Gavau elektroninį dokumentą: kaip jį patikrinti ir kur saugoti? 

Elektroninių dokumentų tikrinimo funkcija 

Ar kada nors, ranka padėję parašą ant svarbaus dokumento, susimąstėte, kas nutiktų, jei būtų pakeista jame esanti informacija? Nors toks scenarijus gali būti tapatinamas su „sąmokslo teorija“, turint priėjimą prie dokumentų, pakeisti vienus dokumentų lapus visai paprastai. 

Jei popierinius dokumentus jau seniai pamiršote ir naudojatės elektroniniais dokumentais, galite lengviau atsikvėpti. Elektroninių dokumentų tikrinimas (nesvarbu, tai būtų PDF ar ADOC formatas ), apima elektroninio parašo, elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimo patikrinimą – paslauga, kurią gali pasinaudoti „Elpako“ ir kitų specializuotų platformų, dirbančių su el. parašu, klientai – puiki prevencinė priemonė, padedanti išvengti šios situacijos. Tikrinant dokumentą, yra pastebimi bet kokie pakeitimai, atlikti po pasirašymo elektroniniu parašu. Net jei elektroniniame dokumente būtų pakeistas vienas žodis, elektroninis parašas, padėtas anksčiau, tampa negaliojantis. Vadinasi, juridinės galios netenka ir pats dokumentas. 

 Elektroninio dokumento tikrinimas ir saugojimas

Dokumentų tikrinimas ir galimi jo rezultatai 

Elektroninių dokumentų tikrinimas, leidžiantis per kelias sekundes sužinoti, ar pasirašytas el. dokumentas turi teisinę galią – „Elpako“ paslauga, kuria nemokamai pasinaudoti gali net ir neregistruoti mūsų svetainės lankytojai. Tiesa, nesiregistruojantiems vartotojams yra prieinami tik 6 nemokami dokumentų patikrinimai per mėnesį. Tuo tarpu registruoti, planą užsisakę klientai gali naudotis neribotu dokumentų tikrinimu bei kitomis naudingomis funkcijomis. 

Patikrinti pasirašytą dokumentą yra labai paprasta: tiesiog įkelkite jį iš savo kompiuterio ar kitos laikmenos į „Elpako“ elektroninių dokumentų tikrinimo sistemą. PDF ir ADOC formatas – populiariausi elektroninių dokumentų variantai, tačiau mūsų sistema „draugauja“ ir su kitų formatų el. dokumentais (PDF-LT, ASiC). 

Norėdami praktiškai patikrinti, kaip veikia „Elpako“ teikiama dokumentų tikrinimo paslauga, galite atlikti savotišką eksperimentą. Pirmiausiai įkelkite originalų, el. parašu pasirašytą dokumentą. Sistemai patikrinus reikiamus duomenis, pamatysite atsakymą – „El. dokumentas yra validus“. 

Jei tame pačiame dokumente būtų atlikti kokie nors pakeitimai, pavyzdžiui, pridėtas papildomas lapas ar pakeistas žodis, sistemos „verdiktas“ būtų jau kitoks –„El. dokumentas nėra validus“. 

  Elektroninio dokumento tikrinimas ir saugojimas

Elektroninių dokumentų saugojimo galimybės 

Elektroninių dokumentų nereikia spausdinti bei sukti galvos, kur ir kaip šiuos fiziškai archyvuoti. Vadinasi, ne tik sutaupoma pinigų bei vietos namuose ar biure, bet, ne mažiau svarbu, nenusižengiama tvarumo idėjoms. Visgi, elektroniniai dokumentai turi būti laikomi tinkamai. Tik tokiu atveju, prireikus, bet kada rasite aktualų dokumentą ir būsite tikri dėl juose esančios konfidencialios informacijos saugumo. 

Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai 

Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai yra nurodyti atitinkamuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose elektroninių dokumentų valdymą. 

Elektroninio dokumento tikrinimas ir saugojimas

Asmeninių dokumentų saugojimas 

Asmeninio pobūdžio dokumentai neretai saugomi asmeniniame kompiuteryje. Jei pasirinkote tokį variantą, derėtų pasirūpinti atsargine dokumento kopija. Dar viena el. dokumentų saugojimo galimybė – asmeniniai „debesys“. Žinoma, elektroniniu parašus pasirašytus dokumentus galite saugoti ir „Elpako“ sistemoje. Panorėję, bet kada galėsite juos pašalinti ar atlikti kitus aktualius veiksmus, pavyzdžiui, jau minėtą dokumento patikrinimą. 

 

Verslo dokumentų saugojimas 

Tikimės, jog svarbių verslo dokumentų savo asmeniniame kompiuteryje nelaikote! Juos galite saugoti serveryje, „ debesyje“, „Elpako“ sistemoje ir pan. Taip pat – naudotis specializuotų dokumentų valdymo sistemų paslaugomis. 

Elpako“ teikiamos paslaugos apima ir dokumentų paruošimą ilgalaikiam saugojimui, garantuojantį, jog elektroninis dokumentas galios net ir pasibaigus asmens elektroninio parašo kvalifikuotam sertifikatui. 

Jeigu Jus domina specializuotos dokumentų valdymo sistemų paslaugos, daugiau apie tai galite sužinoti www.nevda.lt

Šiuolaikiški sprendimai verslui – dokumentų skaitmenizacija

Dokumentų skaitmenizacija – atsakingo verslo indėlis į švaresnės aplinkos kūrimą? Žinoma, tai – labai svarbi, bet ne vienintelė šio proceso nauda, kurią tiesiogiai patirs Jūsų verslas, jei, atsiriboję nuo įvairių nepagrįstų abejonių ar net baimių, drąsiai įgyvendinsite modernių technologijų sprendimus įmonėms.

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu bei kiti veiksmai, kuriuos galima atlikti su elektroniniais dokumentais, taupo laiką ir didina darbo našumą. Skaitmenizacijos sprendimai leidžia efektyviai valdyti didelį kiekį duomenų su gerokai mažesnėmis, palyginus su įprastų popierinių dokumentų tvarkymu, žmogiškųjų išteklių sąnaudomis. Darbuotojai, dirbantys įmonėje, aktyviai įgyvendinančioje technologinius šiuolaikinio verslo sprendimus, jaučia didesnį pasitenkinimą atliekamu darbu ir yra motyvuoti siekti aukštesnių rezultatų jau vien dėl to, jog nėra apkraunami beprasmėmis, su popieriniais dokumentais susijusiomis užduotimis.

Galiausiai, elektroninių dokumentų pasirašymas ir kiti šiuolaikiniai verslo sprendimai yra tiesiog gyvybiškai būtini įmonėms, norinčioms veikti pelningai ir išlikti konkurencingoms savo rinkoje.

Elektroninis parašas Elpako

Elpako API integracijos verslui

Įmonėms nusprendusioms naudoti API integracijas, jos lengvai įdiegiamos į bet kokią naudojamą informacinę sistemą, su įvairiomis papildomomis paslaugomis, kurios padeda suvaldyti skaitmeninius verslo procesus bei gerina teikiamų elektroninių paslaugų kokybę.

  • Įvairių formatų dokumentų sudarymas ir dokumentų pasirašymas, naudojant visas Lietuvoje patvirtintas kvalifikuoto elektroninio parašo priemones („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).
  • Patogi įvairių formatų elektroninių dokumentų, pavyzdžiui, PDF, ADOC peržiūra ir atitikimo specifikacijai tikrinimas.
  • Daugiašalio pasirašymo galimybė, išsiunčiant kvietimą pasirašyti elektroninį dokumentą kitam asmeniui, pavyzdžiui, verslo partneriui.
  • Sudaryto elektroninio parašo paženklinimas kvalifikuotomis laiko žymomis bei galimybė patikrinti sudaryto elektroninio parašo galiojimą.
  • Elektroninio parašo paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui.
  • Dokumentų tvirtinimo elektroniniu spaudu bei šio galiojimo patikrinimo galimybė.
  • Galimybė identifikuoti asmens (pavyzdžiui, kliento, darbuotojo, verslo partnerio ir pan.) tapatybę, su kuriuo ketinama sąveikauti elektroninėje erdvėje.

Elektroninis parašas Elpako

Sprendimai, padedantys suvaldyti verslo procesus

Elektroniniai dokumentai ir jų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu – šiuolaikiški sprendimai, padedantys gerokai efektyviau suvaldyti įvairius verslo procesus.

Klientų aptarnavimas
Klientai, prieš pasirašydami elektroninius dokumentus, gali susipažinti su juose esančia informacija, gali skirti tiek laiko, kiek reikia. Nereikia jaudintis dėl pamestos sutarties ar kito elektroninio dokumento kopijos: ji visada bus prieinama.

Personalo valdymas
Darbuotojų susipažinimas su įmonės vidaus taisyklėmis, atostogų, mamadienių ir kiti prašymai,  pateikiami skaitmeninėje erdvėje, efektyviai taupo visų pusių laiką, o taip pat ženkliai sumažina žmogiškųjų klaidų (pavyzdžiui, pasimetusio sutarties lapo) tikimybę.

Projektų administravimas
Įmonės projektų administravime įprastai dalyvauja nemažai atsakingų asmenų, tad elektroniniai dokumentai gali tarnauti kaip efektyvi komunikacijos ir laiko taupymo priemonė. Dokumentuose, pasirašytuose kvalifikuotu elektroniniu parašu, matomi bet kokie atlikti pakeitimai, o tai – svarbus niuansas, susijęs su atliekamų projektų skaidrumu.

Praktinis pavyzdys: darbuotojo įdarbinimas virtualiai

Elektroninis parašas Elpako

Naudojantis „Elpako“ siūlomu API integracijos verslui sprendimu, naujo darbuotojo įdarbinimo procesas gali būti gerokai paprastesnis, efektyvesnis, taupantis laiką abiems pusėms.

  • Integruotoje sistemoje sukūrus darbo sutartį, ji, kaip ir kiti įdarbinimo procesui reikalingi dokumentai, elektroniniu būdu yra nusiunčiami darbuotojui.
  • Darbuotojui kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašius darbo sutartį, darbdavys apie tai yra informuojamas automatiniu elektroniniu pranešimu.
  • Automatinis pranešimas nusiunčiamas ir darbuotojui, kai būsimas darbdavys pasirašo sutartį.
  • Naudojantis „Elpako“ sistema, gali būti atliekami ir kiti reikalingi veiksmai, pavyzdžiui, dokumento peržiūra, el. parašo tikrinimas, pasirašytos darbo sutarties archyvavimas ir kita.

Ir tai – viskas! Naujajam darbuotojui nereikia keliauti per visą miestą, jog suraitytų viso labo vieną parašą ar, netyčia pamiršus kokį nors dokumentą, važiuoti atgal šio pasiimti. Dėl kelių minučių formalumo, administratorei nereikia mesti svarbesnių darbų, o vadovui – ieškoti laisvo laiko savo įtemptoje darbotvarkėje ar jaustis nepatogiai, privertus būsimą darbuotoją laukti pasirašytos sutarties.