkrečiai įmonei atsižvelgiant į jos specifiką ir poreikius. Be to, šios sistemos paprastai būna intuityvios ir lengvai valdomos, tad net ir be giliojo programavimo supratimo jas gali efektyviai naudoti personalo specialistai.“

Anot „ZebraDoc“ projekto vadovo, dar vienas svarbus pranašumas – galimybė lengvai keisti sistemos konfigūraciją ir parametrus atsižvelgiant į besikeičiančius reikalavimus ar procedūras. Tokios lankstumo ir pritaikomumo savybės e. sistemose suteikia personalo specialistams galimybę tapti procesų architektais, lanksčiai formuojant ir valdant dokumentų tvarkymo būdus, kurie atitinka įmonės tikslus ir užtikrina efektyvų personalo valdymą.

Pilną straipsnį galite skaityti dienraštyje „Verslo žinios“: Lankstumas ir efektyvumas: kaip šiuolaikinės technologijos keičia darbo rinką

„Diegdami e. parašo sistemą susidūrėme su tam tikromis pradžios problemomis, – prisimena A. Andrijauskienė. – Vienos iš didžiausių problemų buvo supažindinti darbuotojus su e. parašo nauda, persitvarkyti darbų vykdymo eigą ir apmokyti darbuotojus naudotis nauja technologija, užtikrinant saugų e. parašo naudojimą. Tačiau, atsiradus daugiau patirties, šios problemos buvo įveiktos. Dabar galime pasidalinti savo patirtimi su kitomis savivaldybėmis ir padėti joms pradėti naudoti e. parašą sklandžiau.“

Ji teigia, kad ėmus naudoti e. parašą savivaldybės procesuose įvyko daug pasikeitimų. Dabar visi rengiami dokumentai gali būti greičiau ir efektyviau tvarkomi elektroniniu būdu, o tai leidžia paspartinti administracines procedūras. E. parašas taip pat leidžia mažinti išlaidas spausdinimui ir dokumentų perdavimui, pašto išlaidoms, taupomas darbuotojų laikas, kurį jie gali skirti svarbesnėms užduotims vietoje to, kad ruoštų dokumentus, juos spausdintų, skenuotų, siųstų ir pan. Šiandien taip pat aktualu, kad darbuotojui, esant poreikiui, sudaroma galimybė dirbti iš namų ar kitos vietos.

„Be to, piliečiai, įstaigų ir verslo atstovai taip pat gali pateikti dokumentus elektroniniu būdu neišeidami iš namų ar biurų ir taupyti savo laiką, – e. parašo teikiamas naudas toliau vardija Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja. – Naudodami e. parašą mes suteikiame galimybę interesantams greičiau ir patogiau pateikti dokumentus bei prašymus. Taip taupomas jų laikas, nes nebūtina lankytis savivaldybėje. Be to, e. parašo naudojimas padidina dokumentų saugumą ir mažina sukčiavimo galimybę. Tai naudinga ne tik mums, bet ir mūsų klientams, kurie gali būti tikri, kad jų duomenys yra saugūs.“

Andrijauskienė taip pat akcentuoja, kad e. parašas yra labai naudingas ir Visagino mokinių registravimo sistemoje.

„Mūsų patirtis su nauja Visagino mokinių registravimo sistema naudojant e. parašą yra labai teigiama. Jis leidžia mums efektyviai ir saugiai tvarkyti mokinių registracijos dokumentus bei prašymus. Tai supaprastino procesą, leido greičiau atlikti reikiamus veiksmus ir sumažino biurokratinę naštą tiek mūsų darbuotojams, tiek mokinių tėvams. Be to, e. parašo naudojimas padidina duomenų saugumą, todėl mes ir mūsų klientai jaučiamės saugiau. Tai tikrai buvo mums naudinga ir tikimės, kad toks sprendimas ateityje bus dar plačiau taikomas kituose savivaldybės procesuose“, – neabejoja Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja.

Anot jos, e. parašo ir tuo pačiu e. dokumentų rengimas leido pasinaudoti vienu didžiausių privalumų – sukurti raštinių sistemą, kurią savivaldybė turi galimybę naudotis bendrai su savivaldybės biudžetinėmis ir viešosiomis įstaigomis. Šiuo būdu keitimasis e. dokumentais yra didelė nauda, nes didina dokumentų sudarymo saugumą.

Paulius Jonikas, e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas, primena, kad e. parašas yra skaitmeninis būdas patvirtinti asmens tapatybę ar sutikimą su tam tikru dokumentu ar informacija. Savivaldybės, švietimo ir kitos įstaigos gali naudoti e. parašą tam, kad efektyviau ir patogiau tvarkytų dokumentus bei procesus.

Pavyzdžiui, e. parašas leidžia greičiau patvirtinti arba pasirašyti dokumentus, nereikalingas fizinis dokumentų perkėlimas ir laukimas. Taip pasirašytus dokumentus paprasčiau administruoti, mažėja biurokratinių procesų, nes nereikia jų spausdinti, skenuoti ar pasirašinėti ranka. Taip pat aktualu, kad taupomas laikas ir resursai, nes naudojant e. parašą išvengiama gaišaties dokumentams pervežti ar persiųsti.

„Šiandien ypač svarbu akcentuoti ir saugumą bei patikimumą: e. parašai gali būti užtikrinti šifravimu ir kitais saugumo mechanizmais, kad dokumentai būtų saugūs ir neklastoti. Taip pat naudinga, kad taip pasirašyti dokumentai lengvai prieinami ir turi nuolatinę prieigos kontrolės galimybę: elektroninę informaciją ir dokumentus galima lengvai pasiekti ir tvarkyti elektroniniu būdu bet kada ir iš bet kur, turint tinkamą įrangą ir prieigą prie tinklo, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas. – Ne paskutinėje vietoje ir aplinkosauga – e. parašas prisideda prie tvarios praktikos, nes nebereikia spausdinti ir naudoti popieriaus dokumentams pasirašyti. Taigi, e. parašas gali pagerinti efektyvumą, saugumą, aplinkos tvarumą ir prieinamumą švietimo ir kitose įstaigose bei prisidėti prie sklandesnio administravimo ir procesų optimizavimo.“

Jonikas atskleidžia, kad yra daugybė dokumentų, kuriuos, naudodamos e. parašą, švietimo įstaigos teikia arba gali teikti elektroniniu būdu ir pasirašyti e. parašu. Tai, pavyzdžiui, priėmimas į mokykla ar darželį, kompensacija už darželius, mokinių atleidimas nuo pamokų, mokymosi dienų pateisinimas dėl ligos, pažyma dėl pamokų pateisinimo, maitinimo, socialinės paramos skyrimas, įvairių nuostatų patvirtinimas, mokinio charakteristikos pateikimas. Naudodamos e. parašą įstaigos taip pat tvarko vidinius dokumentus, pavyzdžiui, projektus, šildymo ir kitų komunalinių paslaugų sutarčių sudarymą, mokinių pavežėjimo sutartis, darbuotojų įdarbinimą, specialistų atestacijas, metodinės veiklos patvirtinimą, komandiruočių išlaidas, viešuosius pirkimus, tvarkos aprašus, bendradarbiavimo sutartis.

E. parašas gali būti naudojamas ir masiniam pasirašinėjimui.

„E. parašo masiniai veiksmai arba masiniai e. parašai yra būdas pasirašyti daugybę elektroninių dokumentų arba transakcijų tuo pačiu metu naudojant vieną ar kelias bendras e. parašo raktų poras. Tai yra naudinga, kai organizacijos arba verslo subjektai turi tvirtinti didelį skaičių dokumentų, pavyzdžiui, sutartis, sąskaitas, susitarimus ar kitus e. įrašus, be to, reikalingas jų teisinis pripažinimas ir saugumas“, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas.

Jis primena, kad dokumento autentiškumui ir kilmei įrodyti taip pat naudojamas ir e. spaudas. Tai tik juridiniams asmenims išduodama elektroninių dokumentų patikimumo užtikrinimo priemonė. E. spaudą galima laikyti įprasto įmonės antspaudo elektronine atmaina, nors šios technologijos panaudojimo galimybės yra gerokai platesnės, o viena vertingiausių – galimybė automatizuoti ir efektyvinti procesus. Pavyzdžiui, siunčiant pranešimus klientams, pasirašant posėdžių ar susitikimų protokolus, sutartis, teikiant komercinius pasiūlymus ar išankstinio apmokėjimo sąskaitas, pildant deklaracijas valstybės institucijoms, skaitmenizuojant popierinius dokumentus ir kt. Beje, e. spaudas leidžia siųsti ir apdoroti dokumentus automatizuotai – technologija pilnai integruojama į verslo informacines sistemas ir leidžia saugiai pasirašyti didelius e. dokumentų kiekius, todėl taupo ir laiką, ir lėšas.

Žinotina, kad kvalifikuoti e. parašai ir e. spaudai turi juridinę teisinę galią, jų negalima atsisakyti pripažinti, jie tinka naudoti kaip įrodymas teismo procese, pripažįstami kitose valstybėse.

Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”

Europos Komisijos paviešintas 2021 m. skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės indeksas parodė, kad vidutiniškai 75% svarbių gyvenimui administracinių procesų visose Europos Sąjungos (ES) narėse galima atlikti internetu, o Estijoje, Liuksemburge ir Maltoje – net daugiau nei 90%, Lietuvoje – per 80%. Ir nors per 84% ES gyventojų reguliariai naudojosi internetu, tik šiek tiek daugiau nei pusė jų internetu bendravo su valdžios institucijomis ir naudojosi viešosiomis e. paslaugomis.

To priežasčių įvardijama pačių įvairiausių: organizacijų paslaugomis naudojamasi mažai, nes skaitmeniniu būdu jos neprieinamos, naudotis nepatogu, neaišku, trūksta nuoseklumo, sudėtingos procedūros ir t. t. Menkas gyventojų naudojamasis e. paslaugomis sunkina ir pačių savivaldybių darbuotojų darbą. Taigi, nepasinaudojus e. paslaugų teikiamomis galimybėmis nukenčia ir gyventojų patogumas bei aptarnavimo operatyvumas, ir daugiau darbo atsiranda organizacijų darbuotojams.

Procesų automatizavimui – viena platforma

„Šioms problemoms spręsti ir organizacijose, ir įmonėse yra sukurtas patogus įrankis – „ZebraDoc“. Tai moderni „no code“ e. paslaugų teikimo platforma, su kuria organizacijos ir įmonės gali skaitmenizuoti paslaugas ir automatizuoti vidinius darbo procesus. Su ja organizacijos darbuotojai gali patys savarankiškai konstruoti paslaugų užsakymus, surinkti ir apdoroti informaciją, tvarkyti dokumentus, pasirašyti juos e. parašu ir gauti mokėjimus“, – pasakoja Redas Laukys, „ZebraDoc“ projekto vadovas.

Jis akcentuoja, kad, pavyzdžiui, „ZebraDoc“ e. paslaugų platforma leidžia vienoje vietoje pateikti informaciją apie visas savivaldybės teikiamas paslaugas ir gyventojams, ir verslui, ir svečiams. Šioje platformoje galima patogiai integruoti visų rūšių savivaldybės e. paslaugas. Tai reiškia, kad pasitelkus „ZebraDoc“ savivaldybė savo gyventojams, o verslas – savo klientams suteiks daugiau laisvės ir galimybių naudotis paslaugomis iš bet kur ir bet kada.

Anot jo, pavyzdžiui, savivaldybės, kurių teikiamos paslaugos iš tiesų aktualios visiems gyventojams, gali gauti naudos iš skaitmeninės transformacijos tapdamos išradingesnės, efektyvesnės ir gebančios geriau reaguoti į besikeičiančias gyvenimo sąlygas bei gyventojų poreikius.

Integruojasi su savivaldybių turima sistema

„Pasitelkę „ZebraDoc“ e. paslaugų platformą savivaldybės užtikrina efektyvų paslaugų teikimą savo gyventojams, verslui ir svečiams, didina paslaugų prieinamumą ir skaidrumą“, – tikina R. Laukys.

Valstybės ir savivaldybės įstaigose teikiamų e. paslaugų statistika rodo, kad 2022 m. pradžioje 76,4% įstaigų sudarė galimybę parsisiųsti įvairias dokumentų formas, 49,1% – grąžinti jas užpildytas. 59,1% įstaigų nurodė, kad dalį paslaugų teikia elektroniniu būdu (2020 m. pradžioje atitinkamai – 71,4, 47,3, 47,3%). Beje, didelė tikimybė, kad prašymų formų atsisiuntimas, pildymas ir pateikimas vyksta e. paštu, pildant „Word“ dokumentą. O tai piliečiui yra ne itin patogu, reikalauja daug veiksmų, kelia stresą ir klaidų tikimybę palyginti su sprendimu, jei formos būtų pildomos internete specialioje platformoje, kuri gali iš karto tikrinti, ar pildoma teisingai.

„Su „ZebraDoc“ visas formas galima pateikti internetu ir visas jas iš karto grąžinti užpildytas e. būdu, – teigia R. Laukys. – „ZebraDoc“ integruojasi su organizacijų turimomis dokumentų valdymo, personalo ir kitomis veiklos valdymo informacinėmis sistemomis, todėl labai patogu surinktus dokumentus naudoti organizacijos procesuose arba perduoti juos vykdymui ar saugojimui vienoje vietoje kartu su kitais dokumentais.“

Skaitmenizavimas be programavimo

Jis taip pat atkreipia dėmesį, jog kurdami „ZebraDoc“ siekė pasiūlyti galimybę, kad jos naudotojai be programavimo galėtų skaitmenizuoti ir automatizuoti savo organizacijos ar įmonės veiklos procesus.

Su „ZebraDoc“ galima lanksčiai ir lengvai kurti visas e. paslaugas tiek organizacijų klientams, tiek jų darbuotojams. Pavyzdžiui, su Paslaugų portalo konstruktoriumi galima kurti e. paslaugas, jų katalogus ir vykdymo procesus, pridėti mokėjimus, autentifikavimą ir e. parašą, stebėti ir valdyti paslaugų užsakymus. Darbuotojų Savitarnos portalo konstruktorius įgalina kurti darbuotojų teikiamų prašymų ir gaunamų administracinių užduočių e. formas, konstruoti organizacijos savitarnos procesų eigą, stebėti ir analizuoti darbuotojų savitarnos procesus.

Organizacijoms, norinčioms pagerinti savo darbuotojų pasitenkinimą, supaprastinti administracinius vidaus procesus bei komunikaciją, sukurtas „ZebraDoc“ Darbuotojų savitarnos konstruktorius. Tai verslo įmonių ypač vertinamas įrankis, skirtas įgalinti įmonės darbuotojus savarankiškai valdyti ir gauti savo individualią informaciją, prašymus, laiką ir užduotis. Darbuotojų Savitarnos portalas padeda taupyti darbuotojų laiką, mažinti klaidų kiekį ir užtikrinti administracinių dokumentų bei procesų tvarkymą laiku.

Patogu ir tai, kad „ZebraDoc“ paslauga pasiekiama e. būdu bet kuriuo laiku, ja iš bet kur ir bet kada patogu naudotis kompiuteryje, planšetėje ar telefone, ji skaitmenizuoja dokumentus ir automatizuoja procesus, darbuotojas viską randa vienoje vietoje, o tai efektyvina darbus ir mažina klaidų tikimybę. Ypač svarbu, kad „ZebraDoc“ technologijos užtikrina kibernetinį saugumą, garantuoja duomenų apsaugą pagal BDAR reikalavimus ir atitikimą tarptautiniams ISO standartams, naudoja patikimas autentifikavimo priemones. „ZebraDoc“ e. dokumentams pasirašyti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas ir tikrinimo paslauga „Elpako“.

Ir specializuoti sprendimai

Veiklos procesams skaitmenizuoti ir automatizuoti be programavimo sukurtas „ZebraDoc“ siūlo ir specializuotus sprendimus organizacijoms bei įmonėms pagal jų veiklos pobūdį, o taip pat pagal profesijas ar naudojimo atvejus. Galima rasti specializuotų sprendimų savivaldybėms, kolegijoms ir universitetams, logistikos įmonėms, o taip pat advokatams, buhalteriams ir auditoriams ar vertimų specialistams, specialiai paslaugų užsakymo ar informacijos surinkimo e. dokumentams rengti.

Beje, integruotas Elektroninių paslaugų platformas (EPS) turi tik aštuonios šalies savivaldybės. Savo paslaugų platformas sukūrė ir vysto Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ir Šiaulių miestų savivaldybės, o „ZebraDoc“ pagrindu sukurtomis platformomis jau naudojasi Jonavos, Klaipėdos, Marijampolės ir Utenos raj. savivaldybės.

Straipsnis publikuotas dienraštyje „Verslo žinios”

Daugiau informacijos apie produktą galite sužinoti apsilankę www.zebradoc.lt

„E. parašas yra moderni technologija, kuri suteikia daug naudos ir valstybės, ir savivaldybių gyventojams. Ji sudaro galimybę greitai ir efektyviai tvarkyti dokumentus, gauti viešąsias paslaugas ir sumažinti laiko bei pinigų sąnaudas ir paslaugos gavėjams, ir jos teikėjams“, – teigia Paulius Jonikas, e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas.

E. parašas – daugybė pranašumų

Viena iš didžiausių emocinių naudų, kurią savivaldybių gyventojai gauna naudodami e. parašą, yra patogumas. Gyventojams nereikia keliauti į savivaldybės administraciją ar jos padalinius ir laukti eilėje, kad galėtų pateikti dokumentus ar gauti viešąsias paslaugas. E. parašas suteikia galimybę tai padaryti internetu, patogiai ir greitai iš savo namų, biuro ar bet kokios viešosios įstaigos, kur yra internetas.

Kitas svarbus pranašumas – lengvumas. E. parašą lengva naudoti, jis reikalauja tik kelių paspaudimų kompiuterio klaviatūroje, planšetinio kompiuterio ar telefono ekrane. Tai reiškia, kad net jei gyventojai neturi e. parašo naudojimo patirties, jie greitai ir lengvai, be jokių papildomų pastangų ar išlaidų, gali jį įvaldyti.

Dar vienas emocinis pranašumas, kurį suteikia e. parašas, – pasitikėjimas. Ši technologija užtikrina didesnį duomenų ir asmeninės informacijos saugumą. Be to, e. parašas teisiškai prilyginamas pasirašytam ranka, jo sudėtinga technologija pilnai užtikrina duomenų nepakeičiamumą. Tai reiškia, kad gyventojai gali jaustis saugesni ir pasitikintys tuo, kad jų asmeninė informacija yra saugi ir patikima.

Dokumentų tvarkymas nuotoliniu būdu, t. y. pasinaudojus e. paslaugomis, suteikia galimybę sekti savo dokumentų būseną. Tai padeda sumažinti gyventojų stresą ir nerimą, susijusį su laukimu ir nežinomybe dėl dokumentų būsenos ir viešųjų paslaugų teikimo.

Taip pat svarbu operatyvumas. E. parašas – tai greitis. Kai šalis išsiunčia dokumentą, ji tuo pačiu metu informuoja visus dalyvius, kurie gali nedelsiant pasirašyti. O jei dokumente aptinkama klaida, galima ją greitai ištaisyti ir operatyviai pasirašyti e. parašu, nereikia planuoti laiko vykti taisyti klaidos.

Be to, svarbu žinoti, kad jei kažkas pakeičia informaciją dokumente, e. parašas tampa negaliojantis.

„Taigi, savivaldybių gyventojai, kurie naudojasi e. parašu, gauna daug emocinės naudos. Patogumas, lengvumas, pasitikėjimas ir skaidrumas yra tik kelios iš daugelio emocinių pranašumų, kuriuos suteikia ši moderni technologija“, – apibendrina „Elpako“ vadovas.

E. parašo populiarumą paskatino pandemija

Pandemijos įtaka pasauliui neapsiribojo tik sveikatos sektoriumi – ji iš esmės pakeitė ir darbo įpročius bei asmeninius pasirinkimus. Pandemija sukėlė didelę perspektyvų ir prioritetų permainą. Išgyvenę pandemijos iššūkius žmonės pasidavė naujoms galimybėms ir suprato, kad veiksmingai dirbti galima ne tik biure, bet ir iš namų, sodybų užmiestyje ar kitų šalių.

Beje, dauguma Z kartos žmonių jau seniai buvo pripratę prie nuotolinio bendravimo ir technologijų. Pandemija tik sustiprino šį jų ryšį su virtualiais įrankiais ir skaitmeninėmis platformomis. Jie siekia lankstumo, novatoriškumo ir galimybių derinti darbą su asmeniniu gyvenimu. Nuotolinis darbas ir galimybė dirbti iš kitų vietų leidžia jiems išnaudoti šias vertybes ir prisitaikyti prie sparčiai kintančių darbo sąlygų. Todėl ir valstybės institucijos turi prisitaikyti prie savo ir gyventojų pokyčių.

Plačiau skaitykite Verslo Žinių straipsnyje: E. parašas: kaip jis padeda gyventojams ir valstybės institucijoms

Kur galima panaudoti elektroninį parašą? 

Kasdienės asmeninės ir verslo paslaugos  

Naudodamiesi elektroniniu parašu, jūs galite atlikti kone visus kasdienius reikalus, aktualius tiek asmeniniame gyvenime, tiek darbe. Pavyzdžiui, prisijungę prie savo el. bankininkystės sistemos, elektroniniu parašu galite patvirtinti atliekamas pinigines operacijas. 

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu ir el. parašas, naudojamas kaip prisijungimo įrankis prie įvairių valstybinių įstaigų sistemų, pavyzdžiui, VMI, SODRA, Registrų centro, SPIS, E-sveikatos ir pan., dauguma reikiamų paslaugų leidžia gauti greitai ir patogiai. Tai, sutikite, labai svarbus niuansas, žinant, kokios eilės įprastai būna minėtų įstaigų fiziniuose padaliniuose. 

Specializuotose el. parašo paslaugas teikiančiose platformose  

Jei jums aktualu, pavyzdžiui, PDF pasirašymas elektroniniu parašu, turite naudotis specializuotų platformų (kaip pavyzdžiui „Elpako“) paslaugomis. Šiose platformose el. parašas naudojamas kaip asmens identifikacijos priemonė jungiantis prie savitarnos sistemos, juo tvirtinami ir atliekami veiksmai.   

Įvairiose paslaugų teikėjų savitarnos sistemose 

Kelios atskiros popierinės knygelės, į kurias užrašydavote vandens, elektros, dujų ir kitų komunalinių paslaugų skaitiklių parodymus bei mokamą sumą, ir, kaip pavyzdingas pilietis, sąžiningai mokantis mokesčius, keliaudavote, pavyzdžiui, į paštą ar spaudos kioską. Beveik neabejojame, jog tai – tolima, galbūt šiek tiek nostalgiška praeitis! 

Šiandien už komunalines paslaugas, greitai ir patogiai, dauguma mokame, prisijungę prie įvairių paslaugų teikėjų, pavyzdžiui, „Ignitis“, „VASA“, „Viena sąskaita“ ir pan., savitarnos sistemų. Žinoma, nepamainomu įrankiu ir šioje situacijoje tampa elektroninis parašas.

Realūs elektroninio parašo panaudojimo pavyzdžiai  

Virtualus būsto pirkimo-pardavimo sutarties pasirašymas 

Jei priimsite sprendimą būsto pirkimo-pardavimo sutartį pasirašyti elektroniniu būdu, išvengsite būtinybės verstis per galvą dėl viso labo kelių parašų. Tai – itin aktualu, kai, pavyzdžiui, būsto pirkėjas ir pardavėjas gyvena skirtinguose miestuose ar net šalyse. 

Kvalifikuotu elektroniniu parašu galima pasirašyti tiek preliminarią būsto pirkimo sutartį, tiek ir notaro parengtus dokumentus. Pavyzdžiui, nekilnojamojo turto brokeris, įkėlęs į „Elpako“ sistemą paruoštus dokumentus, gali nusiųsti abiems suinteresuotoms pusėms kvietimus pasirašyti sutartį. Sulaukus automatinio pranešimo, jog reikalingi dokumentai pasirašyti, galima imtis kitų veiksmų, susijusių su šiuo procesu. 

Sutarčių ir įvairių kitų dokumentų pasirašymas elektroniniu būdu ne tik taupo laiką, bet ir apsaugo nuo nemalonių situacijų, kai dokumentuose esančią informaciją bandoma pakeisti. Įkėlus elektroniniu parašu pasirašytą dokumentą į „Elpako“ sistemą ir pasirinkus dokumentų tikrinimo funkciją, pastebimi menkiausi pakeitimai, atlikti po dokumento pasirašymo, o pakeistas elektroninis dokumentas tampa negaliojančiu. 

Verslo procesų valdymas, kai vadovas užsienyje, o komanda – Lietuvoje 

Įmonės vadovas dirba už kelių tūkstančių kilometrų esančiame biure užsienyje, o gal išvyko seniai lauktų atostogų? Tokioje situacijoje, pasinaudojus „Elpako“ API integracijos sprendimu verslui, darbai (naujos sutartys, darbuotojų priėmimas ir pan.) ne tik nesustoja, bet, priešingai, gali vykti dar efektyviau. Naudojantis el. parašu, įvairių formatų, pavyzdžiui, ADOC dokumentai, gali būti pasirašomi iš bet kurios pasaulio vietos. Daugiašalis dokumentų pasirašymas, pakviečiant kitus suinteresuotus asmenis (kolegas, klientus, partnerius ir pan.), priminimas pasirašyti dokumentą, bendras komandos dokumentų valdymas – tik kelios funkcijos, paverčiančios komandinį darbą tarp žmonių, kuriuos skiria atstumas, dar produktyvesniu.   

Šildymo kompensacijos prašymo pateikimas SPIS sistemoje  

Energijos kainoms pasiekus neregėtas aukštumas, kompensacijos už šildymą bei įvairias kitas komunalines paslaugas tapo aktualiomis gerokai platesnei vartotojų ratui nei iki šiol. Užuot gaišę savo brangų laiką ir stovėję fizinėje eilėje savivaldybėje ar seniūnijoje, prašymą šildymo kompensacijai gauti galite pateikti elektroniniu būdu, prisijungę SPIS sistemoje. Toks variantas taip pat garantuoja anonimiškumą ir leidžia išvengti diskomforto, kuris, tikėtina, kilti akis į akį bendraujant su atsakingu darbuotoju. Juk, sutikite, viešai pripažinti dėl ištikusių finansinių problemų retam lengva. 

Naudodamiesi elektroniniu parašu, SPIS sistemoje patvirtinsite savo tapatybę ir, pridėję reikiamus dokumentus, paprastai pateiksite prašymą. 

Taigi, kad ir kaip kartais sudėtingai beatrodytų informacija, susijusi su el. parašu, iš tiesų tai – paprastas ir patogus įrankis, gerokai palengvinantis kasdienybę kiekvienam, nesvarbu, tai būtų pensininkas, studentas ar verslininkas.