Šiandienos verslo pasaulyje, siekiant išlikti konkurencingiems ir efektyviems, skaitmeninė transformacija tapo neišvengiama. Vienas iš svarbiausių šios transformacijos aspektų yra skaitmeninis dokumentų valdymas – nuo jų kūrimo iki galutinio pasirašymo. Šis procesas ne tik eliminuoja popierinius dokumentus, bet ir leidžia įmonėms žymiai sutaupyti laiko ir išlaidų.
Kvalifikuoti elektroniniai ir biometriniai parašai yra modernios technologijos, kurios ne tik užtikrina aukštą saugumo lygį, bet ir pasižymi naudojimo paprastumu. Šiame straipsnyje, aš, Rokas Jašinskas, norėčiau pasidalinti savo įžvalgomis apie šių technologijų privalumus, skirtumus ir jų tinkamumą skirtingiems verslo poreikiams.
Rokas Jašinskas, verslo plėtros vadybininkas
Kvalifikuotas elektroninis parašas
Pradėkime nuo kvalifikuoto elektroninio parašo, kuris turi keletą esminių privalumų.
- Teisinė galia: Elektroniniai parašai, kuriuos naudojame, yra pripažinti visoje Europos Sąjungoje pagal eIDAS reglamentą. Tai reiškia, kad kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pat teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas. Taigi, galite būti ramūs dėl savo dokumentų teisėtumo ir patikimumo.
- Saugumas: Kvalifikuoti elektroniniai parašai užtikrina aukščiausią saugumo lygį. Kai pasirašote elektroniniu parašu, naudojami pažangūs algoritmai sukuria unikalų skaitmeninį kodą, kuris patvirtina jūsų dokumento autentiškumą. Šis kodas sukuriamas naudojant privatų raktą, kurį saugote tik jūs. Pasirašant, kodas automatiškai įterpiamas į dokumentą kartu su vardu, pasirašymo data ir laiku. Jei kas nors bandytų pakeisti dokumentą po pasirašymo, parašas taptų nebegaliojantis. Tai reiškia, kad jūsų elektroninis parašas visada bus saugus ir tik jūsų.
- Integracija: Elektroninį parašą galite lengvai integruoti į jau naudojamas dokumentų valdymo sistemas, todėl nereikės pergalvoti viso savo darbo proceso. Su Elpako parengta sąsaja arba API, sujungti turimas sistemas su elektroninio pasirašymo sprendimu yra tikrai paprasta. Be to, galite naudoti Elpako internetinę aplikaciją, kuri leidžia patogiai ir greitai pasirašyti dokumentus internetu – bet kur ir bet kada.
- Nauda: Elektroniniai parašai suteikia galimybę pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu, visiškai be fizinio kontakto. Tai ne tik patogu, bet ir ypač svarbu tarptautiniam verslui ar dirbant nuotoliniu būdu. Greitis ir saugumas yra prioritetai, todėl elektroniniai parašai padeda žymiai sutrumpinti dokumentų pasirašymo laiką – nereikia laukti, kol dokumentai bus išsiųsti paštu ar derinti susitikimų su pasirašančiais asmenimis. Be to, tai padeda sumažinti administracines sąnaudas, nes nebereikia spausdinti, saugoti ir transportuoti popierinių dokumentų.
- Papildomos galimybės: Be viso to, mūsų Elpako kvalifikuoto pasirašymo sistema turi dar keletą naudingų funkcijų, tokias kaip tapatybės autentifikavimas. Ši funkcija yra itin naudinga savitarnos sistemose, registruojantis ir prisijungiant. Papildomai elektroninis parašas gali būti integruotas į verslo procesus kartu su elektroninių spaudų tvirtinimu, dokumentų saugojimu ir archyvavimu bei el. parašų ir el. spaudų tikrinimu.
Biometrinis parašas
Biometrinis parašas – tai kita pažangi technologija, turinti savo specifinius privalumus.
- Teisinė galia: Pagal eIDAS reglamentą biometrinis parašas atitinka pažangaus elektroninio parašo reikalavimus visoje Europos Sąjungoje ir Lietuvoje yra teisiškai prilyginamas ranka pasirašytam parašui. Jis yra unikalus kiekvienam asmeniui, todėl galima patikimai identifikuoti pasirašantįjį. Be to, biometrinių duomenų suderinamumas su aukštais ISO standartais užtikrina jų patikimumą teisinių ginčų atveju. Parašo duomenys yra šifruoti, todėl jų neįmanoma pakeisti ar suklastoti, o dokumento ir parašo vientisumas yra garantuojamas.
- Saugumas: Pasirašyti dokumentus naudojant biometrinį parašą yra tikrai saugu ir patogu. Viskas vyksta skaitmeniniu būdu – naudojant planšetę ir rašiklį. Kai pasirašote, surenkami jūsų unikalūs rašymo judesiai: rašiklio palinkimo kampai, spaudimo jėga, pagreičiai. Visi šie duomenys yra užšifruojami ir saugomi dokumente, todėl galite būti ramūs, kad jūsų parašas yra saugus. Be to, Elpako papildomai apsaugo biometrinius parašus naudodama elektroninius spaudus ir kvalifikuotas laiko žymas.
- Integracija: Naudotis biometriniu parašu yra labai paprasta. Administratorius naudoja Elpako interneto aplikaciją savo kompiuteryje, o kiekvienoje pasirašymui naudojamoje planšetėje turi būti įdiegta ta pati programėlė. Tai leidžia pasirašyti dokumentus be sudėtingų integracijų. Elpako aplikacijoje galima saugoti pasirašytus dokumentus ir dokumentų šablonus. Jei norite sujungti savo dokumentų ar veiklos valdymo sistemą su biometriniu parašu, galite tai padaryti per API.
- Nauda: Biometrinis parašas tikrai palengvina klientų aptarnavimą. Įsivaizduokite – jūsų klientai gali pasirašyti dokumentus tiesiai ant planšetės ekrano, ir vos po kelių akimirkų gauti el. laišką su pasirašytais dokumentais. Tai ne tik taupo laiką, bet ir resursus, be to, pagerina bendrą klientų patirtį. Šis sprendimas ypač praverčia registratūrose, klientų aptarnavimo skyriuose ir mobiliuosiuose aptarnavimo taškuose.
- Papildomos galimybės: Elpako biometrinio parašo aplikacija turi ir keletą papildomų funkcijų, kurios tikrai palengvina kasdienį darbą. Pavyzdžiui, galite sukurti dokumentų šablonus su iš anksto paruoštais pildomais laukais, todėl dokumentų rengimas tampa dar greitesnis. Be to, asistavimo režimas leidžia darbuotojui stebėti, kaip klientas pildo dokumentą realiu laiku. Tai reiškia, kad jei klientui prireiktų pagalbos, darbuotojas gali iš karto įsikišti ir padėti, kad visi duomenys būtų įvesti teisingai. Tai ne tik padidina darbo efektyvumą, bet ir sumažina klaidų tikimybę, todėl visi procesai vyksta sklandžiau.
Kuri technologija geriau tinka jūsų verslui?
Abi šios technologijos turi savo stiprybių, tačiau pasirinkimas priklauso nuo jūsų verslo poreikių. Jei jūsų veikla orientuota į tiesioginį klientų aptarnavimą, biometrinis parašas gali būti geresnis pasirinkimas dėl savo patogumo. Jei dirbate nuotoliniu būdu arba teikiate paslaugas internetu, kvalifikuotas elektroninis parašas gali būti tinkamesnis sprendimas.
Siekiant užtikrinti lankstumą ir patenkinti įvairius įmonės poreikius, galima naudoti abi technologijas. Pavyzdžiui, dalis dokumentų gali būti pasirašoma internetu, naudojant kvalifikuotą elektroninį parašą, kuris užtikrina teisinę apsaugą ir pripažinimą, o kita dalis – tiesiogiai klientų aptarnavimo vietose, naudojant biometrinį parašą, kuris pasižymi greitumu ir patogumu. Tokiu būdu įmonės gali lanksčiai derinti abi technologijas, atsižvelgdamos į konkrečias situacijas ir poreikius.
Sprendžiant, kuris parašų būdas yra tinkamesnis jūsų verslui, svarbu įvertinti savo veiklos specifiką, klientų aptarnavimo poreikius ir dokumentų valdymo reikalavimus.
Jei turite klausimų arba norite sužinoti daugiau apie šiuos sprendimus, kreipkitės į mane, Roką Jašinską, telefonu +370 620 54 160 arba el. paštu [email protected]. Esu pasiruošęs atsakyti į visus jūsų klausimus.
