Šių papildomų veiksmų galima išvengti. UAB „Insolita“ kuriamoje verslo apskaitos sistemoje ECount išplėstos elektroninio pasirašymo galimybės. Prie jau anksčiau integruoto Elpako kvalifikuoto elektroninio parašo prisijungė ir biometrinis pasirašymas. Tai reiškia, kad klientai dokumentus gali pasirašyti tiesiog planšetėje, naudodami skaitmeninį rašiklį.

„Vienas mūsų klientų per mėnesį suremontuoja apie 2 000 automobilių. Pagal Lietuvoje galiojančius teisės aktus automobilių remonto užsakymai turi būti įforminami paraiškomis, kurias reikia pateikti klientams pasirašyti ir vėliau saugoti. Kai tokių dokumentų susikaupia tūkstančiai, jų spausdinimas ir tvarkymas tampa nemenka administracine našta. Matydami, kiek papildomo darbo tai sukuria, norėjome rasti būdą šį procesą palengvinti“, – pasakoja Vytenis Dulskis, UAB „Insolita“ direktorius.

Elektroninis parašas versle: skirtingi dokumentai, skirtingi poreikiai

ECount yra modulinė verslo ir buhalterinės apskaitos sistema, kurioje galima valdyti pirkimus, pardavimus, užsakymus, sandėlio likučius ir kitus kasdienius įmonės procesus. Pasak sistemos kūrėjų, apie 95 % „Insolita“ klientų yra automobilių ir motociklų sektoriaus įmonės, daugiausia autoservisai ir automobilių dalių didmenininkai.

Šių įmonių kasdienybėje pasirašomi įvairūs dokumentai: nuo remonto užsakymų iki sutarčių su verslo partneriais ar prekių perdavimo patvirtinimų. Vieniems procesams tinka kvalifikuotas elektroninis parašas, kitiems patogesnis biometrinis pasirašymas planšetėje.

Dalis šių galimybių jau naudojama ECount sistemoje, o kitos parodo, kaip biometrinis pasirašymas galėtų būti pritaikytas papildomiems verslo procesams.

Automobilių servisai: serviso paraiškos pasirašymas planšetėje

Klientas atvyksta į autoservisą ir palieka automobilį remontui. Darbuotojas ECount sistemoje parengia remonto užsakymo (serviso) paraišką, kurioje nurodomi automobilio duomenys, numatomi remonto darbai ir kita svarbi informacija.

Jeigu šie procesai vyksta popieriniu būdu, darbuotojui tenka spausdinti dokumentus, ruošti jų kopijas, o vėliau pasirūpinti saugojimu. Naudojant Elpako, parengta paraiška PDF formatu siunčiama į planšetę. Klientas gali susipažinti su dokumentu ir pasirašyti jį biometriniu parašu, naudodamas skaitmeninį rašiklį.

Taip paraišką galima pateikti pasirašyti iš karto, klientui esant autoservise, o darbuotojui nereikia atskirai ruošti popierinių dokumentų.

Automobilių dalių prekyba: nuo sutarčių iki prekių grąžinimo

Automobilių dalių prekybos įmonėse kasdien tvarkomi pirkėjų ir tiekėjų užsakymai, pardavimai, grąžinimai bei atsiskaitymai. ECount leidžia valdyti šiuos procesus, o daliai juos lydinčių dokumentų prireikia ir parašo.

Pavyzdžiui, sutartims su verslo partneriais pasirašyti galima naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą. Biometrinis pasirašymas galėtų būti pritaikytas kitokiose situacijose, pavyzdžiui, klientui grąžinant automobilių dalis. Prekes priimantis darbuotojas galėtų planšetėje pateikti grąžinimo dokumentą ir paprašyti kliento patvirtinti prekių perdavimą parašu.

Pasak „Insolita“ direktoriaus Vytenio Dulskio, didesnis automobilių dalių didmenininkas per mėnesį suformuoja apie 10 000 pardavimų. Nors ne kiekvienai operacijai reikalingas parašas, esant tokiam veiklos mastui svarbu kuo labiau supaprastinti ir susijusių dokumentų tvarkymą.

Sandėliavimas ir logistika: kai reikia patvirtinti prekių pristatymą

Sandėliavimo ir logistikos procesuose svarbu ne tik surinkti užsakymą, bet ir užtikrinti, kad prekės pasiektų gavėją. ECount leidžia valdyti prekių likučius, planuoti jų surinkimą sandėlyje, organizuoti pristatymus savo transportu ir stebėti siuntų būseną.

Pavyzdžiui, vairuotojas pristato užsakytas prekes klientui. Gavėjas jas patikrina, o prireikus turi būti užfiksuotas ir perdavimo faktas. Pritaikius biometrinį pasirašymą, gavėjui būtų galima pateikti pristatymo dokumentą planšetėje ir gauti jo parašą vietoje.

Toks sprendimas galėtų papildyti pristatymo procesą aiškiu prekių gavimo patvirtinimu ir leistų lengviau susieti pristatymą su jį patvirtinančiu dokumentu.

Kuo papildyta ECount ir Elpako integracija?

Elektroninio pasirašymo galimybė ECount sistemoje nėra naujiena. Naudojantis Elpako, joje jau anksčiau buvo galima kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti vidinius dokumentus ir siųsti kvietimus pasirašyti sutartis.

Naujausia integracijos plėtra suteikia galimybę naudoti ir biometrinį parašą. Jis ypač patogus tais atvejais, kai dokumentą reikia pateikti klientui pasirašyti čia pat, aptarnavimo vietoje.

Biometrinis pasirašymas iš pirmo žvilgsnio primena įprastą parašą ant popieriaus. Tačiau pasirašant planšetėje fiksuojamas ne tik parašo vaizdas, bet ir papildomi biometriniai duomenys, tokie kaip rašiklio spaudimas, judėjimo greitis ir kampas. Šie duomenys gali būti reikšmingi vertinant parašo autentiškumą.

Integruotas sprendimas leidžia perduoti PDF dokumentą iš ECount sistemos pasirašyti planšetėje ar kitame suderinamame įrenginyje. Pasirašytą dokumentą galima saugoti Elpako dokumentų saugykloje arba atsisiųsti ir išsaugoti pasirinktoje vietoje.

Daugiau dokumentų pasirašymo galimybių Elpako platformoje

ECount naudotojai, norintys daugiau dokumentų pasirašymo galimybių, su ta pačia paskyra gali prisijungti ir prie Elpako biometrinio pasirašymo platformos. Joje galima naudotis papildomomis funkcijomis:

• Dokumentų šablonais. Dažnai naudojamus dokumentus galima paruošti iš anksto, numatant pildymo ir pasirašymo laukus.
• Asistavimo režimu. Darbuotojas ir klientas mato tą patį dokumentą skirtinguose ekranuose, todėl darbuotojas gali padėti jį užpildyti.
• Laukimo režimu. Kol laukiama pasirašymo, planšetės ekrane galima rodyti įmonės logotipą ar kitą pasirinktą vaizdą.
• Piešimo laukeliais. Dokumente galima ranka pažymėti informaciją, pavyzdžiui, automobilio pažeidimus schemoje.
• Virtualiuoju spausdintuvu. Dokumentus iš kitų programų galima perduoti tiesiai į Elpako pasirašymo platformą.

Platformoje taip pat galima siųsti klientams dokumentų šablonus, kuriuos jie savarankiškai užpildo ir pasirašo, stebėti dokumentų būseną, naudotis automatiniais priminimais bei saugoti pasirašytus dokumentus.

Ką verslui duoda elektroninis pasirašymas?

Vienas svarbiausių privalumų – mažiau administracinio darbo. Kai dokumentai parengiami ir pasirašomi elektroniniu būdu, darbuotojai gali daugiau laiko skirti tiesioginėms užduotims, o ne dokumentų ruošimui ir tvarkymui.

Skaitmeniniu formatu saugomus dokumentus taip pat paprasčiau surasti ir prireikus peržiūrėti. Tai ypač aktualu įmonėms, kurios kasdien tvarko didelius dokumentų kiekius ir turi užtikrinti jų atsekamumą.

Naudą pajunta ir klientai. Aptarnaujant juos gyvai, dokumentą galima pateikti ir pasirašyti vietoje, o nuotoliniam pasirašymui naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą. Taip pasirašymo būdą galima pasirinkti pagal konkrečią situaciją, nereikalaujant iš visų klientų vienodų veiksmų.

Elektroninis pasirašymas gali tapti ir jūsų verslo sistemos dalimi

ECount yra vienas iš pavyzdžių, kaip Elpako elektroninio parašo sprendimai gali būti integruojami į jau naudojamas verslo sistemas.

Pasitelkę Elpako API, programinės įrangos kūrėjai gali papildyti savo sistemas elektroninio pasirašymo galimybėmis. Priklausomai nuo poreikio, tai gali būti kvalifikuotas elektroninis parašas arba biometrinis pasirašymas planšetėje.

Tokia integracija aktuali ne tik apskaitos ar verslo valdymo sistemoms, bet ir klientų valdymo (CRM), dokumentų valdymo bei kitoms platformoms, kuriose svarbu gauti kliento ar darbuotojo parašą.

Jeigu kuriate verslo sistemą arba norite papildyti jau naudojamą sprendimą elektroniniu pasirašymu, susisiekite su Elpako komanda. Aptarsime, kaip pasirašymo galimybes pritaikyti jūsų veiklos procesams.

Daugiau apie UAB „Insolita“ kuriamą ECount sistemą rasite „Insolita“ svetainėje.

Tam Elpako biometrinio parašo platformoje sukurta nauja funkcija – piešimas dokumente. Ji leidžia dokumento šablone naudoti nuotrauką, schemą ar kitą vaizdą, ant kurio klientas gali pažymėti reikalingą informaciją tiesiog planšetėje prieš pasirašydamas dokumentą.

Kai dokumentui reikia daugiau nei teksto

Daugelyje klientų aptarnavimo procesų dokumentas nėra tik formalus pasirašymo veiksmas. Dažnai prieš pasirašant reikia užfiksuoti konkrečią informaciją: kur yra defektas, kuri paslaugos dalis aptarta, kokia vieta aktuali susitarimui ar kokia objekto būsena patvirtinama.

Iki šiol tokiose situacijose dažnai tekdavo naudoti papildomus priedus, ranka pildomas pastabas, atskiras nuotraukas ar žodinius paaiškinimus. Tai apsunkina procesą, nes dalis informacijos lieka ne pačiame dokumente arba ją vėliau reikia susieti rankiniu būdu. Piešimo funkcija leidžia šią informaciją užfiksuoti ten, kur jai ir vieta – pačiame dokumente.

Kaip veikia piešimo funkcija?

Dokumento šabloną kuriantis administratorius gali įkelti nuotrauką, schemą ar kitą vaizdą ir numatyti vietą, kurioje klientas galės piešti arba pažymėti reikiamus elementus.

Kai dokumentas pildomas planšetėje, klientas mato vaizdą ir gali ant jo pažymėti konkrečias vietas. Tai gali būti paprastas brūkšnys, apibraukimas, rodyklė ar kitas vizualus pažymėjimas. Baigęs pildyti dokumentą, klientas jį pasirašo planšetėje biometriniu parašu.

Tokiu būdu dokumente lieka ne tik tekstinė informacija ir parašas, bet ir aiškiai užfiksuota vizualinė informacija apie susitarimą ar konkretų faktą.

Kur tai naudinga?

Piešimo funkcija aktuali visur, kur dokumente svarbu ne tik aprašyti informaciją, bet ir tiksliai pažymėti konkretų objektą, jo dalį, vietą ar teritoriją.

Automobilių nuomos, remonto ar draudimo procesuose ant automobilio nuotraukos ar schemos galima pažymėti įbrėžimus, įlenkimus ir kitus pažeidimus. Panašiai ir garantinio aptarnavimo metu – užuot žodžiais aiškinus, kur įskilo ekranas, pažeistas korpusas ar kita gaminio dalis, konkrečią vietą galima pažymėti tiesiog dokumente.

Statybų ir gamybos sektoriuose funkcija gali būti naudojama ne tik defektams fiksuoti, bet ir užsakymams detalizuoti. Užsakant langus, duris, fasado elementus, baldus ar kitus individualiai gaminamus gaminius, dokumente galima pažymėti varstymo kryptį, angų vietas, norimus pakeitimus ar net nubraižyti paprastą sprendimo eskizą. Dirbant su pastatų planais ar brėžiniais, galima tiksliai nurodyti defekto, planuojamų darbų ar kitos svarbios vietos poziciją.

Ta pati galimybė praverčia žemės ūkyje ir ekspertiniuose vertinimuose, kai plane ar schemoje reikia pažymėti konkrečią lauko ar sklypo dalį, pavyzdžiui, pažeistų pasėlių plotą. Organizuojant renginius, renginio plane galima nurodyti scenos, stendo, registracijos ar kitos sutartos zonos vietą.

Medicinos ir sveikatos priežiūros srityje gydytojas gali dokumente pažymėti konkrečią gydymo ar procedūros vietą – pavyzdžiui, odontologas gali nurodyti gydomus dantis, o estetinės medicinos ar grožio procedūrų specialistas – zonas, kuriose planuojama atlikti procedūrą.

Piešimas gali būti naudingas ir nekilnojamojo turto perdavimo dokumentuose: perduodant ar nuomojant būstą galima pažymėti konkrečias sienų, grindų, baldų ar kitų elementų pažeidimų vietas ir taip tiksliau užfiksuoti objekto būklę.

Visus šiuos pavyzdžius sieja viena situacija – dokumente svarbu užfiksuoti ne tik kas, bet ir kur tiksliai. Vizualus žymėjimas sumažina interpretacijų riziką ir leidžia aiškiau užfiksuoti tai, dėl ko susitariama prieš pasirašant dokumentą.

Vizualinis susitarimas prieš pasirašymą

Svarbiausia šios funkcijos vertė – ne pats piešimas kaip techninis veiksmas. Vertė atsiranda tada, kai vizualiai pažymėta informacija tampa dokumento dalimi ir patvirtinama pasirašant dokumentą.

Tai reiškia, kad organizacija gali tiksliau užfiksuoti aptartą situaciją, o klientas aiškiai mato, ką patvirtina prieš pasirašydamas. Taip dokumentas tampa išsamesnis, aiškesnis ir patikimesnis.

Elpako biometrinio parašo platformoje piešimo funkcija papildo jau esamą dokumentų pildymo ir pasirašymo procesą. Klientas gali užpildyti reikalingus laukus, pažymėti informaciją vaizde ir pasirašyti dokumentą vienoje vietoje – planšetėje, be popieriaus ir papildomų veiksmų.

Mažiau neaiškumo, daugiau tikslumo

Dokumentų skaitmenizavimas nėra vien popieriaus atsisakymas. Tikroji vertė atsiranda tada, kai skaitmeninis procesas padeda tiksliau surinkti informaciją, sumažinti klaidų tikimybę ir pagreitinti aptarnavimą.

Piešimo funkcija yra būtent toks praktinis papildymas. Ji padeda organizacijoms ne tik surinkti parašą, bet ir aiškiai užfiksuoti vizualinę informaciją, kuri svarbi konkrečiam sprendimui, paslaugai ar susitarimui.

Tai dar vienas žingsnis link patogesnio, aiškesnio ir tikslesnio dokumentų pasirašymo proceso klientų aptarnavimo vietose.

Dokumentų pasirašymas tiesiai iš spausdinimo lango – ne naujiena rinkoje. Tačiau Elpako pažvelgė kitu kampu: sukūrė Virtualų spausdintuvą, kuris veikia dar paprasčiau ir greičiau.
Atidaryti → „Spausdinti“ → Pasirašyti.
Jokių papildomų langų, jokių nereikalingų žingsnių – tik aiškus ir savaime suprantamas procesas. Mažiau veiksmų. Daugiau efektyvumo.

Pagrindiniai privalumai

Paprastumas

• Perduokite dokumentą į Elpako pasirašymo platformą tiesiai iš spausdinimo lango – be atsisiuntimo, naršyklės atidarymo ar įkėlimo.
• Procesas trunka mažiau nei 15 sekundžių.

Universalumas

• Veikia su bet kuria programa: Word, Excel, PDF, PowerPoint, JPG, PNG, naršyklėmis (Chrome, Edge, Firefox), dokumentais iš Google Disko ar el. pašto sistemų (Outlook, Gmail ir kt.).
• Automatiškai konvertuoja į PDF formatą nepriklausomai nuo pradinio failo tipo.

Pasirinkimo laisvė

• Rinkitės biometrinį arba kvalifikuotą e. parašą – galite pasirašyti patys arba pakviesti kitą asmenį.
• Dokumentą matote iš karto ir parašą uždedate tiksliai ten, kur reikia – pasirinkdami vietą arba perkeldami kompiuterio pele.

Centralizuotas valdymas

• Visi pasirašyti dokumentai saugomi Elpako platformoje, su patogia paieška, peržiūra, analize ir eksportavimu.
• Matote, kas jau pasirašė, ir prireikus galite pakartotinai išsiųsti dokumentą pasirašymui į tą patį el. paštą.

Saugumas

• Sertifikuoti parašai atitinka eIDAS reglamento ir ISO saugumo standartų reikalavimus, užtikrinant teisinį galiojimą.
• Sumažinama klaidų ir duomenų nutekėjimo rizika – dokumentas viso proceso metu lieka saugioje aplinkoje ir nėra spausdinamas ant popieriaus.

Kada rinktis Virtualų spausdintuvą, o kada platformą?

Virtualus spausdintuvas naudojamas, kai dokumentas jau paruoštas ir nereikia papildomų duomenų pildymo, pvz., personalo skyriui perduodant naujam darbuotojui pasirašyti konfidencialumo sutartį.

Platforma tinkamiausia, kai dokumentą reikia ne tik pasirašyti, bet ir užpildyti, pvz., medicinos įstaigoje pacientui prieš procedūrą įrašant informaciją apie savo sveikatos būklę ir pasirašant sutikimo formą.

Procesas žingsnis po žingsnio

1. Įdiekite „Elpako virtualus spausdintuvas“ įrankį į savo kompiuterį.
2. Atidarykite spausdinimo langą bet kurioje programoje ir spausdintuvų sąraše pasirinkite „Elpako virtualus spausdintuvas“.
3. Prisijunkite prie Elpako biometrinio pasirašymo paskyros (tik pirmą kartą).
4. Pasirinkite parašo tipą biometrinį arba kvalifikuotą e. parašą.
5. Pasirašykite dokumentą – jis iš karto bus saugomas Elpako platformoje.

Kuo skiriasi biometrinis ir kvalifikuotas e. parašas?

Abu parašai galioja teisiškai, tačiau skiriasi tuo, kokioje situacijoje patogiausia juos naudoti – gyvai arba nuotoliu.

• Biometrinis parašas – patogiausias sprendimas pasirašant gyvai klientų aptarnavimo vietoje. Naudojama planšetė ir skaitmeninis rašiklis, o sistema fiksuoja unikalius parašo bruožus (paspaudimo stiprumą, greitį, judesio trajektoriją).
• Kvalifikuotas e. parašas – dažniausiai pasirenkamas pasirašant nuotoliu. Naudojamas Smart-ID, Mobile ID ar asmens tapatybės kortelė, o parašas yra teisiškai lygiavertis ranka rašytam.

Išbandykite jau dabar

Ši funkcija jau prieinama visiems Elpako Biometrinio parašo klientams. Kviečiame išbandyti ir patirti, kaip dokumentų pasirašymas gali tapti dar greitesnis bei patogesnis.

Kodėl keičiasi dokumentų pasirašymas?

Nuo 2025 m. liepos 1 d. dokumentų pasirašymas keičiasi – GoSign platforma nebeleis naudotis Mobile-ID. Vietoje to siūloma naudotis LT ID programa, tačiau tiems, kurie jau įpratę prie ankstesnio pasirašymo būdo, pokytis gali kelti klausimų.

Ką tai reiškia jums?

• Jeigu iki šiol pasirašydavote dokumentus per GoSign su Mobile-ID, tai daryti nebegalėsite.

• Turėsite pasirinkti kitą platformą, kuri palaiko Mobile-ID paslaugą.

Kokius el. parašo sprendimus siūlo Elpako?

Elpako palaiko visas pagrindines elektroninio parašo priemones – Mobile-ID (taip pat ir po liepos 1 d.), Smart-ID ir USB parašą – todėl dokumentų pasirašymas vartotojams nesukels jokių problemų. Platforma tinka tiek fiziniams, tiek juridiniams asmenims, išlieka paprasta ir prieinama.

Visi pasirašymo būdai atitinka kvalifikuoto elektroninio parašo reikalavimus pagal eIDAS reglamentą, tad Elpako yra patikimas pasirinkimas vartotojams kuriems svarbus patogus ir saugus elektroninis pasirašymas.

Kaip pasirašyti el. parašu per Elpako?

Pasirašyti per Elpako labai paprasta, kadangi veikia naršyklėje – nereikia nieko diegti.

1. Atsidarykite Elpako svetainę: www.elpako.lt

2. Prisijunkite su norima tapatybės identifikavimo priemone:

Mobile-ID, Smart-ID ar USB parašu. Toliau aptarsime pasirašymą naudojantis Mobile-ID būdu. Prisijungimas vyksta taip pat kaip jungiantis prie internetinio banko:

• Įveskite savo asmens kodą (ir/arba prisijungimo kodą).
• Patvirtinkite prisijungimą savo telefone su PIN1.

3. Įkelkite dokumentą, kurį norite pasirašyti:

• Paprasčiausias būdas – tiesiog įkelkite PDF failą (greičiausias ir lengviausias sprendimas asmeniniam naudojimui). Tai gali būti sutartis, prašymas, sutikimas ar bet koks kitas dokumentas.
• Ar galima įkelti Word dokumentą (.docx)?
  Taip, bet prieš pasirašant reikės užpildyti meta duomenis – tai papildoma informacija apie dokumentą (pavadinimas, data, vardas, pavardė ir kt.). Šie duomenys būtini, jei dokumentas skirtas institucijoms, nes jie tampa pasirašytos bylos dalimi.

4. Nurodykite, kas pasirašys dokumentą:

• Jei pasirašote pats, atsakykite „Taip“ į klausimą „Ar pasirašinėsite šį dokumentą?“ ir spauskite „Pereiti į dokumento pasirašymą“.
• Jei norite pakviesti ir kitus pasirašyti, spauskite „Pridėti dalyvį“ ir tęskite.

5. Pasirinkite el. parašo priemonę:
Mobile-ID ir spauskite „Pasirašyti dokumentą“ patvirtinkite parašą telefone su PIN2.

6. Atsisiųskite pasirašytą dokumentą.

El. pasirašymas nemokamai

Kiekvienas Elpako vartotojas gauna:

• 6 nemokamus dokumentų pasirašymus per mėnesį
• 6 nemokamus dokumentų tikrinimus per mėnesį

Tai idealus sprendimas tiems, kurie dokumentus pasirašo retai, bet tai nori padaryti teisėtai, patogiai ir nemokamai.

Išbandykite Elpako – sprendimą visiems dokumentų pasirašymo poreikiams

Nepriklausomai nuo to, ar pasirašote pirmą kartą, ar ieškote alternatyvos po Mobile-ID paslaugos nutraukimo GoSign platformoje – Elpako yra patikimas sprendimas, leidžiantis pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu greitai ir saugiai.

Jei pasirašote dažniau arba dokumentų valdymas svarbus jūsų veiklai, Elpako siūlo ir mokamą planą su išplėstinėmis galimybėmis. Jame siūloma daugiau parašų per mėnesį, neribotos dokumentų patikros, dokumentų archyvavimas, kontaktų valdymas ir API integracija verslui: www.elpako.lt/subscriptions

Prisijunkite ir pasirašykite čia: www.elpako.lt

Tokios situacijos dažnos – ne todėl, kad trūksta noro dirbti efektyviai, o todėl, kad įrankiai neatitinka realaus darbo tempo. Autoserviso meistras su klientu apžiūri automobilį, bet dokumentus vis tiek reikia pildyti registratūroje. Logistikos centro specialistai nešiojasi dokumentų segtuvus, nes nuolat vaikščiodami neturi galimybės grįžti prie kompiuterio. NT brokeriai po objekto apžiūros grįžta į biurą vien tam, kad išsiųstų dokumentus el. paštu – šie trikdžiai stabdo darbą, didina klaidų riziką ir kenkia verslo tempui.

Ką reiškia tikrasis mobilumas versle?

Verslas šiandien turi būti ten, kur jo klientai – mobilus, lankstus, greitas. Tačiau mobilumas reikalauja daugiau nei tiesiog nešiojamo kompiuterio ar išmaniojo įrenginio. Jis reikalauja iš esmės kitokios logikos: nepertraukiamos informacijos tėkmės ir sprendimų priėmimo ten, kur jie reikalingi – realiu laiku, realioje vietoje. Tradiciniai dokumentų tvarkymo būdai – biuras, popieriai, spausdintuvas, kelios nesusikalbančios sistemos – įveda trintį į procesus, kurie turėtų būti skaidrūs ir greiti.

Skaitmeninis mobilumas – tai ne tik patogumas. Tai verslo kultūros pasikeitimas: mažiau formalumo, daugiau pasitikėjimo tarp darbuotojo ir kliento, mažiau laukimo, daugiau įsitraukimo. Tokia darbo aplinka kuria ne tik našumą, bet ir emocinę kokybę – kai procesai netrukdo, o padeda. Elpako Biometrinio parašo platforma būtent tai ir įgalina – darbą be stabdžių, bet su visais saugumo ir teisinio galiojimo garantais.

Kaip atrodo tikrasis mobilumas?

Elpako sprendimas reiškia ne tik elektroninį parašą – tai visa dokumentų tvarkymo logika, vykdoma vienu įrenginiu, viena sistema, be papildomų žingsnių:

• Šablonų kūrimas iš anksto – jokių dokumentų formavimo ir laiko gaišimo vietoje.
• Formos užpildymas ir pasirašymas biometriniu parašu iš karto objekte.
• Elpako sistema leidžia akimirksniu išsiųsti dokumentą klientui arba perduoti jį kitam specialistui, o tuo pačiu jis automatiškai sinchronizuojamas su įmonės dokumentų valdymo sistema.

Keturi realūs scenarijai iš kasdienio verslo gyvenimo:

Autoservisas: meistras vietoje su klientu aptaria reikalingus taisymo darbus. Jie iškart fiksuojami pildomame dokumente, automobilis fotografuojamas, nuotraukos iš karto pridedamos, forma ar įrašas pasirašomas biometriniu parašu planšetėje ir išsiunčiamas klientui el. paštu – visa informacija aiški, o veiksmai – dokumentuoti be papildomo administracinio krūvio. Tai ne tik taupo laiką, bet ir išsklaido bet kokias abejones – klientas mato, kas atliekama, ir turi dokumentuotą įrodymą.

Meistrų komandos: meistras, atvykęs pas klientą dėl vamzdžio trūkimo, iš karto užfiksuoja atliktus darbus: surašo, ką pakeitė, prideda nuotraukas, pasirašo dokumentą biometriniu parašu planšetėje. Dokumentas automatiškai išsiunčiamas klientui ir administracijai – nereikia nieko spausdinti ar derinti telefonu. Klientas iškart turi patvirtinimą, o įmonė – tikslų darbų įrašą.

Įrangos nuoma: specialistas klientui pristato nuomojamą statybinę techniką į objektą. Planšetėje užpildo perdavimo aktą, pažymi įrangos būklę, prisega nuotraukas, abi pusės pasirašo biometriniu parašu. Dokumentas iškart pasiekia administraciją. Visa informacija saugoma ten, kur jos reikia, ir pasiekiama tada, kai jos prireikia. Tai itin svarbu, kai technika cirkuliuoja tarp kelių objektų per vieną dieną.

Draudimo žalų vertintojas: vertintojas atvyksta į kliento namus po įvykusios nelaimės. Vietoje fiksuoja žalą, užpildo reikalingas formas, prideda nuotraukas, pasirašo dokumentą biometriniu parašu ir siunčia ataskaitą tiesiai į draudimo sistemą. Klientui nebereikia važiuoti į skyrių, o draudimo procesas gali būti pradėtas per kelias minutes – tai pagreitina žalų nagrinėjimą ir mažina klientui stresą, kurio ir taip daug.

Kodėl tai svarbu būtent jums?

Galbūt jūsų įmonėje viskas formaliai „sutvarkoma“ – bet kiek tam iš tikrųjų prireikia laiko? Popierinių dokumentų pildymas vietoje, jų perkėlimas, siuntimas, derinimas – visa tai reikalauja nemažai darbo valandų. Darbuotojai neretai grįžta prie to paties kliento vien tam, kad „užbaigtų“ procesą, o klientas lieka nežinodamas, ar viskas tikrai atlikta.

Sklandus dokumentų valdymas – tai ne priedas, o pamatas. Kai sistema veikia be trukdžių, klientas jaučia pasitikėjimą, o darbuotojas – kontrolę. Tai ne tik apie taupymą. Tai apie ramybę, greitį ir pagarbą žmogaus laikui.

Verslai, kurie įdiegė mobilius pasirašymo sprendimus, dažnai pastebi, kad vieno vizito metu užbaigiamų paslaugų skaičius padidėja 15–30 %. Tai reiškia ne tik daugiau patenkintų klientų, bet ir realų finansinį efektą – mažiau pakartotinių vizitų, mažiau prarasto laiko, daugiau pajamų iš vienos darbo valandos.

Jei jūsų darbuotojai vis dar laukia prie kompiuterio, kad „sutvarkytų dokumentus“, tai reiškia viena – jūs kiekvieną dieną prarandate galimybę dirbti efektyviau.

Mobilumo principai, keičiantys aptarnavimą:

• Greitis: mažiau laukimo, daugiau veiksmų.
• Tikslumas: duomenys suvedami ten pat – pas klientą ar objekte – sumažėja rizika ką nors pamiršti ar supainioti grįžus į biurą.
• Pasitikėjimas: klientas dalyvauja procese ir supranta kiekvieną žingsnį.
• Efektyvumas: vienas vizitas = užbaigtas aptarnavimas.

Mobilumas nėra ateitis – tai dabartis, kurioje laimi greitieji.

Kol vieni vis dar derina grafikus su registratūra ir svarsto, kaip suderinti dokumentų pildymą su realiu darbu, kiti – viską atlieka vietoje, per kelias minutes. Vieni laukia, kiti veikia. Kiekvienas uždelstas žingsnis – tai prarasta galimybė veikti laiku.

Skaitmenizacija – tai ne tik technologinis žingsnis. Tai būdas atlaisvinti laiką, sumažinti stresą ir leisti darbuotojams daryti tai, ką jie moka geriausiai – dirbti su klientais, ne su dokumentais. Kai visa dokumentų eiga tampa nematoma, verslas tampa skaidresnis, greitesnis, malonesnis tiek darbuotojui, tiek klientui.

Kuo mažiau žmogus jaučia, kad jis „tvarko dokumentus“, tuo efektyviau veikia visa organizacija. Ne todėl, kad dokumentai nereikalingi, o todėl, kad jie netrukdo – veikia foniniu režimu. Kai informacija juda sklandžiai, verslas juda kryptingai ir greitai.

Pradėkite dirbti greičiau, paprasčiau ir šiuolaikiškai – kartu su Elpako Biometrinio parašo platforma.

Daugiau informacijos apie Elpako platformą galite sužinoti susisiekę su plėtros vadybininku Roku Jašinsku telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected].

Pavyzdžiui, atėjus į gydymo įstaigą, paciento informacija yra tvarkoma skaitmeninėse ligos kortelėse, tačiau sutikimai dėl operacijų ar procedūrų apmokėjimo dokumentai vis dar pasirašomi ranka. Dėl šios priežasties Biometrinis parašas tampa ypatingai svarbia technologija, leidžiančia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir užtikrinti, kad visi procesai vyktų skaitmeninėje erdvėje.

Biometrinio parašo panaudojimas

Elpako Biometrinis parašas skirtas gyvam klientų aptarnavimui, suteikiant galimybę pasirašyti dokumentus ant planšečių. Ši platforma ne tik užtikrina aukštą teisinę apsaugą, bet ir gerokai pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Klientai gali patogiai ir greitai pasirašyti dokumentus bet kurioje vietoje, nesvarbu ar tai būtų viešoji įstaiga su klientų aptarnavimo skyriumi, draudimo brokerio kabinetas ar pasirašomas saulės elektrinių sumontavimo pridavimo aktas. Naudodami Elpako Biometrinį parašą, galite visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir pereiti prie skaitmeninių procesų.

Technologijos savybės ir privalumai

Biometrinis parašas – tai skaitmeninis dokumentų pasirašymo būdas, kurio metu naudojama planšetė ir jos rašiklis. Pasirašymo metu surenkami unikalūs asmens rašymo judesių duomenys, kurie apima rašiklio palinkimo kampus, spaudimo jėgą ir pagreičius, kurie yra užšifruojami ir saugomi dokumente. Tokiu būdu užtikrinamas aukštas saugumo lygis ir teisinė apsauga​. Elpako Biometrinis parašas atitinka ISO/IEC 19794-7:2021 ir eIDAS reglamento reikalavimus, o tai garantuoja patikimumą ir teisėtumą visoje Europos Sąjungoje.

Svarbu suprasti, kad Lietuvoje dažnai pasitaiko atvejų, kai elektroninio pasirašymo būdas tėra tik parašo paveikslėlio įkėlimas, o ne tikras elektroninis parašas. Toks parašo paveikslėlis negali būti autentifikuotas kaip priklausantis konkrečiam asmeniui ir neturi jokios teisinės galios. Tuo tarpu Elpako Biometrinis parašas užtikrina aukštą saugumo lygį, nes pasirašymo metu surenkami grafometriniai asmens duomenys. Kilus abejonėms dėl klastojimo ar ginčui, teismo ekspertizės centras gali atlikti grafometrinę ekspertizę ir įvertinti parašo validumą. Toks pasirašymo būdas yra teisiškai galiojantis ir yra vertinamas kaip ranka pasirašytas parašas.

Daugiau nei parašas

Elpako komanda sukūrė itin kruopščiai apgalvotą platformą, kuri ne tik leidžia rinkti Biometrinius parašus, bet ir užtikrina aukščiausios kokybės aptarnavimą jūsų klientams. Šis sprendimas yra sukurtas atsižvelgiant į realius kasdienius iššūkius, su kuriais susiduria įmonės klientų aptarnavimo procesuose, todėl platforma siūlo patogias ir reikalingas funkcijas. Jos padeda optimizuoti darbo procesus, palengvina dokumentų valdymą ir pagerina klientų patirtį kiekviename sąlytyje su įmone.

Papildomos funkcijos:

Dokumentų šablonų kūrimas
Elpako platforma leidžia lengvai ir greitai kurti dokumentų šablonus, kuriuose galite integruoti pildomus laukus, turinčius skirtingas reikšmes ir kuriuos galima individualiai konfigūruoti. Šie laukai į dokumentą įterpiami vilkimo būdu, suteikiant galimybę juos lengvai pritaikyti pagal  poreikius. Tai reiškia, kad kiekvienas dokumento šablonas gali būti pritaikytas konkretiems atvejams, užtikrinant maksimalų patogumą​.

Asistavimo režimas
Asistavimo režimas apima galimybę dirbti su vienu dokumentu, kuris rodomas dviejuose nepriklausomuose ekranuose. Tai leidžia tiesiogiai pildyti duomenis administratoriui ir klientui, užtikrinant sklandų ir efektyvų bendradarbiavimą. Dokumento pildymo procesą lydi vedlio animacija, kuri padeda klientui suprasti pildymo etapus ir užtikrina sklandų informacijos įvedimą. Šios funkcijos užtikrina, kad klientai visada būtų informuoti apie kiekvieną žingsnį ir galėtų lengvai pildyti dokumentus​.

Veikia visose planšetėse
Elpako Biometrinio parašo platforma veikia tiek bet kuriame planšetiniame kompiuteryje su elektroniniu rašikliu, tiek išmaniuosiuose telefonuose ir reikalauja tik interneto ryšio. Platforma palaiko operacines sistemas Android, Windows, iOS ir Linux, todėl ji yra suderinama su įvairiais įrenginiais, nepriklausomai nuo gamintojo ar techninių parametrų. Be to, yra galimybė keisti planšetės užsklandos foną, kad jis atitiktų organizacijos vizualinį stilių, užtikrinant profesionalų ir patrauklų aptarnavimo centrų įvaizdį kiekviename klientų aptarnavimo žingsnyje.

Dokumentų saugykla
Suformuotas dokumentas saugomas Elpako duomenų saugykloje, kuri užtikrina saugų ir patikimą dokumentų saugojimą. Naudodami dirbtinį intelektą (DI), galite lengvai atlikti duomenų paiešką, taip pat integruoti saugojimo sprendimus su tokiais populiariais įrankiais kaip Google Drive, Dropbox, SharePoint ir kitomis sistemomis. Ši funkcija leidžia turėti visus reikalingus dokumentus vienoje vietoje ir greitai pasiekti juos bet kuriuo metu​.

API integracijos
Elpako suteikia plačias integracijos galimybes su kitomis sistemomis per API sąsają, leidžiančią efektyviai perduoti dokumentus ir duomenis. Galite lengvai integruoti Elpako Biometrinio parašo sprendimą su jau naudojamomis platformomis ir įrankiais, pavyzdžiui, su įvairiomis CRM sistemomis, dokumentų valdymo ar kitomis specializuotomis platformomis. Integracijos galimybės suteikia jums lankstumo ir efektyvumo, leisdamos optimizuoti darbo procesus ir padidinti veiklos našumą.

Elpako Biometrinio parašo platforma siūlo platų papildomų funkcijų spektrą, įskaitant:

• Skirtingi pasirašymo būdai: galimybė pasirašyti rašikliu, pirštu ar kompiuterio pele, taip pat naudoti įvairius specializuotus pasirašymo įrenginius.
• Kelių parašų palaikymas: kelių asmenų parašai ant vieno dokumento, įskaitant kvalifikuotus, pažangius ir Biometrinius parašus.
• Vartotojų ir rolių valdymas: galimybė priskirti skirtingas teises ir funkcijas skirtingiems vartotojams.
• Pasirašymo sesijų stebėjimas ir peržiūra: leidžia sekti pasirašymo procesus realiu laiku.
• Dokumentų archyvavimas: saugus ir patogus dokumentų archyvavimas.
• Dokumentų papildymas: galimybė tiesiogiai klientui pridėti nuotraukas ar papildomus dokumentus.
• Paslaugų pasirinkimas: klientai gali patogiai pasirinkti norimą paslaugą ar dokumentą tiesiogiai iš planšetės.
• PDF redagavimas: automatinis Adobe PDF pildomų laukų atpažinimas ir redagavimas.
• Antspaudavimas skaitmeniniu parašu ir laiko žymomis: užtikrina dokumentų autentiškumą ir nekintamumą.
• Geografinės vietos žymėjimas: padidina pasirašymo saugumą nurodant geografinę vietą.
• Audito įrašai ir ataskaitos: išsamūs audito įrašai ir ataskaitos, užtikrinantys atitiktį ir skaidrumą.
• Platformos pritaikymas: dizaino ir šrifto pritaikymas pagal organizacijos stilius, galimybė naudotis platforma įvairiomis kalbomis.
• Pritaikymas žmonėms su negalia: užtikrina, kad platforma būtų pasiekiama visiems vartotojams.
• Galimos kitos biometrinės integracijos: apima kitų biometrinių savybių, kaip balsas ar pirštų antspaudai, integracijos.

Elpako Biometrinis parašas yra inovatyvus sprendimas, padedantis organizacijoms žengti į toliau skaitmeninėje eroje. Suteikdamas aukštą saugumo užtikrinimą ir efektyvų dokumentų valdymą. Šis sprendimas ne tik padeda sumažinti sąnaudas, bet ir pagerina klientų aptarnavimo kokybę. Integracija su įvairiomis sistemomis ir plačiomis pritaikymo galimybėmis daro Elpako Biometrinį parašą idealiu pasirinkimu bet kuriai organizacijai, siekiančiai skaitmenizuoti savo veiklą.

Kviečiame išbandyti demo versiją

Jei norite sužinoti daugiau apie Elpako Biometrinio parašo platformą, mūsų ekspertas Rokas ne tik atsakys į visus jūsų klausimus, bet ir supažindins jus su platformomis galimybėmis bei pateiks detalią informaciją apie kainodarą.

Be to, siūlome galimybę nemokamai išbandyti Elpako Biometrinio parašo platformą per 7 dienų demo laikotarpį. Tai puiki proga pamatyti, kaip platforma veikia realiomis sąlygomis ir kaip gali tobulinti darbo procesų bei klientų patirtį.

Norėdami susisiekti ir užsiregistruoti demo versijai, kreipkitės į eksporto plėtros vadybininką
Roką Jašinską, telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected]

Darbuotojams lankstumas – viena iš pagrindinių 2024 m. tendencijų. Jai patenkinti reikalingi tinkami instrumentai. Organizacijos veiklai skaitmenizuoti ir automatizuoti skirtas savitarnos portalas „ZebraDoc“ – lankstus ir patogus įrankis darbuotojui susikurti darbo proceso dokumentų skaitmenizavimą be programavimo.

Neseniai atlikti JAV technologinių tyrimų ir konsultacijų įmonės „Gartner“ tyrimai rodo, kad nors darbuotojai yra sistemingai skatinami grįžti dirbti į biurus, tik 26% apklaustų organizacijų pripažino, kad jų darbuotojai visiškai laikosi šio nurodymo. Ši situacija atskleidžia, kad reikalingos ne tik patrauklios darbo sąlygos, bet ir darbuotojų lūkesčius atitinkantys veiksmingi įrankiai.

Darbuotojai nori lankstumo

Tyrimai rodo, kad darbuotojai jaučia poreikį valdyti savo darbo grafiką taip, kad jis atitiktų jų individualius poreikius ir gyvenimo ritmą. Galimybė dirbti iš namų, turėti pasirinkimą dėl darbo valandų, darbo vietos tampa ne tik pageidautina, bet svarbia dedamąja ir darbuotojams, ir darbdaviams, norintiems pritraukti talentų.

„Taip pat vertinama pusiausvyra tarp darbo ir gyvenimo. Darbuotojai nori turėti laiko asmeniniam gyvenimui, šeimai, pomėgiams ar atsipalaidavimui. Pusiausvyra tarp darbo ir laisvalaikio tampa ne tik norimu, bet ir būtinu elementu siekiant išlaikyti emocinę sveikatą ir gerovę, – teigia „ZebraDoc“ produktų vystymo vadovas. – Įmonės, kurios pasitelkdamos skaitmeninius įrankius suteikia lankstumo ir skatina pusiausvyrą, pritraukia talentingus darbuotojus ir išlaiko esamus, pagerinti darbo efektyvumą, didina darbuotojų pasitenkinimą ir motyvaciją. Taigi, jos tampa konkurencingesnės darbo rinkoje ir pasižymi didesniu darbuotojų lojalumu bei produktyvumu.“

R. Laukio mintis patvirtina tyrimus atliekanti ir įžvalgomis apie lyderystę bei nuotolinį darbą besidalinanti tarptautinė bendrovė „Gitnux“. Jos tyrimai atskleidė, kad 80% darbuotojų, vertindami darbo pasiūlymus, lanksčią darbo tvarką laiko lemiamu veiksniu, o net 61% darbuotojų paliko arba svarstė išeiti iš darbo dėl lankstumo stokos. Nuotoliu dirbančiųjų pasitenkinimas darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra vertinamas 7,6 balo iš 10, o 40% žmonių mano, kad didžiausia nuotolinio darbo nauda – lankstus grafikas. 77% tūkstantmečio arba Z kartos žmonių teigia, kad lanksčios darbo valandos prisideda prie didesnio našumo.

Į iššūkius atsako „ZebraDoc“

„ZebraDoc“ savitarnos portalas yra atsakas į šiuos iššūkius, suteikia inovatyvų sprendimą, kuris iš esmės palengvina darbuotojų ir organizacijos dokumentų valdymo procesus. Šis organizacijos darbuotojų vidinių dokumentų skaitmenizavimui skirtas portalas ne tik leidžia darbuotojams patogiai teikti įvairius prašymus, skundus, atsiliepimus, darbo sutarčių pakeitimus, atostogų prašymus, bet ir užtikrina greitą ryšį su darbuotoju bei aktualios informacijos srautą. Tai ypač svarbu, nes daugumą personalo valdymo dokumentų galima pasirašyti e. būdu, taip sumažinant biurokratiją, popierinių dokumentų kiekį ir, ypač svarbu, – laiko švaistymą“, – atkreipia dėmesį „ZebraDoc“ produkto vystymo vadovas.

„ZebraDoc“ portalas neapsiriboja vien darbuotojų asmeninės informacijos valdymu, bet skaitmeniniu būdu suteikia vadovams galimybę efektyviai tvarkyti darbuotojų užklausas, susipažinimo dokumentus, atostogas, kurti apklausas, naujienas bei reaguoti į pokyčius. Procesų automatizavimas be programavimo yra vienas iš didžiausių šio portalo privalumų, leidžiantis organizacijoms sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir leisti personalui dėmesį sutelkti į jų strateginius uždavinius.

Be to, „ZebraDoc“ portalas atitinka darbuotojų lūkesčius dėl lankstumo, leisdamas pateikti prašymus ir gauti patvirtinimus naudojant bet kokį mobilųjį įrenginį, dokumentus patvirtinti saugiais ir patikimais e. parašu, biometriniu parašu, naudojant „Smart-ID“ ar asmens tapatybės kortelę. Tai leidžia įtraukti į sistemą net tuos darbuotojus, kurie neprisijungę prie kompiuterio, dirba gamybos linijose ar, pvz., vairuotojais.

Privalumas – kūrimas be programavimo

E. sistemos, kaip „ZebraDoc“, kurias galima pritaikyti pagal savo poreikius be jokio programavimo, pristato neįkainojamą sprendimą siekiant efektyviai valdyti dokumentus. Jos suteikia galimybę ne tik sutaupyti laiko ir išteklių, bet ir sukurti individualius įmonės poreikius atitinkančius procesus. Tai personalo specialistams leidžia pritaikyti ir koreguoti sistemą be didelių iššūkių ar technologinių barjerų.

„Šis savitarnos portalas ne tik suteikia techninį sprendimą, bet ir skatina geresnį bendravimą bei bendradarbiavimą organizacijoje, stiprina ryšį tarp darbuotojų, personalo skyriaus ir vadovų. Jis taip pat pagerina užklausų valdymą, padeda kurti bendradarbiavimo kultūrą, didina produktyvumą ir lojalumą organizacijai, – aiškina R. Laukys. – Tokios sistemos ypač naudingos dėl savo lankstumo. Jos leidžia formuoti personalo valdymo procesus taip, kaip reikia konkrečiai įmonei atsižvelgiant į jos specifiką ir poreikius. Be to, šios sistemos paprastai būna intuityvios ir lengvai valdomos, tad net ir be giliojo programavimo supratimo jas gali efektyviai naudoti personalo specialistai.“

Anot „ZebraDoc“ projekto vadovo, dar vienas svarbus pranašumas – galimybė lengvai keisti sistemos konfigūraciją ir parametrus atsižvelgiant į besikeičiančius reikalavimus ar procedūras. Tokios lankstumo ir pritaikomumo savybės e. sistemose suteikia personalo specialistams galimybę tapti procesų architektais, lanksčiai formuojant ir valdant dokumentų tvarkymo būdus, kurie atitinka įmonės tikslus ir užtikrina efektyvų personalo valdymą.

Pilną straipsnį galite skaityti dienraštyje „Verslo žinios“: Lankstumas ir efektyvumas: kaip šiuolaikinės technologijos keičia darbo rinką

Elektroninių dokumentų tikrinimo funkcija 

Ar kada nors, ranka padėję parašą ant svarbaus dokumento, susimąstėte, kas nutiktų, jei būtų pakeista jame esanti informacija? Nors toks scenarijus gali būti tapatinamas su „sąmokslo teorija“, turint priėjimą prie dokumentų, pakeisti vienus dokumentų lapus visai paprastai. 

Jei popierinius dokumentus jau seniai pamiršote ir naudojatės elektroniniais dokumentais, galite lengviau atsikvėpti. Elektroninių dokumentų tikrinimas (nesvarbu, tai būtų PDF ar ADOC formatas ), apima elektroninio parašo, elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimo patikrinimą – paslauga, kurią gali pasinaudoti „Elpako“ ir kitų specializuotų platformų, dirbančių su el. parašu, klientai – puiki prevencinė priemonė, padedanti išvengti šios situacijos. Tikrinant dokumentą, yra pastebimi bet kokie pakeitimai, atlikti po pasirašymo elektroniniu parašu. Net jei elektroniniame dokumente būtų pakeistas vienas žodis, elektroninis parašas, padėtas anksčiau, tampa negaliojantis. Vadinasi, juridinės galios netenka ir pats dokumentas. 

Dokumentų tikrinimas ir galimi jo rezultatai 

Elektroninių dokumentų tikrinimas, leidžiantis per kelias sekundes sužinoti, ar pasirašytas el. dokumentas turi teisinę galią – „Elpako“ paslauga, kuria nemokamai pasinaudoti gali net ir neregistruoti mūsų svetainės lankytojai. Tiesa, nesiregistruojantiems vartotojams yra prieinami tik 6 nemokami dokumentų patikrinimai per mėnesį. Tuo tarpu registruoti, planą užsisakę klientai gali naudotis neribotu dokumentų tikrinimu bei kitomis naudingomis funkcijomis. 

Patikrinti pasirašytą dokumentą yra labai paprasta: tiesiog įkelkite jį iš savo kompiuterio ar kitos laikmenos į „Elpako“ elektroninių dokumentų tikrinimo sistemą. PDF ir ADOC formatas – populiariausi elektroninių dokumentų variantai, tačiau mūsų sistema „draugauja“ ir su kitų formatų el. dokumentais (PDF-LT, ASiC). 

Norėdami praktiškai patikrinti, kaip veikia „Elpako“ teikiama dokumentų tikrinimo paslauga, galite atlikti savotišką eksperimentą. Pirmiausiai įkelkite originalų, el. parašu pasirašytą dokumentą. Sistemai patikrinus reikiamus duomenis, pamatysite atsakymą – „El. dokumentas yra validus“. 

Jei tame pačiame dokumente būtų atlikti kokie nors pakeitimai, pavyzdžiui, pridėtas papildomas lapas ar pakeistas žodis, sistemos „verdiktas“ būtų jau kitoks –„El. dokumentas nėra validus“. 

Elektroninių dokumentų saugojimo galimybės 

Elektroninių dokumentų nereikia spausdinti bei sukti galvos, kur ir kaip šiuos fiziškai archyvuoti. Vadinasi, ne tik sutaupoma pinigų bei vietos namuose ar biure, bet, ne mažiau svarbu, nenusižengiama tvarumo idėjoms. Visgi, elektroniniai dokumentai turi būti laikomi tinkamai. Tik tokiu atveju, prireikus, bet kada rasite aktualų dokumentą ir būsite tikri dėl juose esančios konfidencialios informacijos saugumo. 

Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai 

Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai yra nurodyti atitinkamuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose elektroninių dokumentų valdymą. 

Asmeninių dokumentų saugojimas 

Asmeninio pobūdžio dokumentai neretai saugomi asmeniniame kompiuteryje. Jei pasirinkote tokį variantą, derėtų pasirūpinti atsargine dokumento kopija. Dar viena el. dokumentų saugojimo galimybė – asmeniniai „debesys“. Žinoma, elektroniniu parašus pasirašytus dokumentus galite saugoti ir „Elpako“ sistemoje. Panorėję, bet kada galėsite juos pašalinti ar atlikti kitus aktualius veiksmus, pavyzdžiui, jau minėtą dokumento patikrinimą. 

Verslo dokumentų saugojimas 

Tikimės, jog svarbių verslo dokumentų savo asmeniniame kompiuteryje nelaikote! Juos galite saugoti serveryje, „ debesyje“, „Elpako“ sistemoje ir pan. Taip pat – naudotis specializuotų dokumentų valdymo sistemų paslaugomis. 

„Elpako“ teikiamos paslaugos apima ir dokumentų paruošimą ilgalaikiam saugojimui, garantuojantį, jog elektroninis dokumentas galios net ir pasibaigus asmens elektroninio parašo kvalifikuotam sertifikatui. 

Jeigu Jus domina specializuotos dokumentų valdymo sistemų paslaugos, daugiau apie tai galite sužinoti www.nevda.lt