Efektyvus elektroninių dokumentų valdymas 2022 metais

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu ir skaitmeniniai dokumentai – neatsiejama šiuolaikinio verslo procesų dalis, turinti ne tik „apčiuopiamą“, greitai pajuntamą naudą (sumažėja popierių kalnai bei išlaidos dokumentų spausdinimui, transportavimui, archyvavimui ir kitiems, nuo popierinių dokumentų neatsiejamiems darbams, darbuotojams lieka daugiau laisvo laiko ir kiti privalumai), bet ir itin reikšmingą, ilgalaikėje laiko perspektyvoje pasireiškiantį teigiamą poveikį aplinkos tvarumui.

Visgi, nusprendus užbaigti popierinių dokumentų „erą“ savo biure, nepakanka susipažinti su sąvoka „ADOC formatas“ ir išsiaiškinti, kaip atliekamas ADOC atidarymas.  Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu ir jį reglamentuojantys teisės aktai yra reguliariai atnaujinami, papildomi, o tai įpareigoja nuolat domėtis aktualiomis naujovėmis. Vadinasi, tiek įmonės administracijos darbuotojai, tiesiogiai dirbantys su elektroniniais dokumentais, tiek ir, žinoma, pats šiuolaikinės įmonės vadovas, privalo būti nusiteikę nuolatiniam pokyčių sekimui ir tobulėjimui.

„ׅElpako“ siūlomi API sprendimai įmonėms, kurie taip pat atnaujinami atsižvelgiant į pokyčius, susijusius su el. parašo ir elektroninių dokumentų reglamentavimu, šiuolaikinio verslo procesus leis valdyti dar efektyviau.

elektroninis parašas Elpako

Naujovės, susijusios su elektroniniais dokumentais.

Daugiausia pokyčių, susijusių su elektroniniais dokumentais ir el. parašu, įvyko 2016 m., Europos Parlamentui ir Tarybai priėmus „eIDAS“ reglamentą, pakeitusį iki tol galiojusią 1993-ųjų metų Europos Bendrijos direktyvą dėl elektroninio parašo reguliavimo. Viena iš svarbiausių naujovių, įtvirtintų minėtu dokumentu – panaikinta galimybė dokumentus el. parašu pasirašyti juridiniams asmenims, paliekant šį tik fiziniams. Juridiniai asmenys gali naudoti elektroninių spaudų sertifikatus, skirtus dokumente esančių duomenų kilmės ir vientisumo užtikrinimui.

Viena „šviežiausių“ naujovių, susijusi su elektroniniais dokumentais, įsigaliosianti nuo 2023-ių metų sausio 1d. – Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas „Dėl skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių patvirtinimo“. Šiame naujame įsakyme išsamiai aptariami skaitmeninių dokumentų perdavimo reikalavimai bei skaitmeninių dokumentų perdavimo ir priėmimo tvarka.

Elektroninis parašas Elpako

API sprendimai įmonėms. Panaudojimo galimybės.

„Elpako“ siūlomi API sprendimai įmonėms atveria plačias darbo su elektroniniais dokumentais galimybes, prisidedančias prie verslo procesų valdymo efektyvumo. Mūsų registruoti vartotojai gali sudaryti bei kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti visų populiariausių formatų (ADOC, PDF, PDF-LT, ASiC) dokumentus, juos peržiūrėti ar atlikti kitus aktualus veiksnius, pavyzdžiui, pasinaudoti daugiašalio pasirašymo galimybe. Skamba neįtikėtinai: suderinti susitikimo laiką dėl įprastų parašų suraitymo užtrukdavo ilgiau, nei, kelioms pusėms pasirašyti dokumentą el. parašu! 

Vartotojams, norintiems, jog elektroninis dokumentas turėtų juridinę galią ir pasibaigus kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikatui,  siūlome el. dokumentų paruošimo ilgalaikiam saugojimui ir archyvavimui paslaugą, taip pat – el. parašų ženklinimą kvalifikuotomis laiko žymomis bei dokumentų ženklinimas elektroniniu spaudu.

El. dokumentų tikrinimas, įvertinant el. parašo bei el. spaudo galiojimą, o taip pat – pasirašiusiojo asmens tapatybės identifikavimas – svarbūs „saugikliai“, suteikiantys dar daugiau pasitikėjimo el. dokumentais.

Elektroninis parašas Elpako

Elektroninio parašo naudojimas dokumentams pasirašyti.

Turint prieigą prie interneto bei kvalifikuoto elektroninio parašo priemonę („Smart–ID“ programėlė, Mobile-ID (mobilusis parašas), LR asmens tapatybės kortelė, valstybės tarnautojo pažymėjimas, lustinė kortelė, USB kriptografinė laikmena) kartu su savimi, pasirašyti elektroninį dokumentą, prisijungus prie „Elpako“ sistemos, galima bet kuriuo metu, nepriklausomai nuo buvimo vietos. Taip, tvarkyti svarbius reikalus galima ne tik sėdint tvankiame biure, bet ir…šiltuose kraštuose už kelių tūkstančių kilometrų! O, prireikus partnerio parašo, tereikia jam išsiųsti daugiašalio pasirašymo kvietimą.

Elektroninis parašas, lyginant su pasirašytais popieriniais dokumentais, užtikrina didesnį saugumą. Identifikuoti pasirašiusiojo asmens tapatybę yra paprasta, o bet kokie pakeitimai, kurie yra atliekami pasirašytuose elektroniniuose dokumentuose, yra pastebimi.