Skaitmenizacija dažnai prasideda biure. Tačiau daugelis darbų vyksta visai ne ten. Dalis verslų dirba objektuose, sandėliuose, kliento namuose ar net lauko sąlygomis. Įsivaizduokite statybininką, kuris dokumentus turi pildyti automobilyje, ar saulės elektrinių montuotojus, kurie dirba ant stogo ar laukuose ir neturi galimybės realiu metu įforminti įvykdytų darbų – visa dokumentacija lieka popieriuje iki kol jie grįžta į biurą.
Tokios situacijos dažnos – ne todėl, kad trūksta noro dirbti efektyviai, o todėl, kad įrankiai neatitinka realaus darbo tempo. Autoserviso meistras su klientu apžiūri automobilį, bet dokumentus vis tiek reikia pildyti registratūroje. Logistikos centro specialistai nešiojasi dokumentų segtuvus, nes nuolat vaikščiodami neturi galimybės grįžti prie kompiuterio. NT brokeriai po objekto apžiūros grįžta į biurą vien tam, kad išsiųstų dokumentus el. paštu – šie trikdžiai stabdo darbą, didina klaidų riziką ir kenkia verslo tempui.
Ką reiškia tikrasis mobilumas versle?
Verslas šiandien turi būti ten, kur jo klientai – mobilus, lankstus, greitas. Tačiau mobilumas reikalauja daugiau nei tiesiog nešiojamo kompiuterio ar išmaniojo įrenginio. Jis reikalauja iš esmės kitokios logikos: nepertraukiamos informacijos tėkmės ir sprendimų priėmimo ten, kur jie reikalingi – realiu laiku, realioje vietoje. Tradiciniai dokumentų tvarkymo būdai – biuras, popieriai, spausdintuvas, kelios nesusikalbančios sistemos – įveda trintį į procesus, kurie turėtų būti skaidrūs ir greiti.
Skaitmeninis mobilumas – tai ne tik patogumas. Tai verslo kultūros pasikeitimas: mažiau formalumo, daugiau pasitikėjimo tarp darbuotojo ir kliento, mažiau laukimo, daugiau įsitraukimo. Tokia darbo aplinka kuria ne tik našumą, bet ir emocinę kokybę – kai procesai netrukdo, o padeda. Elpako Biometrinio parašo platforma būtent tai ir įgalina – darbą be stabdžių, bet su visais saugumo ir teisinio galiojimo garantais.
Kaip atrodo tikrasis mobilumas?
Elpako sprendimas reiškia ne tik elektroninį parašą – tai visa dokumentų tvarkymo logika, vykdoma vienu įrenginiu, viena sistema, be papildomų žingsnių:
- Šablonų kūrimas iš anksto – jokių dokumentų formavimo ir laiko gaišimo vietoje.
- Formos užpildymas ir pasirašymas biometriniu parašu iš karto objekte.
- Elpako sistema leidžia akimirksniu išsiųsti dokumentą klientui arba perduoti jį kitam specialistui, o tuo pačiu jis automatiškai sinchronizuojamas su įmonės dokumentų valdymo sistema.
Keturi realūs scenarijai iš kasdienio verslo gyvenimo:
Autoservisas: meistras vietoje su klientu aptaria reikalingus taisymo darbus. Jie iškart fiksuojami pildomame dokumente, automobilis fotografuojamas, nuotraukos iš karto pridedamos, forma ar įrašas pasirašomas biometriniu parašu planšetėje ir išsiunčiamas klientui el. paštu – visa informacija aiški, o veiksmai – dokumentuoti be papildomo administracinio krūvio. Tai ne tik taupo laiką, bet ir išsklaido bet kokias abejones – klientas mato, kas atliekama, ir turi dokumentuotą įrodymą.
Meistrų komandos: meistras, atvykęs pas klientą dėl vamzdžio trūkimo, iš karto užfiksuoja atliktus darbus: surašo, ką pakeitė, prideda nuotraukas, pasirašo dokumentą biometriniu parašu planšetėje. Dokumentas automatiškai išsiunčiamas klientui ir administracijai – nereikia nieko spausdinti ar derinti telefonu. Klientas iškart turi patvirtinimą, o įmonė – tikslų darbų įrašą.
Įrangos nuoma: specialistas klientui pristato nuomojamą statybinę techniką į objektą. Planšetėje užpildo perdavimo aktą, pažymi įrangos būklę, prisega nuotraukas, abi pusės pasirašo biometriniu parašu. Dokumentas iškart pasiekia administraciją. Visa informacija saugoma ten, kur jos reikia, ir pasiekiama tada, kai jos prireikia. Tai itin svarbu, kai technika cirkuliuoja tarp kelių objektų per vieną dieną.
Draudimo žalų vertintojas: vertintojas atvyksta į kliento namus po įvykusios nelaimės. Vietoje fiksuoja žalą, užpildo reikalingas formas, prideda nuotraukas, pasirašo dokumentą biometriniu parašu ir siunčia ataskaitą tiesiai į draudimo sistemą. Klientui nebereikia važiuoti į skyrių, o draudimo procesas gali būti pradėtas per kelias minutes – tai pagreitina žalų nagrinėjimą ir mažina klientui stresą, kurio ir taip daug.
Kodėl tai svarbu būtent jums?
Galbūt jūsų įmonėje viskas formaliai „sutvarkoma“ – bet kiek tam iš tikrųjų prireikia laiko? Popierinių dokumentų pildymas vietoje, jų perkėlimas, siuntimas, derinimas – visa tai reikalauja nemažai darbo valandų. Darbuotojai neretai grįžta prie to paties kliento vien tam, kad „užbaigtų“ procesą, o klientas lieka nežinodamas, ar viskas tikrai atlikta.
Sklandus dokumentų valdymas – tai ne priedas, o pamatas. Kai sistema veikia be trukdžių, klientas jaučia pasitikėjimą, o darbuotojas – kontrolę. Tai ne tik apie taupymą. Tai apie ramybę, greitį ir pagarbą žmogaus laikui.
Verslai, kurie įdiegė mobilius pasirašymo sprendimus, dažnai pastebi, kad vieno vizito metu užbaigiamų paslaugų skaičius padidėja 15–30 %. Tai reiškia ne tik daugiau patenkintų klientų, bet ir realų finansinį efektą – mažiau pakartotinių vizitų, mažiau prarasto laiko, daugiau pajamų iš vienos darbo valandos.
Jei jūsų darbuotojai vis dar laukia prie kompiuterio, kad „sutvarkytų dokumentus“, tai reiškia viena – jūs kiekvieną dieną prarandate galimybę dirbti efektyviau.
Mobilumo principai, keičiantys aptarnavimą:
- Greitis: mažiau laukimo, daugiau veiksmų.
- Tikslumas: duomenys suvedami ten pat – pas klientą ar objekte – sumažėja rizika ką nors pamiršti ar supainioti grįžus į biurą.
- Pasitikėjimas: klientas dalyvauja procese ir supranta kiekvieną žingsnį.
- Efektyvumas: vienas vizitas = užbaigtas aptarnavimas.
Mobilumas nėra ateitis – tai dabartis, kurioje laimi greitieji.
Kol vieni vis dar derina grafikus su registratūra ir svarsto, kaip suderinti dokumentų pildymą su realiu darbu, kiti – viską atlieka vietoje, per kelias minutes. Vieni laukia, kiti veikia. Kiekvienas uždelstas žingsnis – tai prarasta galimybė veikti laiku.
Skaitmenizacija – tai ne tik technologinis žingsnis. Tai būdas atlaisvinti laiką, sumažinti stresą ir leisti darbuotojams daryti tai, ką jie moka geriausiai – dirbti su klientais, ne su dokumentais. Kai visa dokumentų eiga tampa nematoma, verslas tampa skaidresnis, greitesnis, malonesnis tiek darbuotojui, tiek klientui.
Kuo mažiau žmogus jaučia, kad jis „tvarko dokumentus“, tuo efektyviau veikia visa organizacija. Ne todėl, kad dokumentai nereikalingi, o todėl, kad jie netrukdo – veikia foniniu režimu. Kai informacija juda sklandžiai, verslas juda kryptingai ir greitai.
Pradėkite dirbti greičiau, paprasčiau ir šiuolaikiškai – kartu su Elpako Biometrinio parašo platforma.
Daugiau informacijos apie Elpako platformą galite sužinoti susisiekę su plėtros vadybininku Roku Jašinsku telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected].
