Elektroninis dokumentų pasirašymas – pažangus technologinis sprendimas. Kurį vis aktyviau naudoja tiek fiziniai asmenys, tvarkantys savo asmeninius reikalus. Tiek įmonės, siekiančios didinti veiklos efektyvumą, kurti geresnę patirtį darbuotojams ir klientams bei norinčios įdėti svarų indėlį į tvarumo idėjų įgyvendinimo „katilą“.
Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu nereikalauja išskirtinių žinių ar įgūdžių. Leidžia išvengti dokumentų spausdinimo, archyvavimo bei kitų, nuo popierinių dokumentų neatsiejamų darbų (vadinasi, taupo laiką, pinigus ir…medžius!). Dokumentų, pasirašytų el. parašu, juridinė galia identiška įprastam parašui ranka, lengva identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę. Taip pat tai – efektyvi prevencinė priemonė nuo nesąžiningų asmenų kėslų: bet koks pakeitimas, atliktas dokumente, pasirašytame el. parašu, nepraslysta pro akis.
Argumentų, dėl kurių reikėtų pagaliau pasiryžti atsisakyti atgyvenusios „,makulatūros“, iš tiesų netrūksta, ar ne?
Kokių formatų dokumentus galima įkelti į sistemą pasirašymui?
Į „Elpako“ sistemą pasirašymui kvalifikuotu elektroniniu parašu gali būti įkeliami įvairių formatų elektroniniai dokumentai (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC), ne didesni nei 200 MB. Tai – populiariausi, dažniausiai biuruose naudojami formatai, tad nereikia papildomai rūpintis dokumentų konvertavimu.
PDF dokumentai
PDF dokumentas – tai elektroninis dokumentas, į kurį yra įterpiamas elektroninis parašas. Tai – populiariausias elektroninių dokumentų formatas ne tik Lietuvoje, bet ir kitose Europos Sąjungos šalyse.
PDF-LT dokumentai
PDF-LT dokumentas – tai Lietuviška PDF elektroninių dokumentų atmaina, kuri yra papildyta įvairiais galimais metaduomenimis. Pavyzdžiui, kas yra autorius, koks jo registracijos numeris ir pan. Šią specifikaciją patvirtino Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ir šio formato dokumentus privalo priimti visos įstaigos.
ADOC dokumentai
ADOC formatas – tai vadinamieji „konteineriniai“ dokumentai, kuriuos dažniausiai naudoja Lietuvos valstybinės institucijos. Tai – aplankas, kuriame yra talpinamas ne tik pagrindinis dokumentas, bet ir įvairių formatų (pavyzdžiui, .docx, .xlsx, .jpeg, .pdf ir kiti) priedai. Vienas el. parašas, o ne kiekvieno atskiro dokumento pasirašymas: tai – pagrindinis ADOC formato privalumas, padedantis sutaupyti dar daugiau laiko.
ASiC dokumentai
ASiC formato dokumentas – kitose Europos Sąjungos šalyse naudojamas elektroninio dokumento formatas. Šio tipo dokumentas, kaip ir ADOC, gali savyje talpinti kelis failus už kuriuos yra pasirašoma. Rengiant tokio tipo dokumentą, reikėtų išsiaiškinti ar gavėjas šio tipo dokumentą galės priimti, nes ne visos šalys šiuos dokumentus geba perskaityti ir tvarkyti.
Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu
Sukate galvą, kaip pasirašyti Mobile-ID (mobiliu parašu) ar kitomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis? Tiesiog įkelkite elektroninį dokumentą į „Elpako“ sistemą ir, vadovaudamiesi paprastomis instrukcijomis, atlikite norimą veiksmą. Elektroninis dokumentų pasirašymas su „Elpako“– visiškai elementari, greita procedūra, nesukelsianti problemų net ir visiškai „žaliems“ el. parašo naudotojams.
Fiziniams asmenims, susiduriantiems su nedideliu kiekiu elektroninių dokumentų, siūlome galimybę nemokamai pasirašyti iki 5 dokumentų per mėnesį, o taip pat pasinaudoti kitomis, su elektroninių dokumentų apdorojimu susijusiomis paslaugomis. Juridiniams asmenims, užsisakiusiems API integracijos sprendimą verslui, prieinama dar didesnė funkcijų įvairovė.
Elektroninis dokumentų pasirašymas per „Elpako“ gali būti atliekamas su visomis, šiuo metu Lietuvoje prieinamomis kvalifikuoto elektroninio parašo priemonėmis („Smart–ID“ programėlė, Mibile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena).
Kaip peržiūrėti pasirašytą elektroninį dokumentą?
Jei, pavyzdžiui, PDF dokumentų atidarymas jokių problemų dažniausiai nesukelia (užtenka tiesiog porą kartų spragtelėti pelės klavišu ant failo), tai ADOC peržiūra gali sukelti daugiau klausimų. Tik ne „Elpako“ vartotojams! Peržiūrėti įvairaus formato dokumentus, įkeltus į mūsų sistemą, gali net ir neregistruoti vartotojai (iki 5 nemokamų dokumentų peržiūrų per mėnesį), o, prisijungus, prieinamos ir papildomos galimybės.
Ką galiu daryti su pasirašytu elektroniniu dokumentu?
Elektroninių dokumentų pasirašymas – tik viena iš paslaugų, siūloma fiziniams ir juridiniams „Elpako“ naudotojams. Įvairių funkcijų, susijusių su elektroniniais dokumentais, įvairovė paverčia šiuos dar naudingesniu įrankiu, tvarkant verslo ar asmeninius reikalus.
Daugiašalis pasirašymas
Rengiant sutartis bei kitus elektroninius dokumentus, kuriuose yra privalomi visų susijusių pusių parašai, aktuali paslauga – daugiašalis pasirašymas. Kitam suinteresuotam asmeniui, pavyzdžiui, klientui ar verslo partneriui, nusiunčiamas kvietimas pasirašyti dokumentą, o, šiam pasirašius, dokumento savininkas apie tai informuojamas automatiniu pranešimu. Tai – galimybė, padedanti sutaupyti dar daugiau visiems vertingo laiko bei paspartinanti įvairius procesus.
Atsisiųsti pasirašytą dokumentą
Mūsų sistemoje pasirašytą elektroninį dokumentą paprasta atsisiųsti į savo kompiuterį ar kitą įrenginį, o šio kopiją, esančią asmeninėje „Elpako“ vartotojo paskyroje, galima palikti saugoti arba pašalinti. Jei dokumentas saugomas kompiuteryje, būtina pasirūpinti atsargine kopija. „Debesijos“ paslaugos, specializuotos dokumentų valdymo sistemos ar, kalbant apie įmones, vidinis tinklas: galimybių, kaip saugiai laikyti elektroninius dokumentus, šiandien yra ne viena.
Saugoti dokumentą „Elpako“ sistemoje
Vartotojams, nenorintiems sukti galvos dėl svarbios informacijos saugumo bei vertinantiems paslaugų kompleksiškumą, prieinama galimybė pasinaudoti ilgalaikiu elektroninių dokumentų saugojimu „Elpako“ sistemoje.
Asmenims, nusprendusiems savo elektroninius dokumentus laikyti kitose sistemose, gali būti naudingas „Elpako“ siūlomas dokumentų paruošimas ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui. Tai – procedūra, užtikrinanti elektroninio dokumento galiojimą ir juridinį teisėtumą net ir tada, kai pasibaigia kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikato galiojimo laikas.
