Visagino savivaldybė elektroninį parašą pradėjo naudoti 2016 m. Pasak Aušros Andrijauskienės, Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėjos, pagrindiniai tikslai, dėl kurių naudoja e. parašą, yra didinti administracinių procedūrų efektyvumą, mažinti biurokratinę naštą, supaprastinti dokumentų tvarkymą bei užtikrinti saugų dokumentų valdymo procesą.
„Diegdami e. parašo sistemą susidūrėme su tam tikromis pradžios problemomis, – prisimena A. Andrijauskienė. – Vienos iš didžiausių problemų buvo supažindinti darbuotojus su e. parašo nauda, persitvarkyti darbų vykdymo eigą ir apmokyti darbuotojus naudotis nauja technologija, užtikrinant saugų e. parašo naudojimą. Tačiau, atsiradus daugiau patirties, šios problemos buvo įveiktos. Dabar galime pasidalinti savo patirtimi su kitomis savivaldybėmis ir padėti joms pradėti naudoti e. parašą sklandžiau.“
Ji teigia, kad ėmus naudoti e. parašą savivaldybės procesuose įvyko daug pasikeitimų. Dabar visi rengiami dokumentai gali būti greičiau ir efektyviau tvarkomi elektroniniu būdu, o tai leidžia paspartinti administracines procedūras. E. parašas taip pat leidžia mažinti išlaidas spausdinimui ir dokumentų perdavimui, pašto išlaidoms, taupomas darbuotojų laikas, kurį jie gali skirti svarbesnėms užduotims vietoje to, kad ruoštų dokumentus, juos spausdintų, skenuotų, siųstų ir pan. Šiandien taip pat aktualu, kad darbuotojui, esant poreikiui, sudaroma galimybė dirbti iš namų ar kitos vietos.
„Be to, piliečiai, įstaigų ir verslo atstovai taip pat gali pateikti dokumentus elektroniniu būdu neišeidami iš namų ar biurų ir taupyti savo laiką, – e. parašo teikiamas naudas toliau vardija Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja. – Naudodami e. parašą mes suteikiame galimybę interesantams greičiau ir patogiau pateikti dokumentus bei prašymus. Taip taupomas jų laikas, nes nebūtina lankytis savivaldybėje. Be to, e. parašo naudojimas padidina dokumentų saugumą ir mažina sukčiavimo galimybę. Tai naudinga ne tik mums, bet ir mūsų klientams, kurie gali būti tikri, kad jų duomenys yra saugūs.“
Andrijauskienė taip pat akcentuoja, kad e. parašas yra labai naudingas ir Visagino mokinių registravimo sistemoje.
„Mūsų patirtis su nauja Visagino mokinių registravimo sistema naudojant e. parašą yra labai teigiama. Jis leidžia mums efektyviai ir saugiai tvarkyti mokinių registracijos dokumentus bei prašymus. Tai supaprastino procesą, leido greičiau atlikti reikiamus veiksmus ir sumažino biurokratinę naštą tiek mūsų darbuotojams, tiek mokinių tėvams. Be to, e. parašo naudojimas padidina duomenų saugumą, todėl mes ir mūsų klientai jaučiamės saugiau. Tai tikrai buvo mums naudinga ir tikimės, kad toks sprendimas ateityje bus dar plačiau taikomas kituose savivaldybės procesuose“, – neabejoja Visagino savivaldybės Vidaus administravimo ir informacinių technologijų skyriaus vedėja.
Anot jos, e. parašo ir tuo pačiu e. dokumentų rengimas leido pasinaudoti vienu didžiausių privalumų – sukurti raštinių sistemą, kurią savivaldybė turi galimybę naudotis bendrai su savivaldybės biudžetinėmis ir viešosiomis įstaigomis. Šiuo būdu keitimasis e. dokumentais yra didelė nauda, nes didina dokumentų sudarymo saugumą.
Paulius Jonikas, e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas, primena, kad e. parašas yra skaitmeninis būdas patvirtinti asmens tapatybę ar sutikimą su tam tikru dokumentu ar informacija. Savivaldybės, švietimo ir kitos įstaigos gali naudoti e. parašą tam, kad efektyviau ir patogiau tvarkytų dokumentus bei procesus.
Pavyzdžiui, e. parašas leidžia greičiau patvirtinti arba pasirašyti dokumentus, nereikalingas fizinis dokumentų perkėlimas ir laukimas. Taip pasirašytus dokumentus paprasčiau administruoti, mažėja biurokratinių procesų, nes nereikia jų spausdinti, skenuoti ar pasirašinėti ranka. Taip pat aktualu, kad taupomas laikas ir resursai, nes naudojant e. parašą išvengiama gaišaties dokumentams pervežti ar persiųsti.
„Šiandien ypač svarbu akcentuoti ir saugumą bei patikimumą: e. parašai gali būti užtikrinti šifravimu ir kitais saugumo mechanizmais, kad dokumentai būtų saugūs ir neklastoti. Taip pat naudinga, kad taip pasirašyti dokumentai lengvai prieinami ir turi nuolatinę prieigos kontrolės galimybę: elektroninę informaciją ir dokumentus galima lengvai pasiekti ir tvarkyti elektroniniu būdu bet kada ir iš bet kur, turint tinkamą įrangą ir prieigą prie tinklo, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas. – Ne paskutinėje vietoje ir aplinkosauga – e. parašas prisideda prie tvarios praktikos, nes nebereikia spausdinti ir naudoti popieriaus dokumentams pasirašyti. Taigi, e. parašas gali pagerinti efektyvumą, saugumą, aplinkos tvarumą ir prieinamumą švietimo ir kitose įstaigose bei prisidėti prie sklandesnio administravimo ir procesų optimizavimo.“
Jonikas atskleidžia, kad yra daugybė dokumentų, kuriuos, naudodamos e. parašą, švietimo įstaigos teikia arba gali teikti elektroniniu būdu ir pasirašyti e. parašu. Tai, pavyzdžiui, priėmimas į mokykla ar darželį, kompensacija už darželius, mokinių atleidimas nuo pamokų, mokymosi dienų pateisinimas dėl ligos, pažyma dėl pamokų pateisinimo, maitinimo, socialinės paramos skyrimas, įvairių nuostatų patvirtinimas, mokinio charakteristikos pateikimas. Naudodamos e. parašą įstaigos taip pat tvarko vidinius dokumentus, pavyzdžiui, projektus, šildymo ir kitų komunalinių paslaugų sutarčių sudarymą, mokinių pavežėjimo sutartis, darbuotojų įdarbinimą, specialistų atestacijas, metodinės veiklos patvirtinimą, komandiruočių išlaidas, viešuosius pirkimus, tvarkos aprašus, bendradarbiavimo sutartis.
E. parašas gali būti naudojamas ir masiniam pasirašinėjimui.
„E. parašo masiniai veiksmai arba masiniai e. parašai yra būdas pasirašyti daugybę elektroninių dokumentų arba transakcijų tuo pačiu metu naudojant vieną ar kelias bendras e. parašo raktų poras. Tai yra naudinga, kai organizacijos arba verslo subjektai turi tvirtinti didelį skaičių dokumentų, pavyzdžiui, sutartis, sąskaitas, susitarimus ar kitus e. įrašus, be to, reikalingas jų teisinis pripažinimas ir saugumas“, – pasakoja e. pasirašymo paslaugos „Elpako“ vadovas.
Jis primena, kad dokumento autentiškumui ir kilmei įrodyti taip pat naudojamas ir e. spaudas. Tai tik juridiniams asmenims išduodama elektroninių dokumentų patikimumo užtikrinimo priemonė. E. spaudą galima laikyti įprasto įmonės antspaudo elektronine atmaina, nors šios technologijos panaudojimo galimybės yra gerokai platesnės, o viena vertingiausių – galimybė automatizuoti ir efektyvinti procesus. Pavyzdžiui, siunčiant pranešimus klientams, pasirašant posėdžių ar susitikimų protokolus, sutartis, teikiant komercinius pasiūlymus ar išankstinio apmokėjimo sąskaitas, pildant deklaracijas valstybės institucijoms, skaitmenizuojant popierinius dokumentus ir kt. Beje, e. spaudas leidžia siųsti ir apdoroti dokumentus automatizuotai – technologija pilnai integruojama į verslo informacines sistemas ir leidžia saugiai pasirašyti didelius e. dokumentų kiekius, todėl taupo ir laiką, ir lėšas.
Žinotina, kad kvalifikuoti e. parašai ir e. spaudai turi juridinę teisinę galią, jų negalima atsisakyti pripažinti, jie tinka naudoti kaip įrodymas teismo procese, pripažįstami kitose valstybėse.
