Lankstumas ir efektyvumas: kaip šiuolaikinės technologijos keičia darbo rinką

Darbuotojams lankstumas – viena iš pagrindinių 2024 m. tendencijų. Jai patenkinti reikalingi tinkami instrumentai. Organizacijos veiklai skaitmenizuoti ir automatizuoti skirtas savitarnos portalas „ZebraDoc“ – lankstus ir patogus įrankis darbuotojui susikurti darbo proceso dokumentų skaitmenizavimą be programavimo.

Neseniai atlikti JAV technologinių tyrimų ir konsultacijų įmonės „Gartner“ tyrimai rodo, kad nors darbuotojai yra sistemingai skatinami grįžti dirbti į biurus, tik 26% apklaustų organizacijų pripažino, kad jų darbuotojai visiškai laikosi šio nurodymo. Ši situacija atskleidžia, kad reikalingos ne tik patrauklios darbo sąlygos, bet ir darbuotojų lūkesčius atitinkantys veiksmingi įrankiai.

Darbuotojai nori lankstumo

Tyrimai rodo, kad darbuotojai jaučia poreikį valdyti savo darbo grafiką taip, kad jis atitiktų jų individualius poreikius ir gyvenimo ritmą. Galimybė dirbti iš namų, turėti pasirinkimą dėl darbo valandų, darbo vietos tampa ne tik pageidautina, bet svarbia dedamąja ir darbuotojams, ir darbdaviams, norintiems pritraukti talentų.

„Taip pat vertinama pusiausvyra tarp darbo ir gyvenimo. Darbuotojai nori turėti laiko asmeniniam gyvenimui, šeimai, pomėgiams ar atsipalaidavimui. Pusiausvyra tarp darbo ir laisvalaikio tampa ne tik norimu, bet ir būtinu elementu siekiant išlaikyti emocinę sveikatą ir gerovę, – teigia „ZebraDoc“ produktų vystymo vadovas. – Įmonės, kurios pasitelkdamos skaitmeninius įrankius suteikia lankstumo ir skatina pusiausvyrą, pritraukia talentingus darbuotojus ir išlaiko esamus, pagerinti darbo efektyvumą, didina darbuotojų pasitenkinimą ir motyvaciją. Taigi, jos tampa konkurencingesnės darbo rinkoje ir pasižymi didesniu darbuotojų lojalumu bei produktyvumu.“

R. Laukio mintis patvirtina tyrimus atliekanti ir įžvalgomis apie lyderystę bei nuotolinį darbą besidalinanti tarptautinė bendrovė „Gitnux“. Jos tyrimai atskleidė, kad 80% darbuotojų, vertindami darbo pasiūlymus, lanksčią darbo tvarką laiko lemiamu veiksniu, o net 61% darbuotojų paliko arba svarstė išeiti iš darbo dėl lankstumo stokos. Nuotoliu dirbančiųjų pasitenkinimas darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra vertinamas 7,6 balo iš 10, o 40% žmonių mano, kad didžiausia nuotolinio darbo nauda – lankstus grafikas. 77% tūkstantmečio arba Z kartos žmonių teigia, kad lanksčios darbo valandos prisideda prie didesnio našumo.

Į iššūkius atsako „ZebraDoc“

„ZebraDoc“ savitarnos portalas yra atsakas į šiuos iššūkius, suteikia inovatyvų sprendimą, kuris iš esmės palengvina darbuotojų ir organizacijos dokumentų valdymo procesus. Šis organizacijos darbuotojų vidinių dokumentų skaitmenizavimui skirtas portalas ne tik leidžia darbuotojams patogiai teikti įvairius prašymus, skundus, atsiliepimus, darbo sutarčių pakeitimus, atostogų prašymus, bet ir užtikrina greitą ryšį su darbuotoju bei aktualios informacijos srautą. Tai ypač svarbu, nes daugumą personalo valdymo dokumentų galima pasirašyti e. būdu, taip sumažinant biurokratiją, popierinių dokumentų kiekį ir, ypač svarbu, – laiko švaistymą“, – atkreipia dėmesį „ZebraDoc“ produkto vystymo vadovas.

ZebraDoc“ portalas neapsiriboja vien darbuotojų asmeninės informacijos valdymu, bet skaitmeniniu būdu suteikia vadovams galimybę efektyviai tvarkyti darbuotojų užklausas, susipažinimo dokumentus, atostogas, kurti apklausas, naujienas bei reaguoti į pokyčius. Procesų automatizavimas be programavimo yra vienas iš didžiausių šio portalo privalumų, leidžiantis organizacijoms sutaupyti laiko, sumažinti klaidų skaičių ir leisti personalui dėmesį sutelkti į jų strateginius uždavinius.

Be to, „ZebraDoc“ portalas atitinka darbuotojų lūkesčius dėl lankstumo, leisdamas pateikti prašymus ir gauti patvirtinimus naudojant bet kokį mobilųjį įrenginį, dokumentus patvirtinti saugiais ir patikimais e. parašu, biometriniu parašu, naudojant „Smart-ID“ ar asmens tapatybės kortelę. Tai leidžia įtraukti į sistemą net tuos darbuotojus, kurie neprisijungę prie kompiuterio, dirba gamybos linijose ar, pvz., vairuotojais.

Privalumas – kūrimas be programavimo

E. sistemos, kaip „ZebraDoc“, kurias galima pritaikyti pagal savo poreikius be jokio programavimo, pristato neįkainojamą sprendimą siekiant efektyviai valdyti dokumentus. Jos suteikia galimybę ne tik sutaupyti laiko ir išteklių, bet ir sukurti individualius įmonės poreikius atitinkančius procesus. Tai personalo specialistams leidžia pritaikyti ir koreguoti sistemą be didelių iššūkių ar technologinių barjerų.

„Šis savitarnos portalas ne tik suteikia techninį sprendimą, bet ir skatina geresnį bendravimą bei bendradarbiavimą organizacijoje, stiprina ryšį tarp darbuotojų, personalo skyriaus ir vadovų. Jis taip pat pagerina užklausų valdymą, padeda kurti bendradarbiavimo kultūrą, didina produktyvumą ir lojalumą organizacijai, – aiškina R. Laukys. – Tokios sistemos ypač naudingos dėl savo lankstumo. Jos leidžia formuoti personalo valdymo procesus taip, kaip reikia konkrečiai įmonei atsižvelgiant į jos specifiką ir poreikius. Be to, šios sistemos paprastai būna intuityvios ir lengvai valdomos, tad net ir be giliojo programavimo supratimo jas gali efektyviai naudoti personalo specialistai.“

Anot „ZebraDoc“ projekto vadovo, dar vienas svarbus pranašumas – galimybė lengvai keisti sistemos konfigūraciją ir parametrus atsižvelgiant į besikeičiančius reikalavimus ar procedūras. Tokios lankstumo ir pritaikomumo savybės e. sistemose suteikia personalo specialistams galimybę tapti procesų architektais, lanksčiai formuojant ir valdant dokumentų tvarkymo būdus, kurie atitinka įmonės tikslus ir užtikrina efektyvų personalo valdymą.

Pilną straipsnį galite skaityti dienraštyje „Verslo žinios“: Lankstumas ir efektyvumas: kaip šiuolaikinės technologijos keičia darbo rinką

Gavau elektroninį dokumentą: kaip jį patikrinti ir kur saugoti? 

Elektroninių dokumentų tikrinimo funkcija 

Ar kada nors, ranka padėję parašą ant svarbaus dokumento, susimąstėte, kas nutiktų, jei būtų pakeista jame esanti informacija? Nors toks scenarijus gali būti tapatinamas su „sąmokslo teorija“, turint priėjimą prie dokumentų, pakeisti vienus dokumentų lapus visai paprastai. 

Jei popierinius dokumentus jau seniai pamiršote ir naudojatės elektroniniais dokumentais, galite lengviau atsikvėpti. Elektroninių dokumentų tikrinimas (nesvarbu, tai būtų PDF ar ADOC formatas ), apima elektroninio parašo, elektroninių spaudų bei elektroninių laiko žymų galiojimo patikrinimą – paslauga, kurią gali pasinaudoti „Elpako“ ir kitų specializuotų platformų, dirbančių su el. parašu, klientai – puiki prevencinė priemonė, padedanti išvengti šios situacijos. Tikrinant dokumentą, yra pastebimi bet kokie pakeitimai, atlikti po pasirašymo elektroniniu parašu. Net jei elektroniniame dokumente būtų pakeistas vienas žodis, elektroninis parašas, padėtas anksčiau, tampa negaliojantis. Vadinasi, juridinės galios netenka ir pats dokumentas. 

 Elektroninio dokumento tikrinimas ir saugojimas

Dokumentų tikrinimas ir galimi jo rezultatai 

Elektroninių dokumentų tikrinimas, leidžiantis per kelias sekundes sužinoti, ar pasirašytas el. dokumentas turi teisinę galią – „Elpako“ paslauga, kuria nemokamai pasinaudoti gali net ir neregistruoti mūsų svetainės lankytojai. Tiesa, nesiregistruojantiems vartotojams yra prieinami tik 6 nemokami dokumentų patikrinimai per mėnesį. Tuo tarpu registruoti, planą užsisakę klientai gali naudotis neribotu dokumentų tikrinimu bei kitomis naudingomis funkcijomis. 

Patikrinti pasirašytą dokumentą yra labai paprasta: tiesiog įkelkite jį iš savo kompiuterio ar kitos laikmenos į „Elpako“ elektroninių dokumentų tikrinimo sistemą. PDF ir ADOC formatas – populiariausi elektroninių dokumentų variantai, tačiau mūsų sistema „draugauja“ ir su kitų formatų el. dokumentais (PDF-LT, ASiC). 

Norėdami praktiškai patikrinti, kaip veikia „Elpako“ teikiama dokumentų tikrinimo paslauga, galite atlikti savotišką eksperimentą. Pirmiausiai įkelkite originalų, el. parašu pasirašytą dokumentą. Sistemai patikrinus reikiamus duomenis, pamatysite atsakymą – „El. dokumentas yra validus“. 

Jei tame pačiame dokumente būtų atlikti kokie nors pakeitimai, pavyzdžiui, pridėtas papildomas lapas ar pakeistas žodis, sistemos „verdiktas“ būtų jau kitoks –„El. dokumentas nėra validus“. 

  Elektroninio dokumento tikrinimas ir saugojimas

Elektroninių dokumentų saugojimo galimybės 

Elektroninių dokumentų nereikia spausdinti bei sukti galvos, kur ir kaip šiuos fiziškai archyvuoti. Vadinasi, ne tik sutaupoma pinigų bei vietos namuose ar biure, bet, ne mažiau svarbu, nenusižengiama tvarumo idėjoms. Visgi, elektroniniai dokumentai turi būti laikomi tinkamai. Tik tokiu atveju, prireikus, bet kada rasite aktualų dokumentą ir būsite tikri dėl juose esančios konfidencialios informacijos saugumo. 

Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai 

Elektroninių dokumentų saugojimo terminalai yra nurodyti atitinkamuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose elektroninių dokumentų valdymą. 

Elektroninio dokumento tikrinimas ir saugojimas

Asmeninių dokumentų saugojimas 

Asmeninio pobūdžio dokumentai neretai saugomi asmeniniame kompiuteryje. Jei pasirinkote tokį variantą, derėtų pasirūpinti atsargine dokumento kopija. Dar viena el. dokumentų saugojimo galimybė – asmeniniai „debesys“. Žinoma, elektroniniu parašus pasirašytus dokumentus galite saugoti ir „Elpako“ sistemoje. Panorėję, bet kada galėsite juos pašalinti ar atlikti kitus aktualius veiksmus, pavyzdžiui, jau minėtą dokumento patikrinimą. 

 

Verslo dokumentų saugojimas 

Tikimės, jog svarbių verslo dokumentų savo asmeniniame kompiuteryje nelaikote! Juos galite saugoti serveryje, „ debesyje“, „Elpako“ sistemoje ir pan. Taip pat – naudotis specializuotų dokumentų valdymo sistemų paslaugomis. 

Elpako“ teikiamos paslaugos apima ir dokumentų paruošimą ilgalaikiam saugojimui, garantuojantį, jog elektroninis dokumentas galios net ir pasibaigus asmens elektroninio parašo kvalifikuotam sertifikatui. 

Jeigu Jus domina specializuotos dokumentų valdymo sistemų paslaugos, daugiau apie tai galite sužinoti www.nevda.lt

Šiuolaikiški sprendimai verslui – dokumentų skaitmenizacija

Dokumentų skaitmenizacija – atsakingo verslo indėlis į švaresnės aplinkos kūrimą? Žinoma, tai – labai svarbi, bet ne vienintelė šio proceso nauda, kurią tiesiogiai patirs Jūsų verslas, jei, atsiriboję nuo įvairių nepagrįstų abejonių ar net baimių, drąsiai įgyvendinsite modernių technologijų sprendimus įmonėms.

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu bei kiti veiksmai, kuriuos galima atlikti su elektroniniais dokumentais, taupo laiką ir didina darbo našumą. Skaitmenizacijos sprendimai leidžia efektyviai valdyti didelį kiekį duomenų su gerokai mažesnėmis, palyginus su įprastų popierinių dokumentų tvarkymu, žmogiškųjų išteklių sąnaudomis. Darbuotojai, dirbantys įmonėje, aktyviai įgyvendinančioje technologinius šiuolaikinio verslo sprendimus, jaučia didesnį pasitenkinimą atliekamu darbu ir yra motyvuoti siekti aukštesnių rezultatų jau vien dėl to, jog nėra apkraunami beprasmėmis, su popieriniais dokumentais susijusiomis užduotimis.

Galiausiai, elektroninių dokumentų pasirašymas ir kiti šiuolaikiniai verslo sprendimai yra tiesiog gyvybiškai būtini įmonėms, norinčioms veikti pelningai ir išlikti konkurencingoms savo rinkoje.

Elektroninis parašas Elpako

Elpako API integracijos verslui

Įmonėms nusprendusioms naudoti API integracijas, jos lengvai įdiegiamos į bet kokią naudojamą informacinę sistemą, su įvairiomis papildomomis paslaugomis, kurios padeda suvaldyti skaitmeninius verslo procesus bei gerina teikiamų elektroninių paslaugų kokybę.

  • Įvairių formatų dokumentų sudarymas ir dokumentų pasirašymas, naudojant visas Lietuvoje patvirtintas kvalifikuoto elektroninio parašo priemones („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).
  • Patogi įvairių formatų elektroninių dokumentų, pavyzdžiui, PDF, ADOC peržiūra ir atitikimo specifikacijai tikrinimas.
  • Daugiašalio pasirašymo galimybė, išsiunčiant kvietimą pasirašyti elektroninį dokumentą kitam asmeniui, pavyzdžiui, verslo partneriui.
  • Sudaryto elektroninio parašo paženklinimas kvalifikuotomis laiko žymomis bei galimybė patikrinti sudaryto elektroninio parašo galiojimą.
  • Elektroninio parašo paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui.
  • Dokumentų tvirtinimo elektroniniu spaudu bei šio galiojimo patikrinimo galimybė.
  • Galimybė identifikuoti asmens (pavyzdžiui, kliento, darbuotojo, verslo partnerio ir pan.) tapatybę, su kuriuo ketinama sąveikauti elektroninėje erdvėje.

Elektroninis parašas Elpako

Sprendimai, padedantys suvaldyti verslo procesus

Elektroniniai dokumentai ir jų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu – šiuolaikiški sprendimai, padedantys gerokai efektyviau suvaldyti įvairius verslo procesus.

Klientų aptarnavimas
Klientai, prieš pasirašydami elektroninius dokumentus, gali susipažinti su juose esančia informacija, gali skirti tiek laiko, kiek reikia. Nereikia jaudintis dėl pamestos sutarties ar kito elektroninio dokumento kopijos: ji visada bus prieinama.

Personalo valdymas
Darbuotojų susipažinimas su įmonės vidaus taisyklėmis, atostogų, mamadienių ir kiti prašymai,  pateikiami skaitmeninėje erdvėje, efektyviai taupo visų pusių laiką, o taip pat ženkliai sumažina žmogiškųjų klaidų (pavyzdžiui, pasimetusio sutarties lapo) tikimybę.

Projektų administravimas
Įmonės projektų administravime įprastai dalyvauja nemažai atsakingų asmenų, tad elektroniniai dokumentai gali tarnauti kaip efektyvi komunikacijos ir laiko taupymo priemonė. Dokumentuose, pasirašytuose kvalifikuotu elektroniniu parašu, matomi bet kokie atlikti pakeitimai, o tai – svarbus niuansas, susijęs su atliekamų projektų skaidrumu.

Praktinis pavyzdys: darbuotojo įdarbinimas virtualiai

Elektroninis parašas Elpako

Naudojantis „Elpako“ siūlomu API integracijos verslui sprendimu, naujo darbuotojo įdarbinimo procesas gali būti gerokai paprastesnis, efektyvesnis, taupantis laiką abiems pusėms.

  • Integruotoje sistemoje sukūrus darbo sutartį, ji, kaip ir kiti įdarbinimo procesui reikalingi dokumentai, elektroniniu būdu yra nusiunčiami darbuotojui.
  • Darbuotojui kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašius darbo sutartį, darbdavys apie tai yra informuojamas automatiniu elektroniniu pranešimu.
  • Automatinis pranešimas nusiunčiamas ir darbuotojui, kai būsimas darbdavys pasirašo sutartį.
  • Naudojantis „Elpako“ sistema, gali būti atliekami ir kiti reikalingi veiksmai, pavyzdžiui, dokumento peržiūra, el. parašo tikrinimas, pasirašytos darbo sutarties archyvavimas ir kita.

Ir tai – viskas! Naujajam darbuotojui nereikia keliauti per visą miestą, jog suraitytų viso labo vieną parašą ar, netyčia pamiršus kokį nors dokumentą, važiuoti atgal šio pasiimti. Dėl kelių minučių formalumo, administratorei nereikia mesti svarbesnių darbų, o vadovui – ieškoti laisvo laiko savo įtemptoje darbotvarkėje ar jaustis nepatogiai, privertus būsimą darbuotoją laukti pasirašytos sutarties.